Für Onlineshops mit eigenem Lager und Einkauf
Mehr Bestellungen – ohne mehr Leute im Einkauf.
Takta prüft Lieferantenbestände, pflegt Lieferzeiten und rechnet Bestellvorschläge – für Shopify, WooCommerce und Galaxus. Auch Retouren, Chargebacks und der Zahlungsabgleich laufen im selben Takt. Sie geben frei, den Rest erledigt der Ablauf: Arbeit, für die Sie sonst eine Stelle besetzen müssten.
Takt-BerichtKW 44Diese Woche erledigt
136 Aufgaben
21 Std. gespart
- Bestandsabgleiche35
- Bestellvorschläge6
- Kundenanfragen beantwortet74
- Lieferzeiten aktualisiert21
Beispiel
Kosten der Routine
Was Routine Ihren Shop kostet
Beispiel: Ein Onlineshop mit 8 Mitarbeitenden verbringt rund 27 Stunden pro Woche mit Einkauf, Bestandspflege und immer gleichen Kundenfragen. Gerechnet mit rund CHF 53.– Lohnkosten pro Stunde (Sozialabgaben eingerechnet) und 44 Arbeitswochen sind das rund CHF 63'000.– pro Jahr – knapp zwei Drittel einer Vollzeitstelle. Statt neu einzustellen, wenn der Umsatz wächst, wächst der Ablauf mit.
Mit eigenen Zahlen rechnen →| Aufgabe | Std./Woche | Lohnkosten/Jahr |
|---|---|---|
| Lieferantenbestände prüfen und Lieferzeiten pflegen | 5 | CHF 11'700.– |
| Absatz schätzen und Bestellungen rechnen | 4 | CHF 9'300.– |
| Offerten und Auftragsbestätigungen abtippen | 3 | CHF 7'000.– |
| Bestände zwischen Shop, Galaxus und Lager abgleichen | 3 | CHF 7'000.– |
| Retouren und Garantiefälle bearbeiten | 4 | CHF 9'300.– |
| «Wo ist mein Paket?» und Fragen zur Lieferzeit beantworten | 8 | CHF 18'700.– |
| Total Routine | 27 | CHF 63'000.– |
≈ 64 Stellenprozent – Arbeit, für die Sie sonst eine Stelle besetzen müssten.
Beispiel: CHF 53.– Lohnkosten pro Stunde (inkl. Sozialabgaben), 44 Arbeitswochen.
Der Unterschied
Gleicher Betrieb. Anderer Montag.
Montag ohne Takta
- 07:30 – Drei Lieferantenlisten in drei Formaten. Sie gleichen von Hand ab.
- 10:00 – Ein Bestseller ist ausverkauft. Die Nachbestellung hätte letzte Woche raus müssen.
- 13:00 – Auf Galaxus verkauft, was im Lager nicht mehr da ist.
- 16:00 – Das Postfach ist voll mit «Wo ist mein Paket?».
Montag mit Takta
- 07:30 – Die Lieferantenbestände sind abgeglichen, die Lieferzeiten im Shop aktuell.
- 10:00 – Der Bestellvorschlag liegt bereit. Sie prüfen und geben frei.
- 13:00 – Shop, Galaxus und Lager zeigen denselben Bestand.
- 16:00 – Paketfragen sind mit echten Sendungsdaten beantwortet, Sonderfälle liegen bei Ihrem Team.
Was Takta übernimmt
Ihr Backoffice, im Takt.
Lieferantenbestände und Lieferzeiten
Takta gleicht die Bestände Ihrer Lieferanten täglich mit Ihrem Shop ab – aus Feeds, Excel-Listen oder E-Mails. Die Lieferzeit pro Artikel passt sich automatisch an, und veraltete Quellen fallen sofort auf.
- Excel
Absatzprognose pro Artikel
Aus Ihren Verkäufen, der Saison und geplanten Aktionen entsteht eine nachvollziehbare Schätzung, was in den nächsten Wochen verkauft wird.
