Einkauf · Lieferanten
Kein Lieferanten-Chat geht mehr verloren
Wichtige Absprachen mit Lieferanten steckten in Chats auf einzelnen Telefonen.
Was ein Lieferant schreibt, sieht das ganze Team – auch wenn jemand in den Ferien ist.
Projekte aus der Praxis
Abläufe, die heute schon im Takt laufen.
Kein Konzept auf Folien: Diese Systeme laufen jeden Tag im Echtbetrieb – bei Zahlungen, im Service, im Einkauf und im Lager. Wir zeigen, was sie leisten. Technische Details und Kundendaten bleiben vertraulich, wie bei jedem Kundenprojekt.
Die Projekte stammen aus dem Handel, die Muster dahinter kennt aber fast jedes KMU: Informationen liegen verstreut, Fristen laufen im Hintergrund, und Menschen tippen ab, was schon irgendwo steht. Überall gilt dieselbe Regel: Das System bereitet vor, ein Mensch gibt frei – wo es um Geld, Kunden oder Lieferanten geht.
Einkauf · Lieferzeiten
Lieferzeiten, die stimmen
01Vorher
Verschob sich eine Lieferung beim Lieferanten, stimmten Shop, Marktplätze und Kundeninfos tagelang nicht.
02Heute
Eine Verspätung läuft von selbst durch: Lieferzeit im Shop und auf allen Marktplätzen, eine Nachricht an betroffene Kunden, der Status im Kundenportal.
Lieferupdate · Container verspätet Beispiel
Sendung unterwegs ETA Basel 14.11.28.11.
Hafenstau · +14 Tage
Ankunft verschobenReederei · 08:12 Container TKTU 482915-3 · 40 × Gartenlounge 14.11.
28.11.
- Shop · ProduktseiteGartenlounge Lieferbar ab 21.11.Lieferbar ab 05.12. wartetwird aktualisiert aktualisiert
- MarktplätzeLieferzeit angepasst Galaxus Decathlon Amazon Kaufland wartetwird aktualisiert aktualisiert
- Kundennachricht Ihre Bestellung #10531 dauert etwas länger – neu ab 05.12. Entschuldigung! 0 Kunden informiert wartetwird aktualisiert aktualisiert
- Kundenportal Bestellt Unterwegs Lieferung ab 21.11.Neuer Liefertermin 05.12. wartetwird aktualisiert aktualisiert
1 Meldung · 4 Kanäle · 12 Kunden informiert – automatisch
E-Commerce · Marktplätze
Ein Produkt, alle Marktplätze
01Vorher
Jeder Marktplatz wollte die Produktdaten anders – und jede Änderung wurde mehrfach von Hand nachgetragen.
02Heute
Einmal pflegen, überall live: Texte, Preise und Bestände sind auf allen Kanälen gleichzeitig aktuell.
Produktdaten · eine Quelle, alle Marktplätze Beispiel Ihre Quelle
ShopERPExcel
Wanderrucksack Alpin 30 L
- EAN
- 7612345000017
- Texte
- DE · FR · IT
- Bilder
- 6
- Bestand
- 14
- Preis
CHF 129.–CHF 119.–CHF 129.–
Aktion: CHF 129.– → 119.–
- Felder zuordnen
- Texte übersetzen
- Regeln prüfen
- GalaxusCH Alpin Wanderrucksack 30 L, Grau Sport › Rucksäcke CHF 134.– wird übertragen live aktualisiert
- RicardoCH Wanderrucksack Alpin 30 L · Neu Sofort kaufen CHF 129.– wird übertragen live aktualisiert
- AmazonDE Alpin Wanderrucksack 30 L – wasserabweisend, mit Rückenbelüftung Sport & Freizeit › Wandern € 139.– wird übertragen live aktualisiert
- KauflandDE Wanderrucksack Alpin 30 L Grau Outdoor › Rucksäcke € 139.– wird übertragen live aktualisiert
- DecathlonFR Sac à dos de randonnée Alpin 30 L – Gris Randonnée › Sacs à dos € 139.– wird übertragen live aktualisiert
Preisänderung auf 5 Marktplätzen übernommen · nichts doppelt gepflegt
E-Commerce · Zahlungen
Jeder Chargeback im Griff
01Vorher
Disputes kamen über mehrere Zahlungsanbieter herein, jeder mit eigenem Portal und eigenen Fristen.
