Für Liegenschaftsverwaltungen und Bewirtschaftungen
Ihre Bewirtschafter verwalten Liegenschaften – nicht Postfächer.
Takta erfasst Schadenmeldungen, beantwortet Routinefragen von Mietern und bietet Handwerker auf – mit Ihrer bestehenden Verwaltungssoftware. So erledigt sich Arbeit, für die Sie sonst eine Stelle besetzen müssten, und Ihr Team entscheidet nur noch bei den Ausnahmen.
Takt-BerichtKW 44Diese Woche erledigt
113 Aufgaben
21 Std. gespart
- Mieteranfragen beantwortet52
- Schadenmeldungen erfasst14
- Handwerker beauftragt11
- Rechnungen verbucht36
Beispiel
Kosten der Routine
Was Routine Ihre Verwaltung kostet
Beispiel: Eine Verwaltung mit 10 Mitarbeitenden und rund 1'500 Mietobjekten verbringt jede Woche etwa 31 Stunden mit Routine. Gerechnet mit rund CHF 53.– Lohnkosten pro Stunde (Sozialabgaben eingerechnet) und 44 Arbeitswochen sind das rund CHF 72'300.– pro Jahr – knapp drei Viertel einer Vollzeitstelle, nur für Abläufe, die sich jede Woche wiederholen. Statt neu einzustellen, lassen Sie diese Routine automatisch laufen.
Mit eigenen Zahlen rechnen →| Aufgabe | Std./Woche | Lohnkosten/Jahr |
|---|---|---|
| Mieteranfragen beantworten (Schlüssel, Waschküche, Nebenkosten) | 10 | CHF 23'300.– |
| Schadenmeldungen erfassen und nachfragen | 6 | CHF 14'000.– |
| Handwerker aufbieten und nachfassen | 5 | CHF 11'700.– |
| Handwerker- und Kreditorenrechnungen zuordnen | 4 | CHF 9'300.– |
| Eigentümer informieren | 3 | CHF 7'000.– |
| Übergaben und Besichtigungen koordinieren | 3 | CHF 7'000.– |
| Total Routine | 31 | CHF 72'300.– |
≈ 74 Stellenprozent – Arbeit, für die Sie sonst eine Stelle besetzen müssten.
Beispiel: CHF 53.– Lohnkosten pro Stunde (inkl. Sozialabgaben), 44 Arbeitswochen.
Der Unterschied
Gleicher Betrieb. Anderer Montag.
Montag ohne Takta
- 08:00 – Das Postfach ist voll. Die Hälfte sind dieselben Fragen wie letzte Woche.
- 09:30 – Eine Schadenmeldung ohne Foto und ohne Wohnungsnummer. Sie rufen zurück.
- 11:00 – Der Sanitär hat sich noch nicht gemeldet. Sie fassen nach.
- 16:45 – Der Eigentümer fragt nach dem Stand. Sie suchen alles zusammen.
Montag mit Takta
- 08:00 – Routinefragen sind beantwortet, alles andere ist sortiert und zugeordnet.
- 09:30 – Die Schadenmeldung kam mit Foto, Wohnungsnummer und Dringlichkeit.
- 11:00 – Der Sanitär hat den Termin bestätigt, der Mieter ist informiert.
- 16:45 – Der Eigentümerbericht liegt bereit. Sie prüfen und senden.
Was Takta übernimmt
Ihr Backoffice, im Takt.
Mieter-Posteingang, der sich selbst sortiert
Anfragen per E-Mail werden erkannt, der richtigen Liegenschaft zugeordnet und an die zuständige Person verteilt. Für Standardfragen liegt eine Antwort bereit – auf Wunsch geht sie direkt raus.
- Outlook
- Microsoft 365
Schadenmeldungen mit Foto und Dringlichkeit
Mieter melden Schäden per Formular, E-Mail oder WhatsApp, auch in Mundart. Takta fragt nach Foto, Wohnungsnummer und Erreichbarkeit und legt den Fall vollständig an.
- Outlook
- ImmoTop2
- Rimo R5
Handwerker aufbieten und nachfassen
Der passende Handwerker erhält den Auftrag mit Fotos, Adresse und Kontakt des Mieters. Bleibt die Rückmeldung aus, fasst Takta nach – Sie hören nur von den Fällen, die hängen bleiben.
- Outlook
Mieter auf dem Laufenden
Mieter erhalten automatisch eine Bestätigung und den Stand: Meldung erfasst, Handwerker aufgeboten, Termin fixiert. Das erspart Ihrem Team die Anrufe mit der Frage «Wie ist der Stand?».
- Outlook
Handwerker- und Kreditorenrechnungen zugeordnet
QR-Rechnungen werden gelesen, der Liegenschaft und dem Konto zugeordnet und mit dem Auftrag abgeglichen. Sie geben frei, bevor etwas gebucht oder bezahlt wird.
- GARAIO REM
- Fairwalter
Übergaben und Besichtigungen koordiniert
Termine für Wohnungsabnahmen, Übergaben und Besichtigungen werden vorgeschlagen, bestätigt und erinnert. Ihr Kalender bleibt die Grundlage.