Bestellvorschläge pro Lieferant
Takta rechnet, was Sie wann bestellen sollten – mit Mindestmengen, Lieferzeiten und Ware, die schon unterwegs ist. Sie geben frei, und die Bestellung geht im richtigen Format an den Lieferanten.
- Outlook
- Excel
Lieferanten-PDFs und WhatsApp geordnet
Offerten, Pro-forma-Rechnungen und Auftragsbestätigungen werden gelesen und mit Ihrer Bestellung verglichen, Abweichungen bei Menge, Preis oder Liefertermin sind markiert. Nachrichten von Lieferanten per WhatsApp landen beim richtigen Auftrag.
- Outlook
Ein Bestand für Shop, Galaxus und Lager
Bestände und Lieferzeiten bleiben zwischen Ihrem Shop, Galaxus und dem Lager synchron. So verkaufen Sie nichts, was nicht mehr da ist.
Bestellungen aus Mail und PDF
Bestellungen von Händlern und Firmenkunden, die per E-Mail oder als PDF kommen, werden erkannt und als Auftrag angelegt. Niemand tippt mehr Positionen ab.
- Outlook
Kundendienst für Routinefragen
«Wo ist mein Paket?» und Fragen zur Lieferzeit beantwortet Takta mit echten Bestell- und Sendungsdaten, auf Deutsch und Französisch. Sonderfälle gehen an Ihr Team.
- Gorgias
- Outlook
Retouren & Garantie
Jeder Fall erhält eine RMA-Nummer. Fotos und Angaben werden geprüft, der Defekt nach Ihren Kategorien eingeordnet und der Garantieanspruch beim Lieferanten gestellt, auch per WhatsApp. Ersatz oder Rückerstattung folgen nach Ihrer Freigabe, und der Kunde erhält bei jedem Schritt eine Statusmeldung.
- Outlook
Chargebacks im Griff
Eröffnet ein Kunde bei Stripe, Payrexx oder PayPal einen Chargeback, stellt Takta die Nachweise zusammen: Bestellung, Sendungsverfolgung, Zustellnachweis und Kundenkontakt. Nach Ihrer Freigabe geht die Antwort fristgerecht raus. Die Chargeback-Quote pro Anbieter bleibt im Blick, mit einem Hinweis, bevor sie kritisch wird.
- Payrexx
Zahlungen & Auswertungen
Ob TWINT über Ihren Zahlungsanbieter, Stripe, Payrexx oder PayPal: Jede Auszahlung wird in Bestellungen, Gebühren und Rückerstattungen aufgeschlüsselt und in bexio oder Abacus zur Verbuchung vorbereitet. Ein Dashboard zeigt Umsatz, Gebühren und Marge pro Kanal.
- TWINT
WhatsApp-Marketing
Kunden melden sich im Checkout oder auf der Website ausdrücklich für WhatsApp an. Takta richtet die offizielle WhatsApp-Business-Plattform ein, bildet Segmente aus der Kaufhistorie und versendet Kampagnen nach Ihrer Freigabe, dazu automatische Nachrichten wie «Wieder an Lager» oder Pflegetipps nach dem Kauf. Abmelden geht jederzeit.
So sieht es aus
Live-Beispiel
Einkauf · Montag 07:00 Beispiel live Absatz pro Woche · Artikel «Gartenlounge» Ist Prognose
- Artikel unter Meldebestand
- 14
- Prognose 6 Wochen
- 312 Stück
- Lieferzeit Lieferant
- 18 Tage
- Bestellwert
- CHF 18'420.–
Bestellung an Lieferant A gesendet · AB-55821 erhalten
- Verkäufe ausgewertet
90 Tage, alle Kanäle: Shopify, Galaxus, B2B.
- Prognose erstellt
Saison und Trend pro Artikel, 6 Wochen voraus.
- Meldebestand erreicht
14 Artikel reichen nicht bis zur nächsten Lieferung.
- Bestellvorschlag
Mengen nach Lieferzeit, Mindestmenge und Budget.
- Freigegeben & gesendet
Ein Klick. Bestellung geht an den Lieferanten.
- Shop aktualisiert
Lieferzeiten und Bestände in allen Kanälen.
Retouren, Garantie und Zahlungen
Auch nach dem Verkauf im Takt.
