Für Grosshandel, technischen Handel und Distribution
Mehr Aufträge, ohne mehr Innendienst.
Takta erfasst Bestellungen aus E-Mail, PDF und Excel direkt in Ihrem ERP, führt Liefertermine nach und beantwortet «Ist das an Lager?» mit echten Daten – Arbeit, für die Sie sonst eine Stelle besetzen müssten. Mit bexio, Abacus, Odoo, SAP Business One oder Proffix, die Sie heute schon nutzen.
Takt-BerichtKW 44Diese Woche erledigt
187 Aufgaben
21 Std. gespart
- Bestellungen erfasst86
- Auftragsbestätigungen abgeglichen41
- Lieferstatus-Anfragen beantwortet57
- Preislisten aktualisiert3
Beispiel
Kosten der Routine
Was Routine Ihren Innendienst kostet
Beispiel: Ein Grosshandelsbetrieb mit 20 Mitarbeitenden verbringt im Innendienst rund 32 Stunden pro Woche mit Abtippen, Nachführen und Nachfragen. Gerechnet mit rund CHF 53.– Lohnkosten pro Stunde (Sozialabgaben eingerechnet) und 44 Arbeitswochen sind das rund CHF 74'600.– pro Jahr – gut drei Viertel einer Vollzeitstelle. Statt neu einzustellen, wenn das Volumen wächst, wächst der Ablauf mit.
Mit eigenen Zahlen rechnen →| Aufgabe | Std./Woche | Lohnkosten/Jahr |
|---|---|---|
| Bestellungen aus E-Mail, PDF und Excel ins ERP abtippen | 10 | CHF 23'300.– |
| Auftragsbestätigungen und Liefertermine von Lieferanten nachführen | 4 | CHF 9'300.– |
| Bestände prüfen und Bestellvorschläge rechnen | 4 | CHF 9'300.– |
| Preislisten und Artikeldaten von Lieferanten einpflegen | 3 | CHF 7'000.– |
| Offerten für Kunden erstellen | 3 | CHF 7'000.– |
| «Lieferstatus?» und «Ist das an Lager?» beantworten | 6 | CHF 14'000.– |
| Offene Posten prüfen und mahnen | 2 | CHF 4'700.– |
| Total Routine | 32 | CHF 74'600.– |
≈ 76 Stellenprozent – Arbeit, für die Sie sonst eine Stelle besetzen müssten.
Beispiel: CHF 53.– Lohnkosten pro Stunde (inkl. Sozialabgaben), 44 Arbeitswochen.
Der Unterschied
Gleicher Betrieb. Anderer Montag.
Montag ohne Takta
- 07:30 – Zwölf Bestellungen im Postfach, als PDF, Excel und Fliesstext. Der Innendienst tippt ab.
- 10:00 – Der Aussendienst ruft an: «Ist Artikel X an Lager?» Jemand sucht im ERP.
- 13:30 – Ein Lieferant verschiebt den Liefertermin per Mail. Der Kunde erfährt es erst, wenn er nachfragt.
- 17:00 – Die neue Preisliste eines Lieferanten liegt seit einer Woche ungeöffnet im Postfach.
Montag mit Takta
- 07:30 – Die Bestellungen sind als Aufträge im ERP erfasst. Zwei unklare Positionen warten auf Ihr Team.
- 10:00 – Der Aussendienst fragt per WhatsApp und erhält Bestand und Liefertermin aus dem ERP.
- 13:30 – Der neue Liefertermin ist nachgeführt, die Kundeninfo liegt zur Freigabe bereit.
- 17:00 – Die neuen Einkaufspreise sind eingelesen. Sie sehen auf einen Blick, was sich ändert.
Was Takta übernimmt
Ihr Backoffice, im Takt.
Bestellungen aus Mail, PDF und Excel
Kundenbestellungen kommen als E-Mail, PDF oder Excel-Liste. Takta liest Artikelnummern, Mengen und Wunschtermine, gleicht sie mit Ihren Stammdaten ab und legt den Auftrag im ERP an. Unklare Positionen sind markiert – Ihr Innendienst klärt nur noch diese.
- Outlook
- EDI
Auftragsbestätigungen und Liefertermine
Auftragsbestätigungen Ihrer Lieferanten werden gelesen und mit Ihrer Bestellung verglichen. Abweichungen bei Menge, Preis oder Termin sind markiert, neue Liefertermine fliessen ins ERP, und betroffene Kunden erfahren es rechtzeitig.
- Outlook
- SAP Business One
Lagerbestand und Bestellvorschläge
Takta gleicht Bestände zwischen ERP, Lager und Webshop ab und rechnet Bestellvorschläge pro Lieferant – mit Mindestmengen, Lieferzeiten und Ware, die schon unterwegs ist. Sie prüfen und geben frei.
- Proffix
Preislisten und Artikeldaten aktuell
Neue Preislisten und Artikeldaten Ihrer Lieferanten werden eingelesen, mit Ihrem Artikelstamm verglichen und als Änderungsliste vorbereitet. Sie sehen, welche Einkaufspreise steigen, bevor die Marge leidet.
- Excel
Offerten für Ihre Kunden
Aus einer Anfrage per Mail entsteht ein Offerten-Entwurf mit Ihren Preisen, Kundenrabatten und aktuellen Lieferzeiten. Sie prüfen und senden, nach einigen Tagen fasst Takta freundlich nach.
- SAP Business One
- Outlook
Debitoren und Mahnungen
Zahlungseingänge werden den offenen Rechnungen zugeordnet. Bleibt eine Zahlung aus, liegt die Erinnerung in Ihrem Ton bereit. Bei wichtigen Kunden entscheiden Sie, ob und wann sie rausgeht.
