Für Velofachhandel, E-Bike-Shops, Importeure und Motorradhandel
Volle Werkstatt, ruhiges Telefon.
Takta plant Werkstatt-Termine, beantwortet «Ist mein Velo fertig?», bereitet Garantiefälle für Marke und Importeur vor und hält Lieferzeiten, Onlineshop und Marktplätze aktuell – Arbeit, für die Sie sonst im Frühling zusätzlich jemanden einstellen müssten. Mit Lightspeed, Shopify, WooCommerce oder bexio, die Sie heute schon nutzen.
Takt-BerichtKW 44Diese Woche erledigt
231 Aufgaben
21 Std. gespart
- Werkstatt-Termine gebucht48
- Service-Erinnerungen versendet112
- Garantiefälle vorbereitet7
- Lieferzeiten aktualisiert64
Beispiel
Kosten der Routine
Was Routine Ihr Velogeschäft kostet
Beispiel: Ein Velofachgeschäft mit Werkstatt und 10 Mitarbeitenden verbringt im Jahresschnitt rund 28 Stunden pro Woche mit Terminen, Rückfragen, Garantiefällen und Nachführen – im Frühling deutlich mehr. Gerechnet mit rund CHF 53.– Lohnkosten pro Stunde (Sozialabgaben eingerechnet) und 44 Arbeitswochen sind das rund CHF 65'300.– pro Jahr – zwei Drittel einer Vollzeitstelle. Statt für die Saison zusätzlich einzustellen, wächst der Ablauf mit.
Mit eigenen Zahlen rechnen →| Aufgabe | Std./Woche | Lohnkosten/Jahr |
|---|---|---|
| Werkstatt-Termine per Telefon, Mail und WhatsApp vereinbaren und verschieben | 6 | CHF 14'000.– |
| «Ist mein Velo fertig?» beantworten und Abholung melden | 4 | CHF 9'300.– |
| Service-Erinnerungen an Kundinnen und Kunden verschicken | 2 | CHF 4'700.– |
| Garantiefälle (Akku, Motor) für Marke oder Importeur zusammenstellen und nachfassen | 3 | CHF 7'000.– |
| Lieferzeiten, Vororders und Ersatzteilbestellungen bei Importeuren nachführen | 4 | CHF 9'300.– |
| Anfragen zu Lager, Grössen, Probefahrten und Leasing beantworten | 5 | CHF 11'700.– |
| Produktdaten, Preise und Bestände in Onlineshop und Marktplätzen pflegen | 4 | CHF 9'300.– |
| Total Routine | 28 | CHF 65'300.– |
≈ 67 Stellenprozent – Arbeit, für die Sie sonst eine Stelle besetzen müssten.
Beispiel: CHF 53.– Lohnkosten pro Stunde (inkl. Sozialabgaben), 44 Arbeitswochen.
Der Unterschied
Gleicher Betrieb. Anderer Montag.
Montag ohne Takta
- 08:00 – Zwanzig Terminanfragen per Telefon, Mail und WhatsApp. Der Werkstattchef plant zwischen zwei Reparaturen.
- 10:30 – Eine Kundin ruft an: «Ist mein Velo fertig?» Jemand geht in die Werkstatt und schaut nach.
- 14:00 – Ein E-Bike-Akku ist defekt. Seriennummer, Kaufdatum und Fotos werden für den Importeur zusammengesucht.
- 17:30 – Der Importeur hat die Lieferung verschoben. Im Onlineshop steht noch der alte Liefertermin.
Montag mit Takta
- 08:00 – Die Anfragen sind in freie Werkstatt-Zeiten eingeplant. Zwei Spezialfälle warten auf den Werkstattchef.
- 10:30 – Die Kundin fragt per WhatsApp und erhält den Stand direkt aus dem Werkstattauftrag.
- 14:00 – Das Garantie-Dossier mit Seriennummer, Kaufdatum und Fotos liegt bereit. Ihr Team prüft und sendet es.
- 17:30 – Der neue Liefertermin steht in Shop und Kundenbestellungen. Die Info an betroffene Kunden liegt zur Freigabe bereit.
Was Takta übernimmt
Ihr Backoffice, im Takt.