02Heute
Ein Blick statt vieler Portale – jede Frist sichtbar, jeder Fall belegt.
Chargebacks · Dienstag Beispiel 
Stripe Dispute #10377 · CHF 1'249.– Nicht erhalten · ? 
PayPal Dispute #10412 · CHF 389.– Nicht wie beschrieben · ? 
Klarna Dispute #10455 · CHF 129.– Nicht erhalten · ? Payrexx Dispute #10198 · CHF 2'190.– Unberechtigt · ?
TWINT Dispute #10466 · CHF 74.– Doppelt belastet · ?
Disputes kommen bei verschiedenen Anbietern an. Geliefert? Frist? Unklar.
| Anbieter | Bestellung | Betrag | Grund | Zugestellt | Frist | Dossier |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Stripe | #10377 | CHF 1'249.– | Nicht erhalten | ✓ 03.10. · Unterschrift | in 3 Tagen | 14 Einträge |
| PayPal | #10412 | CHF 389.– | Nicht wie beschrieben | ✓ zugestellt 18.10. | in 9 Tagen | 9 Einträge |
| Klarna | #10455 | CHF 129.– | Nicht erhalten | … unterwegs | in 14 Tagen | 5 Einträge |
| Payrexx | #10198 | CHF 2'190.– | Unberechtigt | ✓ 12.09. · Briefkasten | in 2 Tagen | 11 Einträge |
| TWINT | #10466 | CHF 74.– | Doppelt belastet | ✓ zugestellt 21.10. | in 11 Tagen | 6 Einträge |
Kundendossier · Bestellung #10377in 3 Tagen
- 28.09.Bestellung bezahlt (Stripe)
- 29.09.Versand, Tracking an Kundin gesendet
- 03.10. 11:42Zugestellt, Unterschrift vorhanden
- 05.10.E-Mail der Kundin: «Ist angekommen, danke.»
- 12.10.WhatsApp: Frage zur Montage, beantwortet
- 24.10.Dispute eröffnet: «Ware nicht erhalten»
Antwort mit Beweisen vorbereitetzur Freigabe
Eingereicht · Frist eingehalten
5
Offene Disputes
2
Frist unter 7 Tagen
4 von 5
Beweise vollständig
E-Commerce · Kundendienst
Die ganze Kundengeschichte auf einen Blick
01Vorher
Die Geschichte eines Kunden war über Postfach, Chats, Versand und Zahlungen verstreut.
02Heute
Jeder Kontakt an einem Ort, chronologisch und sofort als Nachweis bereit.
Kundendossier · S. M. · Bestellung #10377 Beispiel -
Shop 0 - Zahlung 0
- Versand 0
- E-Mail 0
-
WhatsApp 0
- 28.09. 14:03 ShopBestellung bezahlt · CHF 1'249.–
- 28.09. 14:04 E-MailBestellbestätigung versendet
- 29.09. 16:20 VersandPaket übergeben, Tracking an Kundin gesendet
- 03.10. 11:42 VersandZugestellt, Unterschrift «S. M.» Zustellnachweis.pdf
- 05.10. 08:15 E-MailKundin: «Ist angekommen, danke.» Original-E-Mail
- 12.10. 19:31 WhatsAppFrage zur Montage, beantwortet nach 6 Min. Chatverlauf
- 24.10. 09:02 ZahlungDispute eröffnet: «Ware nicht erhalten» · Frist 03.11.
Beweispaket bereit · 4 Belegezur Freigabe
Finanzen · Abgleich
Jeder Franken abgeglichen
01Vorher
Rückerstattungen und Gebühren liefen an Shop und Buchhaltung vorbei – Differenzen fielen erst Monate später auf.
