Offerten, Planung & Rapporte
Feierabend statt Offerten am Küchentisch.
Von der Anfrage zur Offerte, vom Einsatz zum Rapport, vom Rapport zur Rechnung: Takta verbindet die Schritte, die heute von Hand übertragen werden. Sie prüfen und geben frei.
Offerten · Mittwoch Beispiel live Das Problem
Wo die Abende hingehen
- Offerten entstehen abends und am Wochenende, und der Kunde hat inzwischen anderswo unterschrieben.
- Offene Offerten fasst niemand nach.
- Rapporte kommen auf Papier oder als WhatsApp-Foto und werden im Büro abgetippt.
- Bis die Rechnung rausgeht, vergehen Wochen. Regiestunden gehen unterwegs verloren.
Die Lösung
So läuft es mit Takta
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Anfrage
Anfragen aus Website, E-Mail und WhatsApp werden mit allen Angaben und Fotos erfasst.
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Offerte
Aus Ihren Vorlagen und Preisen entsteht ein Offertentwurf in bexio oder Abacus. Sie prüfen, ergänzen und senden.
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Nachfassen
Nach einer Frist, die Sie festlegen, erhält der Kunde eine freundliche Nachfrage.
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Einsatz
Bei einer Zusage wird der Auftrag angelegt und ein Termin vorgeschlagen, passend zu Ihrem Kalender.
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Rapport & Rechnung
Ihr Team schickt den Rapport als Foto, Sprachnachricht oder Formular. Daraus entsteht der Rechnungsentwurf mit QR-Rechnung.
Was dazugehört
Im Detail
Offerten aus Ihren Vorlagen
Positionen, Preise und Textbausteine kommen aus Ihren bestehenden Offerten. Nichts wird erfunden.
Automatisch nachfassen
Offene Offerten werden nach Ihrer Frist nachgefasst. Sie sehen jederzeit, was noch offen ist.
Einsatzplanung mit Überblick
Aufträge, Monteure und Termine in einem Kalender. Terminvorschläge berücksichtigen, wer wann frei ist.
Rapporte ohne Abtippen
Foto vom Papierrapport, Sprachnachricht oder kurzes Formular: Stunden und Material werden ausgelesen und dem Auftrag zugeordnet.
Rechnung am selben Tag
Sobald der Rapport freigegeben ist, liegt der Rechnungsentwurf mit QR-Rechnung bereit.
Kein neues Programm für das Team
Ihre Monteure arbeiten mit WhatsApp und dem Handy, das sie schon haben.
Funktioniert mit
- Outlook-Kalender
- Skribble
- Excel
Beispielrechnung
Beispiel: Ein Sanitärbetrieb mit 12 Mitarbeitenden schreibt pro Woche 10 Offerten à 30 Minuten (5 Stunden), erfasst rund 70 Rapporte à 5 Minuten (6 Stunden) und braucht 2 Stunden für die Einsatzplanung. Automatisiert Takta 40 % der Offertarbeit, zwei Drittel der Rapportarbeit und die Hälfte der Planung, werden 7 Stunden pro Woche frei. Gerechnet mit rund CHF 53.– Lohnkosten pro Stunde und 44 Arbeitswochen sind das rund CHF 16'400.– pro Jahr. Oft ist es die Zeit des Inhabers, die frei wird.
7 Std.
weniger Büroarbeit pro Woche (Beispiel)
CHF 16'400.–
Lohnkosten pro Jahr (Beispiel)
17 %
einer Vollzeitstelle (Beispiel)
Spar-Rechner
Was kostet diese Routine bei Ihnen?
Was kostet Sie diese Routine pro Jahr?
So rechnen wir
Stundenkosten = Bruttolohn × (1 + 17 % Lohnnebenkosten) ÷ (42 Std. × 44 Arbeitswochen). Kosten der Routine = Stunden pro Woche × 44 Wochen × Stundenkosten. Automatisierbar ist ein realistischer Anteil je Tätigkeit (keine 100 %). Beispielrechnung, unverbindlich – die genauen Zahlen ermitteln wir im Erstgespräch.
Ihr Sparpotenzial (Schätzung)
CHF 0.–
pro Jahr automatisierbar
CHF 0.–
kostet diese Routine heute pro Jahr
0 %
einer Vollzeitstelle frei
0 Std.
pro Woche zurück für Ihr Team
Arbeit, für die Sie sonst eine Stelle besetzen müssten – automatisiert, mit einem Menschen, der freigibt.
Potenzial besprechen →Häufige Fragen
Unsere Monteure wollen keine neue App. Geht das trotzdem?
Ja. Rapporte können als Foto, Sprachnachricht oder per WhatsApp kommen. Für das Team ändert sich wenig, im Büro fällt das Abtippen weg.
Schreibt Takta die Offerten selbst?
Takta erstellt einen Entwurf aus Ihren Vorlagen, Preisen und früheren Offerten. Kalkulation und Entscheid bleiben bei Ihnen. Keine Offerte geht ohne Ihre Freigabe raus.
Wir arbeiten mit einer Branchensoftware. Geht das auch?
Mit bexio und Abacus arbeiten wir direkt. Bei Branchensoftware ohne offene Schnittstelle nutzen wir Importe, Exporte oder E-Mail. Was bei Ihnen möglich ist, klären wir im Erstgespräch.
Was ist mit Regiestunden und Material?
Stunden und Material aus dem Rapport werden dem Auftrag zugeordnet. Fehlt etwas, wird nachgefragt, bevor die Rechnung entsteht.
Lohnt sich das für einen kleinen Betrieb?
Das hängt davon ab, wie viele Offerten und Rapporte bei Ihnen anfallen. Im Erstgespräch rechnen wir es in Franken durch. Lohnt es sich nicht, sagen wir es Ihnen.
Wie viele Abende kosten Sie Ihre Offerten?
Im Erstgespräch gehen wir Ihren Ablauf von der Anfrage bis zur Rechnung durch und zeigen, wo die Stunden liegen. 30 Minuten, kostenlos.
- Kein Verkaufsdruck
- Per Video, Telefon oder vor Ort
- Deutsch oder Englisch