Werkstatt-Termine und Auslastung
Terminanfragen per Mail, WhatsApp oder Website landen gesammelt im Werkstattkalender. Takta schlägt freie Zeiten passend zur Arbeit vor – Service, Reparatur oder E-Bike-Diagnose – und hält Platz für Notfälle frei. So sehen Sie früh, wann die Werkstatt im Frühling voll ist.
- Lightspeed
«Ist mein Velo fertig?»
Ändert sich der Stand eines Werkstattauftrags, erhält die Kundin oder der Kunde eine kurze Nachricht: angenommen, Teil bestellt, abholbereit. Fragt jemand nach, antwortet Takta mit dem aktuellen Stand. Wird eine Reparatur teurer als besprochen, entscheidet Ihr Team, was rausgeht.
- Lightspeed
- Outlook
Service-Erinnerungen übers Jahr verteilt
Ein Jahr nach dem Kauf oder dem letzten Service erinnert Takta an den nächsten Termin, mit Link zur Buchung. Text und Rhythmus legen Sie einmal fest. Die Erinnerungen laufen gestaffelt, damit nicht alle im April kommen – wer im Winter bucht, entlastet Ihren Frühling.
- Outlook
- Lightspeed
Garantie und Gewährleistung
Akku defekt, Motor mit Fehlercode: Takta stellt das Dossier für Marke oder Importeur zusammen – Seriennummer, Kaufdatum, Fehlerbeschreibung und Fotos. Ihr Team prüft und gibt frei. Danach sehen Sie, welche Fälle offen sind und wo eine Antwort fehlt.
- Outlook
- Excel
- Lightspeed
Lieferzeiten, Vororder und Ersatzteile
Lieferzeiten bei Marken und Importeuren ändern sich oft. Takta liest Auftragsbestätigungen und Lieferavis, führt neue Termine nach und zeigt, welche Kundenbestellungen und Vororders betroffen sind. Bestellungen für Ersatzteile und Zubehör bereitet Takta vor, Sie geben frei.
- Outlook
- Excel
Kundenanfragen, Probefahrten und Leasing
«Habt ihr das Modell in M an Lager?», «Kann ich es Probe fahren?», «Geht das auch mit Leasing?»: Takta antwortet per WhatsApp oder Mail mit echtem Bestand, schlägt Zeiten für die Probefahrt vor und schickt die allgemeinen Infos zu Leasing und Finanzierung. Beratung und Offerten bleiben bei Ihnen.
- Outlook
Onlineshop und Marktplätze synchron
Produktdaten, Preise und Bestände laufen aus einem System in Onlineshop und Marktplätze. Wird ein Velo im Laden verkauft oder verschiebt der Importeur die Lieferung, stimmt es überall. Preisänderungen sehen Sie vor der Freigabe.
Dashboards für Marge und Saison
Marge pro Modell, Werkstattumsatz pro Woche und der Saisonverlauf im Vergleich zum Vorjahr auf einen Blick, täglich aktualisiert. So planen Sie die nächste Vororder mit Zahlen statt aus dem Gedächtnis.
- Lightspeed
- Excel
So sieht es aus
Live-Beispiel
Werkstatt · Samstag Beispiel live Ablauf
So läuft ein Werkstattauftrag bei Ihnen künftig
-
Anfrage
Eine Kundin schreibt per WhatsApp: Ihr E-Bike ist fällig für den Service, und die Bremse quietscht. Takta schlägt zwei freie Werkstatt-Termine vor.
-
Termin
Sie wählt einen Termin. Der Werkstattauftrag ist angelegt, mit Modell, Seriennummer und dem Hinweis zur Bremse.
-
Befund
Der Mechaniker stellt fest, dass der Akku kaum noch lädt. Takta prüft Kaufdatum und Garantiefrist und stellt das Dossier für den Importeur zusammen.
-
Freigabe
Ihr Team prüft das Dossier und sendet es an den Importeur. Die Info an die Kundin, wie es weitergeht, liegt zur Freigabe bereit.
-
Abholung
Ist das Velo fertig, erhält die Kundin eine kurze Nachricht mit der Abholzeit.
-
Service
Ein Jahr später erinnert Takta an den nächsten Service – mit Link zur Buchung, gern schon im Winter.
