Kundenanfragen & WhatsApp
Anfragen, die nicht mehr liegen bleiben.
Anfragen über WhatsApp, Website und E-Mail laufen an einem Ort zusammen. Routinefragen werden sofort beantwortet, alles andere geht mit allen Angaben an die richtige Person.
WhatsApp · 19:42 Beispiel live Das Problem
Viele Kanäle, kein Überblick
- Anfragen kommen über WhatsApp, E-Mail, Website und Telefon, und niemand hat den Überblick.
- Ein grosser Teil sind immer dieselben Fragen: Öffnungszeiten, Status, Termine, Abläufe.
- Wichtige Angaben fehlen: Adresse, Fotos, Auftragsnummer. Also wird nachgefragt.
- Was am Freitagabend kommt, wird am Montag beantwortet, wenn überhaupt.
Die Lösung
So läuft es mit Takta
-
Bündeln
WhatsApp Business, Website-Formular und E-Mail landen in einem gemeinsamen Eingang.
-
Verstehen
Takta erkennt das Anliegen und fragt fehlende Angaben gleich nach: Adresse, Fotos, Auftragsnummer.
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Beantworten
Routinefragen werden aus Ihren freigegebenen Inhalten beantwortet: Öffnungszeiten, Lieferstatus, nächste freie Termine.
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Übergeben
Alles, was eine Entscheidung braucht, geht mit einer Zusammenfassung an die zuständige Person.
-
Nachfassen
Offene Anfragen werden erinnert, bis sie erledigt sind.
Was dazugehört
Im Detail
WhatsApp Business
Über die offizielle WhatsApp-Business-Schnittstelle und mit Ihrer Geschäftsnummer.
Antworten aus Ihrem Wissen
Grundlage sind Ihre Abläufe, Konditionen und häufigen Fragen. Was dort nicht steht, wird nicht erfunden, sondern an Ihr Team übergeben.
Fehlende Angaben nachfragen
Fotos, Adresse, Wohnungsnummer, Bestellnummer: Takta fragt nach, bevor die Anfrage bei Ihnen landet.
Termine direkt vorschlagen
Freie Zeitfenster aus Ihrem Kalender werden angeboten und nach der Zusage eingetragen.
Übergabe an einen Menschen
Kundinnen und Kunden können jederzeit nach einer Person fragen. Die Übergabe erfolgt mit dem ganzen Verlauf.
Deutsch, Französisch, Englisch
Antworten in der Sprache der Anfrage. Nachrichten in Mundart werden in der Regel richtig verstanden.
Funktioniert mit
- Outlook
- Calenso
- Freshdesk
- Gorgias
Beispielrechnung
Beispiel: Ein Betrieb erhält täglich 30 Anfragen über WhatsApp, Website und E-Mail. Bei rund 4 Minuten pro Anfrage sind das 10 Stunden pro Woche. Werden 40 % davon vollständig automatisch beantwortet, werden 4 Stunden pro Woche frei. Gerechnet mit rund CHF 53.– Lohnkosten pro Stunde und 44 Arbeitswochen sind das rund CHF 9'400.– pro Jahr. Nicht eingerechnet sind Anfragen, die am Wochenende nicht mehr verloren gehen.
4 Std.
weniger Routine-Antworten pro Woche (Beispiel)
CHF 9'400.–
Lohnkosten pro Jahr (Beispiel)
10 %
einer Vollzeitstelle (Beispiel)
Spar-Rechner
Was kostet diese Routine bei Ihnen?
Was kostet Sie diese Routine pro Jahr?
So rechnen wir
Stundenkosten = Bruttolohn × (1 + 17 % Lohnnebenkosten) ÷ (42 Std. × 44 Arbeitswochen). Kosten der Routine = Stunden pro Woche × 44 Wochen × Stundenkosten. Automatisierbar ist ein realistischer Anteil je Tätigkeit (keine 100 %). Beispielrechnung, unverbindlich – die genauen Zahlen ermitteln wir im Erstgespräch.
Ihr Sparpotenzial (Schätzung)
CHF 0.–
pro Jahr automatisierbar
CHF 0.–
kostet diese Routine heute pro Jahr
0 %
einer Vollzeitstelle frei
0 Std.
pro Woche zurück für Ihr Team
Arbeit, für die Sie sonst eine Stelle besetzen müssten – automatisiert, mit einem Menschen, der freigibt.
Potenzial besprechen →Häufige Fragen
Merken unsere Kunden, dass automatisch geantwortet wird?
Ja. Automatische Antworten sind als solche gekennzeichnet. Wer lieber mit einem Menschen spricht, wird jederzeit übergeben.
Brauchen wir eine neue WhatsApp-Nummer?
Nicht unbedingt. Ihre bestehende Geschäftsnummer kann in der Regel weiter genutzt werden. Wir prüfen das im Erstgespräch und erklären, was sich für Ihr Team ändert.
Was, wenn eine Frage falsch beantwortet wird?
Takta beantwortet nur, was in Ihren freigegebenen Inhalten steht. Bei Unsicherheit geht die Anfrage an Ihr Team. Alle Antworten sind protokolliert, Sie sehen jederzeit, was geschrieben wurde.
Können wir klein anfangen?
Ja, das empfehlen wir sogar: zuerst ein Kanal und die häufigsten Fragen. Ausgebaut wird erst, wenn es sich bewährt hat.
Funktioniert das auch für Schadenmeldungen oder Reklamationen?
Ja. Für Immobilienverwaltungen erfasst Takta Schadenmeldungen mit Fotos und Wohnungsangaben, für Onlineshops Reklamationen und Retouren. Eine solche Lösung für Reklamationen und Retouren läuft heute im Alltag von Onlinebetrieben.
Wie viele Anfragen bleiben bei Ihnen liegen?
Im Erstgespräch sehen wir uns an, über welche Kanäle Ihre Anfragen kommen und welche sich automatisch beantworten lassen. 30 Minuten, kostenlos.
- Kein Verkaufsdruck
- Per Video, Telefon oder vor Ort
- Deutsch oder Englisch