Voor webshops met een eigen magazijn en inkoop
Meer bestellingen – zonder meer mensen op inkoop.
Takta controleert leveranciersvoorraden, houdt levertijden bij en rekent bestelvoorstellen uit – voor Shopify, WooCommerce en Galaxus. Ook retouren, chargebacks en de afstemming van betalingen lopen in dezelfde maat mee. U geeft akkoord, de rest doet het proces: werk waarvoor u anders iemand zou moeten aannemen.
Takt-rapportWeek 44Deze week afgehandeld
136 taken
21 uur bespaard
- Voorraadcontroles35
- Bestelvoorstellen6
- Klantvragen beantwoord74
- Levertijden bijgewerkt21
Voorbeeld
Kosten van de routine
Wat routine uw webshop kost
Voorbeeld: een webshop met 8 medewerkers besteedt zo'n 27 uur per week aan inkoop, voorraadbeheer en steeds dezelfde klantvragen. Gerekend met zo'n CHF 53.– loonkosten per uur (werkgeverslasten meegerekend) en 44 werkweken is dat ongeveer CHF 63'000.– per jaar – bijna twee derde van een fulltime functie (fte). In plaats van nieuw personeel aan te nemen als de omzet groeit, groeit het proces mee.
Met eigen cijfers rekenen →| Taak | Uur/week | Loonkosten/jaar |
|---|---|---|
| Leveranciersvoorraden controleren en levertijden bijhouden | 5 | CHF 11'700.– |
| Verkoop inschatten en bestellingen uitrekenen | 4 | CHF 9'300.– |
| Offertes en orderbevestigingen overtypen | 3 | CHF 7'000.– |
| Voorraden tussen webshop, Galaxus en magazijn afstemmen | 3 | CHF 7'000.– |
| Retouren en garantiegevallen afhandelen | 4 | CHF 9'300.– |
| “Waar is mijn pakket?” en vragen over de levertijd beantwoorden | 8 | CHF 18'700.– |
| Totaal routine | 27 | CHF 63'000.– |
≈ 64 % van een fte – werk waarvoor u anders iemand zou moeten aannemen.
Voorbeeld: CHF 53.– loonkosten per uur (incl. werkgeverslasten), 44 werkweken.
Het verschil
Zelfde bedrijf. Andere maandag.
Maandag zonder Takta
- 07:30 – Drie leverancierslijsten in drie formaten. U stemt ze met de hand af.
- 10:00 – Een bestseller is uitverkocht. De nabestelling had vorige week de deur uit moeten gaan.
- 13:00 – Op Galaxus verkocht wat niet meer in het magazijn ligt.
- 16:00 – De inbox zit vol met “Waar is mijn pakket?”.
Maandag met Takta
- 07:30 – De leveranciersvoorraden zijn afgestemd, de levertijden in de webshop actueel.
- 10:00 – Het bestelvoorstel staat klaar. U controleert en geeft akkoord.
- 13:00 – Webshop, Galaxus en magazijn tonen dezelfde voorraad.
- 16:00 – Pakketvragen zijn beantwoord met echte verzendgegevens, uitzonderingen liggen bij uw team.
Wat Takta overneemt
Uw backoffice, in de maat.
Leveranciersvoorraden en levertijden
Takta stemt de voorraden van uw leveranciers dagelijks af met uw webshop – uit feeds, Excel-lijsten of e-mails. De levertijd per artikel past zich automatisch aan, en verouderde bronnen vallen direct op.
- Excel
Verkoopprognose per artikel
Uit uw verkopen, het seizoen en geplande acties ontstaat een navolgbare schatting van wat er de komende weken wordt verkocht.
Bestelvoorstellen per leverancier
Takta rekent uit wat u wanneer zou moeten bestellen – met minimale afnamehoeveelheden, levertijden en goederen die al onderweg zijn. U geeft akkoord, en de bestelling gaat in het juiste formaat naar de leverancier.
- Outlook
- Excel
Pdf's en WhatsApp van leveranciers geordend
Offertes, pro-formafacturen en orderbevestigingen worden gelezen en vergeleken met uw bestelling, afwijkingen in aantal, prijs of leverdatum worden gemarkeerd. Berichten van leveranciers via WhatsApp komen bij de juiste order terecht.
- Outlook
Eén voorraad voor webshop, Galaxus en magazijn
Voorraden en levertijden blijven synchroon tussen uw webshop, Galaxus en het magazijn. Zo verkoopt u niets wat er niet meer is.
Bestellingen uit mail en pdf
Bestellingen van wederverkopers en zakelijke klanten die per e-mail of als pdf binnenkomen, worden herkend en als order aangemaakt. Niemand typt nog orderregels over.
- Outlook
Klantenservice voor routinevragen
“Waar is mijn pakket?” en vragen over de levertijd beantwoordt Takta met echte order- en verzendgegevens, in het Duits en Frans. Uitzonderingen gaan naar uw team.