Ein Rechenbeispiel
Beispiel: Würde ein Velofachgeschäft mit Werkstatt und 10 Mitarbeitenden Werkstatt-Termine, Statusanfragen, Garantie-Dossiers und das Nachführen der Lieferzeiten über Takta laufen lassen, fielen pro Woche rund 12 Stunden Routine weg. Gerechnet mit rund CHF 53.– pro Stunde und 44 Arbeitswochen sind das rund CHF 28'000.– pro Jahr. Wir kennen den Zweiradhandel aus der Praxis – vom Frühlingsansturm in der Werkstatt bis zur Garantiefrage beim Akku. Was Geld, Kunden oder Lieferanten betrifft, gibt immer ein Mensch frei.
12 Std.
weniger Routine pro Woche (Beispiel)
CHF 28'000.–
Personalkosten pro Jahr, gerundet, gerechnet mit CHF 53.–/Std. (Beispiel)
29 %
einer Vollzeitstelle (Beispiel)
3–4 Wochen
typische Dauer, bis der erste Ablauf eingerichtet ist
Häufige Fragen
Wir arbeiten mit Lightspeed oder einer Branchenlösung. Geht das?
Meistens ja. Takta verbindet sich über die Schnittstelle Ihres Kassen- und Werkstattsystems, über Exporte oder über E-Mail. Wie die Verbindung bei Ihnen genau läuft, klären wir in der Analyse. Geht es nicht sauber, sagen wir Ihnen das offen.
Im Frühling ist die Werkstatt einfach voll. Hilft das trotzdem?
Takta ersetzt keine Mechaniker. Aber Ihr Team verliert keine Zeit mehr am Telefon, Termine werden sauber nach Arbeitsart geplant, und Service-Erinnerungen holen einen Teil der Arbeit in den Winter. Das glättet die Spitze.
Schickt Takta Garantiefälle selbst an Marke oder Importeur?
Nicht ohne Ihre Freigabe. Takta stellt das Dossier zusammen – Seriennummer, Kaufdatum, Fehlerbeschreibung und Fotos –, Ihr Team prüft und sendet. Jede Marke will es etwas anders: Portal, Formular oder E-Mail. Das legen wir pro Marke einmal fest. Wo ein Portal keine Schnittstelle hat, liegt alles so bereit, dass die Übertragung nur wenige Minuten dauert.
Passt das auch für Importeure oder Motorradhändler?
Ja. Die Muster sind ähnlich: Werkstatt-Termine, Garantiefälle beim Hersteller, Lieferzeiten und Teile. Bei Importeuren und Distributoren stehen eher Händlerbestellungen, Liefertermine an den Fachhandel und Artikeldaten für Shops und Marktplätze im Vordergrund. Im Erstgespräch schauen wir, wo bei Ihnen die meiste Zeit liegt.
Beantwortet Takta auch Fragen zu Leasing und Finanzierung?
Die allgemeinen Fragen ja: welche Leasing- und Finanzierungsmöglichkeiten Sie anbieten und wie der Ablauf ist. Konditionen, Offerten und die Beratung bleiben bei Ihnen. Takta legt Ihnen die Anfrage mit allen Angaben vor.
Wie lange dauert die Einführung?
Ein erster Ablauf, meist die Werkstatt-Termine oder die Statusmeldungen, ist typischerweise in drei bis vier Wochen eingerichtet, je nach System und Umfang. Am besten starten Sie im Herbst oder Winter, dann läuft im Frühling alles. Ihr Aufwand: das Erstgespräch, ein Termin für die Analyse und einige echte Fälle als Test. Weitere Abläufe folgen Schritt für Schritt.
Was kostet das?
Fester Preis, vorab vereinbart. Jedes Geschäft hat andere Marken, Lieferanten und Systeme, darum gibt es keine Preisliste. Nach der Analyse erhalten Sie eine Offerte mit festem Preis – keine Abrechnung nach Stunden.
Wo liegen unsere Kundendaten?
Die Automatisierung läuft auf Servern in der Schweiz, die KI-Verarbeitung in der Schweiz oder der EU. Ihre Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag gehört dazu.
Wie viele Stunden verbringt Ihr Team im Frühling am Telefon?
Im kostenlosen Erstgespräch (30 Min.) gehen wir Ihren Weg von der Terminanfrage bis zur Abholung durch und rechnen in Franken vor, was sich lohnt – und was nicht. Danach erhalten Sie einen festen Preis, vorab vereinbart.
- Kein Verkaufsdruck
- Per Video, Telefon oder vor Ort
- Deutsch oder Englisch