Garantie · Dienstag Beispiel live Chargebacks
Alle Chargebacks an einem Ort.
Stripe, PayPal, Klarna, Payrexx: Disputes landen überall. Wir bündeln sie mit Lieferstatus, Frist und dem kompletten Kundendossier als Beweis – Sie geben die Antwort nur noch frei.
Chargebacks · Dienstag Beispiel Stripe Dispute #10377 · CHF 1'249.– Nicht erhalten · ? PayPal Dispute #10412 · CHF 389.– Nicht wie beschrieben · ? 
Klarna Dispute #10455 · CHF 129.– Nicht erhalten · ? Disputes kommen bei verschiedenen Anbietern an. Geliefert? Frist? Unklar.
| Anbieter | Bestellung | Betrag | Grund | Zugestellt | Frist | Dossier |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Stripe | #10377 | CHF 1'249.– | Nicht erhalten | ✓ 03.10. · Unterschrift | in 3 Tagen | 14 Einträge |
| PayPal | #10412 | CHF 389.– | Nicht wie beschrieben | ✓ zugestellt 18.10. | in 9 Tagen | 9 Einträge |
| Klarna | #10455 | CHF 129.– | Nicht erhalten | … unterwegs | in 14 Tagen | 5 Einträge |
| Payrexx | #10198 | CHF 2'190.– | Unberechtigt | ✓ 12.09. · Briefkasten | in 2 Tagen | 11 Einträge |
| TWINT | #10466 | CHF 74.– | Doppelt belastet | ✓ zugestellt 21.10. | in 11 Tagen | 6 Einträge |
- 28.09.Bestellung bezahlt (Stripe)
- 29.09.Versand, Tracking an Kundin gesendet
- 03.10. 11:42Zugestellt, Unterschrift vorhanden
- 05.10.E-Mail der Kundin: «Ist angekommen, danke.»
- 12.10.WhatsApp: Frage zur Montage, beantwortet
- 24.10.Dispute eröffnet: «Ware nicht erhalten»
Eingereicht · Frist eingehalten
5
Offene Disputes
2
Frist unter 7 Tagen
4 von 5
Beweise vollständig
Einblicke
Ihr Shop auf einen Blick.
Wochenübersicht · KW 44 Beispiel Jeden Montag als kurze E-Mail Umsatz
CHF 84'200
+6 %Bestellungen
1'184
+4 %Retourenquote
3,1 %
−0,4Chargeback-Quote
0,18 %
okWerbe-ROAS
4,2
+0,3Antwortzeit Support
9 Min.
−6Umsatz pro Tag
Hinweise
- Retourenquote «Saugroboter» über 8 % – Lieferant informiert
- Stripe-Auszahlung abgeglichen: CHF 12'480.– · Gebühren CHF 312.–
- Lagerreichweite «Gartenlounge» unter 14 Tagen
Ablauf
So läuft Ihr Einkauf künftig
-
Bestand
Jeden Morgen gleicht Takta Ihren Lagerbestand mit den Beständen Ihrer Lieferanten ab – aus Feeds, Excel-Listen oder E-Mails.
-
Prognose
Aus Ihren Verkäufen, der Saison und geplanten Aktionen entsteht eine Absatzschätzung pro Artikel.
-
Vorschlag
Takta rechnet pro Lieferant, was Sie bestellen sollten – mit Mindestmengen, Lieferzeit und Ware, die schon unterwegs ist.
-
Freigabe
Sie prüfen den Vorschlag und geben frei. Ohne Ihre Freigabe geht keine Bestellung raus.
-
Bestellung
Die Bestellung geht im gewünschten Format an den Lieferanten. Die Auftragsbestätigung wird gelesen und mit Ihrer Bestellung verglichen.
-
Lieferzeit
Neue Liefertermine fliessen automatisch als Lieferzeit in Ihren Shop und zu Galaxus.
Aus der Praxis
Aus der Praxis, nicht aus der Theorie: Diese Abläufe laufen heute jeden Tag im Onlinehandel – im Einkauf, im Lager, im Service und bei Zahlungen. Genau diese Abläufe richten wir für Schweizer Shops ein, angepasst an Ihre Lieferanten und Ihre Tools.