- Gorgias
- Outlook
Retouren & garantie
Elk geval krijgt een RMA-nummer. Foto's en gegevens worden gecontroleerd, het defect wordt volgens uw categorieën ingedeeld en de garantieclaim bij de leverancier ingediend, ook via WhatsApp. Vervanging of terugbetaling volgt na uw akkoord, en de klant krijgt bij elke stap een statusupdate.
- Outlook
Chargebacks onder controle
Opent een klant bij Stripe, Payrexx of PayPal een chargeback, dan verzamelt Takta het bewijs: bestelling, track-and-trace, afleverbewijs en klantcontact. Na uw akkoord gaat het antwoord binnen de termijn de deur uit. Het chargebackpercentage per aanbieder blijft in beeld, met een melding voordat het kritiek wordt.
- Payrexx
Betalingen & analyses
Of het nu gaat om TWINT via uw betaalprovider, Stripe, Payrexx of PayPal: elke uitbetaling wordt uitgesplitst naar bestellingen, transactiekosten en terugbetalingen en in bexio of Abacus klaargezet om te boeken. Een dashboard toont omzet, transactiekosten en marge per kanaal.
- TWINT
WhatsApp-marketing
Klanten melden zich in de checkout of op de website uitdrukkelijk aan voor WhatsApp. Takta richt het officiële WhatsApp Business-platform in, maakt segmenten op basis van de aankoopgeschiedenis en verstuurt campagnes na uw akkoord, plus automatische berichten zoals “Weer op voorraad” of onderhoudstips na de aankoop. Afmelden kan altijd.
Zo ziet het eruit
Live-voorbeeld
Inkoop · maandag 07:00 Voorbeeld live Verkoop per week · artikel “Loungeset” Werkelijk Prognose
- Artikelen onder minimumvoorraad
- 14
- Prognose 6 weken
- 312 stuks
- Levertijd leverancier
- 18 dagen
- Bestelwaarde
- CHF 18'420.–
Bestelling verstuurd naar leverancier A · bevestiging AB-55821 ontvangen
- Verkopen geanalyseerd
90 dagen, alle kanalen: Shopify, Galaxus, B2B.
- Prognose gemaakt
Seizoen en trend per artikel, 6 weken vooruit.
- Minimumvoorraad bereikt
14 artikelen redden het niet tot de volgende levering.
- Bestelvoorstel
Aantallen op basis van levertijd, minimumafname en budget.
- Akkoord & verstuurd
Eén klik. De bestelling gaat naar de leverancier.
- Shop bijgewerkt
Levertijden en voorraad in alle kanalen.
Retouren, garantie en betalingen
Ook na de verkoop in de maat.
Garantie · dinsdag Voorbeeld live Chargebacks
Alle chargebacks op één plek.
Stripe, PayPal, Klarna, Payrexx: disputen komen overal binnen. Wij bundelen ze met leverstatus, deadline en het volledige klantdossier als bewijs – u geeft alleen nog akkoord op de reactie.
Chargebacks · dinsdag Voorbeeld Stripe Dispute #10377 · CHF 1'249.– Niet ontvangen · ? PayPal Dispute #10412 · CHF 389.– Niet zoals beschreven · ? 
Klarna Dispute #10455 · CHF 129.– Niet ontvangen · ? Disputen komen binnen bij verschillende providers. Geleverd? Deadline? Onduidelijk.
| Provider | Bestelling | Bedrag | Reden | Geleverd | Deadline | Dossier |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Stripe | #10377 | CHF 1'249.– | Niet ontvangen | ✓ 03.10. · handtekening | over 3 dagen | 14 items |
| PayPal | #10412 | CHF 389.– | Niet zoals beschreven | ✓ geleverd 18.10. | over 9 dagen | 9 items |
| Klarna | #10455 | CHF 129.– | Niet ontvangen | … onderweg | over 14 dagen | 5 items |
| Payrexx | #10198 | CHF 2'190.– | Niet geautoriseerd | ✓ 12.09. · brievenbus | over 2 dagen | 11 items |
| TWINT | #10466 | CHF 74.– | Dubbel afgeschreven | ✓ geleverd 21.10. | over 11 dagen | 6 items |
- 28.09.Bestelling betaald (Stripe)
- 29.09.Verzonden, track & trace naar klant
- 03.10. 11:42Geleverd, handtekening aanwezig
- 05.10.E-mail klant: “Is aangekomen, dank.”
- 12.10.WhatsApp: vraag over montage, beantwoord
- 24.10.Dispuut geopend: “product niet ontvangen”
Ingediend · deadline gehaald
5
Open disputen
2
Deadline < 7 dagen
4 van 5
Bewijs compleet
Inzicht
Uw webshop in één oogopslag.
Weekoverzicht · week 44 Voorbeeld Elke maandag als korte e-mail Omzet
CHF 84'200
+6 %Bestellingen
1'184
+4 %Retourpercentage
3,1 %
−0,4Chargebackratio
0,18 %
okROAS advertenties
4,2
+0,3Reactietijd support
9 min
−6Omzet per dag
Signalen
- Retourpercentage “Robotstofzuiger” boven 8 % – leverancier geïnformeerd
- Stripe-uitbetaling gematcht: CHF 12'480.– · kosten CHF 312.–
- Voorraaddekking “Loungeset” onder 14 dagen
Verloop
Zo verloopt uw inkoop straks
-
Voorraad
Elke ochtend stemt Takta uw magazijnvoorraad af met de voorraden van uw leveranciers – uit feeds, Excel-lijsten of e-mails.