- Outlook
- Microsoft 365
Eigentümerberichte ohne Zusammensuchen
Offene Fälle, erledigte Reparaturen und Kosten pro Liegenschaft werden regelmässig zusammengestellt. Sie prüfen den Bericht und senden ihn.
- Excel
- Outlook
- Rimo R5
So sieht es aus
Live-Beispiel
info@ · Montag Beispiel live Ablauf
So läuft eine Schadenmeldung bei Ihnen künftig
-
Meldung
22:14 Uhr: Ein Mieter meldet per WhatsApp, dass der Siphon in der Küche tropft.
-
Erfassung
Takta fragt nach Foto, Wohnungsnummer und Erreichbarkeit und ordnet die Meldung der Liegenschaft zu. Notfälle wie ein Wasserschaden gehen sofort an Ihren Pikettdienst.
-
Freigabe
Am Morgen sieht Ihr Team den vollständigen Fall mit einem Vorschlag für den Handwerker und gibt frei.
-
Auftrag
Der Handwerker erhält den Auftrag mit allen Angaben und bestätigt den Termin.
-
Information
Der Mieter und, falls gewünscht, der Eigentümer erhalten automatisch den Stand.
-
Abschluss
Die Rechnung des Handwerkers wird dem Fall zugeordnet und liegt zur Freigabe bereit.
Aus der Praxis
Beispiel: Würde eine Verwaltung mit 10 Mitarbeitenden und rund 1'500 Mietobjekten Mieteranfragen, Schadenmeldungen und das Aufbieten der Handwerker über Takta laufen lassen, fielen pro Woche rund 15 Stunden Routine weg. Gerechnet mit rund CHF 53.– pro Stunde und 44 Arbeitswochen sind das rund CHF 35'000.– pro Jahr. Das Prinzip kennen wir aus der Praxis von Onlinebetrieben: Dort laufen Garantie- und Reparaturfälle über ein System, das Meldungen mit Fotos erfasst, dem richtigen Partner zuordnet und Kunden automatisch informiert – und Lieferanten sind per WhatsApp eingebunden.
15 Std.
weniger Routine pro Woche (Beispiel)
CHF 35'000.–
Personalkosten pro Jahr, gerundet, gerechnet mit CHF 53.–/Std. (Beispiel)
36 %
einer Vollzeitstelle (Beispiel)
Häufige Fragen
Funktioniert das mit unserer Verwaltungssoftware?
Takta arbeitet neben Ihrer bestehenden Software, etwa ImmoTop2, Rimo R5, GARAIO REM, Fairwalter oder Abacus. Wo es eine Schnittstelle gibt, nutzen wir sie. Wo nicht, arbeiten wir mit E-Mail, Exporten oder einer gemeinsamen Übersicht. Welcher Weg bei Ihnen passt, klären wir in der Analyse – ein Wechsel der Software ist nicht nötig.
Wollen Mieter nicht lieber mit einem Menschen sprechen?
Bei Fragen zu Waschküche, Schlüssel oder Parkplatz zählt für Mieter vor allem eine schnelle Antwort. Automatische Antworten sind als solche erkennbar, und wer anrufen will, erreicht weiterhin Ihr Team. Heikle Anliegen wie Kündigungen oder Konflikte gehen immer direkt an einen Menschen.
Wo liegen die Mieterdaten?
Die Automatisierung läuft auf Servern in der Schweiz. Die KI-Verarbeitung erfolgt in der Schweiz oder in der EU, je nach Modell, das wir gemeinsam wählen. Ihre Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet, und ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach revDSG gehört dazu.
Was passiert, wenn die KI eine Meldung falsch einordnet?
Kritische Schritte wie ein Auftrag an einen Handwerker oder eine Zahlung gibt immer ein Mensch frei. Unklare Fälle landen direkt bei Ihrem Team. Jeder Schritt ist protokolliert und nachvollziehbar.
Was kostet das?
Fester Preis, vorab vereinbart. Jedes Projekt richtet sich nach Ihren Abläufen, darum gibt es keine Preisliste. Im Erstgespräch rechnen wir Ihnen in Franken vor, was die Routine heute kostet, nach der Analyse erhalten Sie eine Offerte mit festem Preis.
Wie viel Aufwand hat unser Team mit der Einführung?
Wenig. In der Analyse schauen wir uns gemeinsam einige echte, anonymisierte Fälle aus Ihrem Postfach an. Die Einrichtung übernehmen wir, ein erster Ablauf ist in drei bis vier Wochen eingerichtet. Sie können mit einem Portefeuille beginnen und später ausweiten.
Was passiert, wenn Takta ausfällt?
Alle Abläufe laufen auf gängigen Standardwerkzeugen, sind dokumentiert und gehören Ihnen. Eine Übergabe an Ihr Team oder einen anderen Partner ist jederzeit möglich.
Wie viel Routine steckt in Ihrem Postfach?
Im kostenlosen Erstgespräch (30 Min.) gehen wir Ihre Abläufe durch und rechnen in Franken vor, was sich lohnt – und was nicht. Danach erhalten Sie einen festen Preis, vorab vereinbart.
- Kein Verkaufsdruck
- Per Video, Telefon oder vor Ort
- Deutsch oder Englisch