02Heute
Jede Bestellung ist zwischen Shop, Zahlung und Buchhaltung abgeglichen. Was nicht stimmt, meldet sich sofort – mit Betrag.
Abgleich · Shop, Zahlung, Buchhaltung Beispiel 0Bestellungen geprüft
0abgeglichen
0Abweichungen
- #10512 CHF 189.– CHF 189.– CHF 189.– abgeglichen
- #10513 CHF 1'249.– CHF 1'249.– CHF 1'249.– abgeglichen
- #10514 CHF 249.– CHF 249.– erstattet fehlt Erstattet ohne RetoureCHF 249.–
- #10515 CHF 389.– CHF 389.– CHF 389.– abgeglichen
- #10516 CHF 129.– CHF 121.60 CHF 129.– Gebühr nicht verbuchtCHF 7.40
- #10517 CHF 560.– CHF 560.– CHF 560.– abgeglichen
2 Abweichungen · CHF 256.40 im Blickzur Prüfung
Logistik · Bestellungen
Keine Bestellung bleibt hängen
01Vorher
Bezahlte Bestellungen blieben still liegen, und niemand sah, warum.
02Heute
Jeden Morgen eine Liste aller offenen Bestellungen, nach Ursache sortiert – mit den wenigen Artikeln, die am meisten blockieren.
Bestellradar · Montag 07:00 Beispiel
Offene Bestellungen
nach Ursache sortiert
Alle 48 zugeordnet
0Artikel fehlt im Lager
0Wartet auf Lieferant
0Adresse unklar
0Zahlung prüfen
0Status widersprüchlich
0offene Bestellungen
0älter als 3 Tage
1 Artikel blockiert 17 Bestellungen
Saugroboter Ladestation
Nachlieferung anfragenVorschlag
Liste an das Team gesendet · 07:00
Versand · Zoll
Kein Paket mehr am Zoll gestrandet
01Vorher
Sendungen ins Ausland blieben hängen, weil Zollwert, Tarifnummer oder Ursprung fehlten.
02Heute
Die Zolldaten kommen direkt aus der Bestellung. Was fehlt, wird vor der Übergabe gestoppt – nicht erst an der Grenze.
Zoll-Vorprüfung · Versand CH → DE Beispiel Sendung #10588 Wanderrucksack Alpin 30 L · 2 Stück
DHL Express
Vor der Übergabe gestoppt – nicht an der Grenze
Ergänzt und freigegeben
Diese Woche
0Pakete am Zoll hängen geblieben
3vor der Übergabe korrigiert
Vor der Übergabe geprüft
- Zollwert CHF 258.–
- Tarifnummer 4202.92
- Gewicht 1,9 kg
- Ursprungsland fehltCHergänzt
Versandetikett
gedruckt
Zollinhaltserklärung
gedruckt
Bereit zur Übergabe · Zolldaten vollständig
Kundendienst · Lieferung
Verspätung? Der Kunde entscheidet selbst
01Vorher
Verzögerte sich eine Lieferung, riefen Kunden an – oder stornierten.
02Heute
Kunden erhalten von selbst ein Update und wechseln mit einem Klick auf eine Alternative, die schneller lieferbar ist.
Lieferverzug · der Kunde wählt selbst Beispiel Alle betroffenen Bestellungen
0informiert
0gewechselt
0gewartet
0storniert
gewechseltgewartetstorniert
0 Anrufe nötigKunden entscheiden selbst, rund um die Uhr
E-Commerce · Service
Service ohne Chaos
01Vorher
Reklamationen und Retouren kamen über alle Kanäle herein, und niemand hatte den Überblick.
02Heute
Jeder Fall mit Status und klarer Zuständigkeit – und keine Rückerstattung ohne Freigabe.
Garantie · Dienstag Beispiel live Verkauf · B2B
Kein Stammkunde verschwindet leise
01Vorher
Gute Kunden bestellten langsam weniger, und niemand merkte es rechtzeitig.
02Heute
Das System meldet, wer weniger bestellt als üblich. Nach jedem Anruf stehen Notiz und Aufgabe schon bereit.