19
Projekte, die heute im Alltag laufen
Täglich
im Einsatz – in Einkauf, Lager und Kundendienst
Live
als Demo auf dieser Seite und unter «Projekte»
Häufige Fragen
Gibt es dafür nicht schon Apps?
Für einzelne Strecken ja, etwa zwischen Shopify und Galaxus. Was meist fehlt, ist die Verbindung zu Ihren Lieferanten: Bestandslisten als Excel oder PDF, Auftragsbestätigungen per Mail, Nachrichten per WhatsApp. Takta verbindet das mit Shopify, WooCommerce, Galaxus und bexio – ohne neue Software. Wo eine fertige App genügt, sagen wir Ihnen das.
Bestellt das System selbst bei unseren Lieferanten?
Nicht ohne Ihre Freigabe. Takta bereitet den Bestellvorschlag vor, Sie prüfen und geben frei. Erst dann geht die Bestellung raus. Für feste Nachschubregeln können Sie das später lockern, wenn Sie das wollen.
Wie genau ist die Absatzprognose?
So genau, wie Ihre Daten es erlauben. Die Prognose stützt sich auf Ihre Verkäufe, die Saison und geplante Aktionen und zeigt, worauf sie beruht. Sie ist ein Vorschlag, die Entscheidung bleibt bei Ihnen. Bei neuen Artikeln ohne Verkaufsdaten arbeiten wir mit Ihren Erfahrungswerten.
Unsere Lieferanten schicken Bestände als Excel, PDF oder gar nicht.
Das ist der Normalfall. Takta liest Feeds, Excel-Listen, PDFs und E-Mails. Wo ein Lieferant keine Bestände liefert, arbeiten wir mit Lieferzeiten und Auftragsbestätigungen. Ist eine Quelle veraltet, sehen Sie das sofort.
Beantwortet die KI Kundenfragen auch mal falsch?
Takta antwortet nur mit echten Daten aus Ihrem Shop und der Sendungsverfolgung. Reklamationen, Sonderfälle und alles Unklare gehen an Ihr Team. Zum Start können Sie jede Antwort vorab freigeben.
Wo liegen unsere Kundendaten?
Die Automatisierung läuft auf Servern in der Schweiz, die KI-Verarbeitung in der Schweiz oder der EU. Ihre Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag gehört dazu.
Was kostet das?
Fester Preis, vorab vereinbart. Jeder Shop hat andere Lieferanten und Abläufe, darum gibt es keine Preisliste. Nach der Analyse erhalten Sie eine Offerte mit festem Preis – keine Abrechnung nach Stunden.
Reicht Takta Chargebacks selbständig ein?
Standard ist: Takta stellt die Nachweise zusammen und formuliert die Antwort, Sie geben frei. Je nach Anbieter geht sie direkt über die Schnittstelle raus oder liegt als fertiges Paket zum Hochladen bereit. Für eindeutige Fälle, etwa eine zugestellte Sendung mit Zustellnachweis, können Sie das automatische Einreichen freischalten. Nicht jeder Fall lässt sich gewinnen, aber keine Frist läuft mehr ungenutzt ab.
Dürfen wir Kunden per WhatsApp Werbung schicken?
Ja, wenn sie vorher zugestimmt haben. Das verlangen das UWG und die Regeln von Meta. Die Anmeldung nennt Ihren Shop und WhatsApp als Kanal, jede Nachricht zeigt den Absender, und abmelden geht jederzeit und kostenlos. Gekaufte Nummernlisten setzen wir nicht ein.
Wie viel Handarbeit steckt in Ihrem Einkauf?
Im kostenlosen Erstgespräch (30 Min.) schauen wir uns Ihren Weg vom Lieferanten bis zum Kunden an und rechnen in Franken vor, was sich lohnt – und was nicht. Danach erhalten Sie einen festen Preis, vorab vereinbart.
- Kein Verkaufsdruck
- Per Video, Telefon oder vor Ort
- Deutsch oder Englisch