- Proffix
Antworten für Kunden und Aussendienst
«Lieferstatus?», «Ist Artikel X an Lager?», «Wann kommt die Ware?»: Takta antwortet per E-Mail oder WhatsApp mit echten Daten aus ERP und Lager. Sonderfälle gehen mit allen Angaben an Ihren Innendienst.
- Outlook
- Microsoft Teams
Dashboards für Umsatz und Marge
Umsatz, Marge, offene Aufträge und Liefertreue pro Lieferant auf einen Blick, täglich aus Ihrem ERP aktualisiert. Ohne Excel-Export am Monatsende.
- Excel
So sieht es aus
Live-Beispiel
Innendienst · Montag Beispiel live Ablauf
So läuft eine Bestellung bei Ihnen künftig
-
Bestellung
Ein Kunde schickt eine Bestellung als PDF an Ihr Verkaufspostfach. Takta liest Artikelnummern, Mengen und Wunschtermin.
-
Abgleich
Die Positionen werden mit Ihren Stammdaten, Preisen und Beständen abgeglichen. Eine unbekannte Artikelnummer ist markiert.
-
Auftrag
Der Auftrag liegt im ERP. Ihr Innendienst klärt die markierte Position und gibt frei.
-
Bestätigung
Der Kunde erhält die Auftragsbestätigung mit Liefertermin.
-
Lieferant
Verschiebt ein Lieferant, wird der neue Termin aus seiner Auftragsbestätigung nachgeführt. Die Info an den Kunden liegt zur Freigabe bereit.
-
Zahlung
Nach der Lieferung wird der Zahlungseingang der Rechnung zugeordnet. Bleibt er aus, liegt die Erinnerung bereit.
Aus der Praxis
Beispiel: Würde ein Grosshandelsbetrieb mit 20 Mitarbeitenden Bestellerfassung, Auftragsbestätigungen und Lieferstatus-Anfragen über Takta laufen lassen, fielen pro Woche rund 15 Stunden Innendienst weg. Gerechnet mit rund CHF 53.– pro Stunde und 44 Arbeitswochen sind das rund CHF 35'000.– pro Jahr. Wir kennen die Abläufe aus der Praxis von Handelsbetrieben, in denen Einkaufsbestellungen aus PDFs und Offerten, die Kontrolle der Lieferantenbestände mit Abgleich der Lieferzeiten, WhatsApp-Verbindungen zu Lieferanten und Dashboards heute automatisch laufen. Ein Mensch gibt die wichtigen Schritte frei.
15 Std.
weniger Innendienst pro Woche (Beispiel)
CHF 35'000.–
Personalkosten pro Jahr, gerundet, gerechnet mit CHF 53.–/Std. (Beispiel)
36 %
einer Vollzeitstelle (Beispiel)
4
Abläufe, die in der Praxis heute automatisiert laufen
Häufige Fragen
Unser ERP ist älter oder stark angepasst. Geht das trotzdem?
Meistens ja. Takta verbindet sich über die Schnittstelle, über Importdateien oder EDI – je nachdem, was Ihr ERP anbietet. Wie die Verbindung bei Ihnen genau läuft, klären wir in der Analyse. Geht es nicht sauber, sagen wir Ihnen das offen.
Was passiert, wenn eine Bestellung unklar ist?
Dann wird nicht geraten. Unbekannte Artikelnummern, abweichende Preise oder fehlende Angaben markiert Takta, und Ihr Innendienst entscheidet. Klare Bestellungen laufen durch, unklare landen bei einem Menschen.
Mit grossen Kunden haben wir schon EDI. Braucht es Takta dann noch?
Für Ihre EDI-Kunden nicht. Takta übernimmt den Rest: die vielen Bestellungen per E-Mail, PDF und Excel von Kunden, die nie auf EDI umstellen werden. Beides landet am Ende im selben ERP.
Unsere Lieferanten schicken Preislisten in jedem Format.
Das ist der Normalfall. Takta liest Excel, CSV, PDF und E-Mails. Pro Lieferant legen wir einmal fest, welche Spalte was bedeutet. Danach laufen neue Listen automatisch ein, und Sie geben die Änderungen frei.
Bestellt oder bestätigt das System selbst?
Nicht ohne Ihre Freigabe. Bestellvorschläge, Kundeninfos zu neuen Lieferterminen und Mahnungen bereitet Takta vor, ein Mensch gibt frei. Für feste Abläufe können Sie das später lockern, wenn Sie das wollen.
Wie lange dauert die Einführung?
Ein erster Ablauf, meist die Bestellerfassung, ist typischerweise in drei bis vier Wochen eingerichtet, je nach ERP und Umfang. Ihr Aufwand: das Erstgespräch, ein Termin für die Analyse und einige echte Bestellungen als Testfälle. Weitere Abläufe folgen Schritt für Schritt.
Was kostet das?
Fester Preis, vorab vereinbart. Jeder Handelsbetrieb hat andere Kunden, Lieferanten und Systeme, darum gibt es keine Preisliste. Nach der Analyse erhalten Sie eine Offerte mit festem Preis – keine Abrechnung nach Stunden.
Wo liegen unsere Kunden- und Preisdaten?
Die Automatisierung läuft auf Servern in der Schweiz, die KI-Verarbeitung in der Schweiz oder der EU. Ihre Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag gehört dazu.
Wie viele Stunden tippt Ihr Innendienst ab?
Im kostenlosen Erstgespräch (30 Min.) gehen wir Ihren Weg von der Bestellung bis zur Zahlung durch und rechnen in Franken vor, was sich lohnt – und was nicht. Danach erhalten Sie einen festen Preis, vorab vereinbart.
- Kein Verkaufsdruck
- Per Video, Telefon oder vor Ort
- Deutsch oder Englisch