B2B-Kunden · Bestellradar Beispiel Bestellungen pro Monat
- Sportfachhandel · Bern +8 %
- Outdoor-Shop · Luzern −30 %
- Bergsport · Chur −60 % ggü. üblich
- Freizeitmarkt · Winterthur +3 %
- Laufsport · St. Gallen −25 %
Bestellmuster werden geprüft …
Bergsport · ChurStammkunde seit 2019 · bestellt sonst alle 4 Wochen
−60 % ggü. üblich Letzte Bestellung vor 9 Wochen
Anrufen Anruf läuft 00:00 Anruf beendet · 02:14
Gesprächsnotiz · automatisch
- Lager noch voll, der Herbst lief schwächer
- Interesse am Frühjahrssortiment
- Wünscht eine Offerte bis Freitag
AufgabeOfferte Frühjahrssortiment senden · Freitag
Nachbestellung · Vorschlag· aus aktuellem Bestand
- Tourenrucksack 30 L× 12
- Trekkingstöcke× 20
- Regenjacke Alpin× 15
3 Kunden diese Woche im Blick · Notiz und Aufgabe nach jedem Anruf
Finanzen · Debitoren
Jede offene Rechnung hat einen nächsten Schritt
01Vorher
Überfällige Zahlungen wurden nebenher verfolgt, und Fristen gingen unter.
02Heute
Ein Board nach Mahnstufe, mit Fristen und Verlauf – und ein Blick auf alles Geld, das noch kommt.
Offene Rechnungen · Mahnlauf Beispiel CHF 48'320.–Noch ausstehend
CHF 12'400.–Diese Woche fällig
CHF 0.–Diese Woche bezahlt
- RE-2026-0431CHF 6'850.– Hotel · Interlaken heute fällig Frist 5 T
- RE-2026-0428CHF 2'140.– Arztpraxis · Basel 3 Tage überfällig Frist 1 T
- RE-2026-0419CHF 3'410.– Gartenbau · Thun 14 Tage überfällig Frist 1 T
- RE-2026-0402CHF 9'760.– Schreinerei · Aarau 31 Tage überfällig Frist 6 T
- RE-2026-0377CHF 4'980.– Kanzlei · Zug 62 Tage überfällig übergeben
Jede Rechnung hat einen nächsten Schritt · 2 Mahnungen versendet, 1 Zahlung verbucht
2. Mahnung versendet|Erinnerung versendet|Zahlung eingegangen Auswertungen · Geschäftsleitung
Alle Zahlen. Ein Bildschirm.
01Vorher
Die Zahlen waren da, aber verteilt – für jede Übersicht wurden Exporte von Hand zusammengeführt.
02Heute
Jedes Team sieht seine Zahlen, die Geschäftsleitung das Gesamtbild – ohne einen einzigen Export.
Wochenübersicht · KW 44 Beispiel Jeden Montag als kurze E-Mail Umsatz
CHF 84'200
+6 %Bestellungen
1'184
+4 %Retourenquote
3,1 %
−0,4Chargeback-Quote
0,18 %
okWerbe-ROAS
4,2
+0,3Antwortzeit Support
9 Min.
−6Umsatz pro Tag
Hinweise
- Retourenquote «Saugroboter» über 8 % – Lieferant informiert
- Stripe-Auszahlung abgeglichen: CHF 12'480.– · Gebühren CHF 312.–
- Lagerreichweite «Gartenlounge» unter 14 Tagen
Auswertungen · KI
Fragen Sie einfach Ihre Zahlen
01Vorher
Für eine einfache Frage musste man in fünf Systemen nachsehen.
02Heute
Ein Assistent antwortet in normaler Sprache und schreibt jeden Morgen eine Zusammenfassung. Jede Person sieht nur, was sie sehen darf.
