Weniger E-Mails. Mehr Feierabend.
Takta sortiert Ihr gemeinsames Postfach, leitet weiter, entwirft Antworten auf Routine-Anfragen und überträgt Angaben in Ihre Software. Ihr Team liest nur noch, was wirklich jemanden braucht.
info@ · Montag Beispiel live Das Problem
Das gemeinsame Postfach frisst den Vormittag
- info@ und office@ sammeln alles: Anfragen, Rechnungen, Newsletter, Bewerbungen.
- Jede E-Mail wird gelesen, eingeordnet und weitergeleitet, oft von mehreren Personen.
- Dieselben Fragen werden jeden Tag neu beantwortet.
- Angaben aus E-Mails werden von Hand in bexio, Abacus oder Excel übertragen.
Die Lösung
So läuft es mit Takta
-
Lesen
Jede eingehende E-Mail wird erkannt: Anfrage, Rechnung, Bestellung, Terminwunsch oder Werbung.
-
Zuordnen
Sie landet im richtigen Ordner oder bei der zuständigen Person, mit einer kurzen Zusammenfassung zuoberst.
-
Entwerfen
Für Routine-Anfragen liegt ein Antwortentwurf bereit, in Ihrem Ton und in der Sprache des Absenders.
-
Übertragen
Adressen, Bestellungen und Rechnungsangaben werden in Ihre Software übernommen.
-
Freigeben
Ihr Team prüft und sendet. Für ausgewählte Standardantworten können Sie den automatischen Versand freischalten.
Was dazugehört
Im Detail
Sortiert nach Ihren Regeln
Kategorien, Zuständigkeiten und Dringlichkeit legen Sie fest. Takta hält sich daran.
Zusammenfassung statt Lesen
Lange Verläufe werden in drei Zeilen zusammengefasst: Wer will was bis wann.
Antworten in Ihrem Ton
Entwürfe in Schweizer Hochdeutsch, auf Wunsch auf Französisch oder Englisch. Mit «ss» und mit Ihren Grussformeln.
Angaben direkt ins System
Kontaktangaben, Bestellungen und Belege gelangen ohne Abtippen in bexio, Abacus oder Ihr CRM.
Nichts geht vergessen
Unbeantwortete E-Mails werden nach Ihrer Frist erneut gemeldet.
Ihr Postfach bleibt Ihres
Wir arbeiten mit Ihrem bestehenden Konto, ob Microsoft 365, Google, Infomaniak oder Hostpoint. Kein Umzug, kein neues Programm.
Funktioniert mit
- Microsoft 365
- Outlook
- Google Workspace
- Hostpoint
Beispielrechnung
Beispiel: In einem gemeinsamen Postfach gehen täglich 40 E-Mails ein. Lesen, zuordnen und beantworten dauert im Schnitt 3 Minuten pro E-Mail, das sind 10 Stunden pro Woche. Übernimmt Takta die Hälfte davon, werden 5 Stunden pro Woche frei. Gerechnet mit rund CHF 53.– Lohnkosten pro Stunde und 44 Arbeitswochen sind das rund CHF 11'700.– pro Jahr.
5 Std.
weniger Postfach-Arbeit pro Woche (Beispiel)
CHF 11'700.–
Lohnkosten pro Jahr (Beispiel)
12 %
einer Vollzeitstelle (Beispiel)
Spar-Rechner
Was kostet diese Routine bei Ihnen?
Was kostet Sie diese Routine pro Jahr?
So rechnen wir
Stundenkosten = Bruttolohn × (1 + 17 % Lohnnebenkosten) ÷ (42 Std. × 44 Arbeitswochen). Kosten der Routine = Stunden pro Woche × 44 Wochen × Stundenkosten. Automatisierbar ist ein realistischer Anteil je Tätigkeit (keine 100 %). Beispielrechnung, unverbindlich – die genauen Zahlen ermitteln wir im Erstgespräch.
Ihr Sparpotenzial (Schätzung)
CHF 0.–
pro Jahr automatisierbar
CHF 0.–
kostet diese Routine heute pro Jahr
0 %
einer Vollzeitstelle frei
0 Std.
pro Woche zurück für Ihr Team
Arbeit, für die Sie sonst eine Stelle besetzen müssten – automatisiert, mit einem Menschen, der freigibt.
Potenzial besprechen →Häufige Fragen
Liest Takta alle unsere E-Mails mit?
Takta verarbeitet nur die Postfächer, die Sie freigeben, typischerweise info@ oder office@ und keine persönlichen Postfächer. Welche Daten wohin gehen, ist im Auftragsverarbeitungsvertrag festgehalten.
Werden Antworten ohne Kontrolle verschickt?
Standardmässig nicht. Takta legt Entwürfe an, Ihr Team sendet. Nur für Antworten, die Sie ausdrücklich freigeben, etwa eine Eingangsbestätigung, ist der automatische Versand möglich.
Funktioniert das mit unserem Mailanbieter?
Mit Microsoft 365, Google Workspace und gängigen Schweizer Anbietern wie Infomaniak oder Hostpoint, ja. Sie behalten Ihr Postfach und Ihre Adresse.
Was ist mit E-Mails auf Französisch oder in Mundart?
Französische und englische E-Mails werden erkannt und auf Wunsch in derselben Sprache beantwortet. Kurze Nachrichten in Mundart werden in der Regel richtig eingeordnet. Ist etwas unklar, geht die E-Mail an Ihr Team.
Wann merken wir einen Unterschied?
In der Regel ab dem ersten Tag nach dem Start: Das Postfach ist am Morgen vorsortiert. Die Antwortentwürfe werden mit Ihren Rückmeldungen in den ersten Wochen genauer.
Wie voll ist Ihr Postfach am Montagmorgen?
Wir schauen uns im Erstgespräch an, welche E-Mails bei Ihnen immer wiederkehren und was sich davon automatisieren lässt. 30 Minuten, kostenlos.
- Kein Verkaufsdruck
- Per Video, Telefon oder vor Ort
- Deutsch oder Englisch