-
Prognose
Uit uw verkopen, het seizoen en geplande acties ontstaat een verkoopschatting per artikel.
-
Voorstel
Takta rekent per leverancier uit wat u zou moeten bestellen – met minimale afnamehoeveelheden, levertijd en goederen die al onderweg zijn.
-
Akkoord
U controleert het voorstel en geeft akkoord. Zonder uw akkoord gaat er geen bestelling de deur uit.
-
Bestelling
De bestelling gaat in het gewenste formaat naar de leverancier. De orderbevestiging wordt gelezen en vergeleken met uw bestelling.
-
Levertijd
Nieuwe leverdata stromen automatisch als levertijd door naar uw webshop en naar Galaxus.
Uit de praktijk
Uit de praktijk, niet uit de theorie: deze processen draaien vandaag elke dag in de onlinehandel – bij inkoop, in het magazijn, in de klantenservice en bij betalingen. Precies deze processen richten we in voor Zwitserse webshops, afgestemd op uw leveranciers en uw tools.
19
projecten die vandaag in de praktijk draaien
Dagelijks
in gebruik – bij inkoop, magazijn en klantenservice
Live
als demo op deze pagina en onder «Projecten»
Veelgestelde vragen
Bestaan daar niet al apps voor?
Voor losse trajecten wel, bijvoorbeeld tussen Shopify en Galaxus. Wat meestal ontbreekt, is de koppeling met uw leveranciers: voorraadlijsten als Excel of pdf, orderbevestigingen per mail, berichten via WhatsApp. Takta verbindt dat met Shopify, WooCommerce, Galaxus en bexio – zonder nieuwe software. Waar een kant-en-klare app volstaat, zeggen we u dat.
Bestelt het systeem zelf bij onze leveranciers?
Niet zonder uw akkoord. Takta bereidt het bestelvoorstel voor, u controleert en geeft akkoord. Pas dan gaat de bestelling de deur uit. Voor vaste aanvulregels kunt u dat later versoepelen, als u dat wilt.
Hoe nauwkeurig is de verkoopprognose?
Zo nauwkeurig als uw data het toelaten. De prognose is gebaseerd op uw verkopen, het seizoen en geplande acties en laat zien waarop ze berust. Ze is een voorstel, de beslissing blijft bij u. Bij nieuwe artikelen zonder verkoopdata werken we met uw ervaringscijfers.
Onze leveranciers sturen voorraden als Excel, als pdf of helemaal niet.
Dat is de normale situatie. Takta leest feeds, Excel-lijsten, pdf's en e-mails. Waar een leverancier geen voorraden aanlevert, werken we met levertijden en orderbevestigingen. Is een bron verouderd, dan ziet u dat meteen.
Beantwoordt de AI klantvragen weleens verkeerd?
Takta antwoordt alleen met echte data uit uw webshop en de track-and-trace. Klachten, uitzonderingen en alles wat onduidelijk is, gaan naar uw team. Bij de start kunt u elk antwoord vooraf goedkeuren.
Waar staan onze klantgegevens?
De automatisering draait op servers in Zwitserland, de AI-verwerking gebeurt in Zwitserland of de EU. Uw data worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen. Een verwerkersovereenkomst hoort erbij.
Wat kost het?
Vaste prijs, vooraf afgesproken. Elke webshop heeft andere leveranciers en processen, daarom is er geen prijslijst. Na de analyse krijgt u een offerte met een vaste prijs – geen afrekening per uur.
Dient Takta chargebacks zelfstandig in?
Standaard geldt: Takta verzamelt het bewijs en formuleert het antwoord, u geeft akkoord. Afhankelijk van de aanbieder gaat het direct via de koppeling de deur uit of staat het klaar als pakket om te uploaden. Voor eenduidige gevallen, zoals een afgeleverde zending met afleverbewijs, kunt u automatisch indienen inschakelen. Niet elk geval is te winnen, maar er verloopt geen termijn meer ongebruikt.
Mogen we klanten via WhatsApp reclame sturen?
Ja, als ze vooraf toestemming hebben gegeven. Dat eisen het Zwitserse UWG (wet tegen oneerlijke concurrentie) en de regels van Meta. De aanmelding noemt uw webshop en WhatsApp als kanaal, elk bericht toont de afzender, en afmelden kan altijd en kosteloos. Gekochte nummerlijsten zetten we niet in.
Hoeveel handwerk zit er in uw inkoop?
In het kosteloze kennismakingsgesprek (30 min.) bekijken we uw traject van leverancier tot klant en rekenen we in franken voor wat loont – en wat niet. Daarna krijgt u een vaste prijs, vooraf afgesproken.
- Geen verkoopdruk
- Via video, telefoon of op locatie
- Duits, Engels of Nederlands