Assistent · Fragen an Ihre Zahlen Beispiel Ihre Sicht: Verkauf · Service
Letzte Woche (KW 43), alle Kanäle:
ArtikelRetourenQuote
1Saugroboter 14 6,8 %
2Wanderrucksack Alpin 30 L 9 2,1 %
3Gartenlounge 6 3,4 %
4Kaffeevollautomat 5 1,9 %
5LED-Stehleuchte 4 2,6 %
Saugroboter: 9 von 14 Retouren mit Grund «lädt nicht» – beim Lieferanten nachfragen?
Quellen: Shop · Service · Lager
Frage stellen …
Betrieb · Meldungen
Eine Regel, ein Satz
01Vorher
Wichtiges fiel zu spät auf, und jede neue Meldung brauchte einen Entwickler.
02Heute
Das Team schreibt eine Regel als ganz normalen Satz. Das System wacht darüber und meldet sich im Team-Chat.
Meldungen · Regel in einem Satz Beispiel Regel in einem Satz
Regel erstellen
Neue Regel wird erkannt …aktiv
WENNVerkäufe/Woche > 20UNDBestand < 10DANN
Nachricht an #einkauf
Bereits aktiv Bewertung < 3 Sterne#service aktiv
einkauf· Team-Chat
- MMarcoMo 16:42Die Lieferung von heute ist eingelagert.
- SSaraMo 16:45Danke, Inventur ist nachgeführt.
- Dienstag 09:14
- TaktaApp09:14
Gartenlounge: noch 8 Stück · Reichweite ~5 Tage Regel ausgelöst: 32 Verkäufe letzte Woche · Bestand 8 Bestellvorschlag öffnen
Später
Integration · Portale
Auch Portale ohne Schnittstelle
01Vorher
Manche Partner bieten nur ein Webportal – also wurde alles zweimal eingetippt.
02Heute
Ein Roboter füllt das Portal aus und stoppt, sobald etwas nicht stimmt. Ein Mensch bestätigt.
Portal-Robot · Bestellung ins Partnerportal Beispiel Ihre Bestellung
Bestellung #10544- Saugroboter mit Ladestation2×
- Ersatzfilter, 3er-Set6×
- Seitenbürsten4×
Lieferadresse
Muster AG, Bahnhofstrasse 12, 8001 Zürich
Bestellnummer
ArtikelMenge
Lieferadresse
Menge im Portal: 5 · in Ihrer Bestellung: 6 Bestätigt · Menge 6 übernommen
Roboter wartet auf Bestätigung Bestätigen
Im Portal erfasst · Referenz P-20931 Absenden
0× doppelt eingetippt · gestoppt, sobald etwas nicht stimmte
Weitere Projekte
Auch im Einsatz.
Einkauf · Dokumente
Nie wieder abtippen
Dokumente kamen in jeder Form herein, und jede Zeile wurde von Hand abgetippt.
Niemand tippt mehr ab. Geprüft wird nur, was abweicht – bestellt wird erst nach der Freigabe.
Kundendienst · KI
Die KI schreibt vor, das Team gibt frei
Ein Grossteil der Kundenanfragen drehte sich immer wieder um dasselbe.
Routinefragen liegen beantwortet zur Freigabe bereit. Das Team hat mehr Zeit für Kunden mit einem echten Problem.
Lager · Logistik
Volle Sicht aufs Lager
Wo im Lager Zeit verloren ging und Fehler entstanden, liess sich nur schätzen.
Engpässe werden sichtbar, bevor sie beim Kunden ankommen – geplant wird mit echten Zahlen.
Alle Projekte sind anonymisiert und ohne Firmennamen beschrieben. Zahlen mit dem Vermerk «Beispiel» dienen der Veranschaulichung. Technische Details und Kundendaten bleiben vertraulich – das gilt auch für Ihr Projekt.
Welcher Ablauf kostet Sie heute am meisten Zeit?
Im kostenlosen Erstgespräch (30 Min.) schauen wir uns Ihren Betrieb an und sagen Ihnen ehrlich, welcher dieser Abläufe sich für Sie lohnt – und welcher nicht. Danach erhalten Sie einen festen Preis, vorab vereinbart.
- Kein Verkaufsdruck
- Per Video, Telefon oder vor Ort
- Deutsch oder Englisch