Pour les boutiques en ligne avec leur propre stock et leurs propres achats
Plus de commandes – sans plus de monde aux achats.
Takta vérifie les stocks des fournisseurs, tient les délais de livraison à jour et calcule les propositions de commande – pour Shopify, WooCommerce et Galaxus. Retours, rétrofacturations et rapprochement des paiements suivent la même cadence. Vous validez, le processus fait le reste : un travail pour lequel vous devriez sinon engager quelqu'un.
Rapport TaktaSem. 44Fait cette semaine
136 tâches
21 h économisées
- Rapprochements de stock35
- Propositions de commande6
- Demandes clients traitées74
- Délais mis à jour21
Exemple
Coût de la routine
Ce que la routine coûte à votre boutique
Exemple : une boutique en ligne de 8 personnes consacre environ 27 heures par semaine aux achats, à la gestion des stocks et aux éternelles mêmes questions de clients. Avec environ CHF 53.– de frais de personnel par heure (charges sociales comprises) et 44 semaines de travail, cela représente environ CHF 63'000.– par an – presque deux tiers d'un poste à plein temps. Au lieu d'engager quand le chiffre d'affaires augmente, c'est le processus qui grandit avec vous.
Calculer avec vos chiffres →| Tâche | h/semaine | Coût salarial/an |
|---|---|---|
| Vérifier les stocks des fournisseurs et tenir les délais de livraison à jour | 5 | CHF 11'700.– |
| Estimer les ventes et calculer les commandes | 4 | CHF 9'300.– |
| Retaper les offres et les confirmations de commande | 3 | CHF 7'000.– |
| Comparer les stocks entre boutique, Galaxus et entrepôt | 3 | CHF 7'000.– |
| Traiter les retours et les cas de garantie | 4 | CHF 9'300.– |
| Répondre aux « Où est mon colis ? » et aux questions sur les délais de livraison | 8 | CHF 18'700.– |
| Total routine | 27 | CHF 63'000.– |
≈ 64 % de poste – un travail pour lequel vous devriez sinon pourvoir un poste.
Exemple : CHF 53.– de coût salarial par heure (charges sociales incluses), 44 semaines de travail.
La différence
Même entreprise. Autre lundi.
Lundi sans Takta
- 07:30 – Trois listes de fournisseurs dans trois formats. Vous comparez à la main.
- 10:00 – Un best-seller est en rupture. La commande de réassort aurait dû partir la semaine passée.
- 13:00 – Vendu sur Galaxus ce qui n'est plus en stock.
- 16:00 – La boîte de réception déborde de « Où est mon colis ? ».
Lundi avec Takta
- 07:30 – Les stocks des fournisseurs sont comparés, les délais de livraison à jour dans la boutique.
- 10:00 – La proposition de commande est prête. Vous contrôlez et validez.
- 13:00 – Boutique, Galaxus et entrepôt affichent le même stock.
- 16:00 – Les questions sur les colis ont reçu une réponse basée sur les vraies données d'envoi, les cas particuliers attendent votre équipe.
Ce que Takta prend en charge
Votre back-office, en cadence.
Stocks des fournisseurs et délais de livraison
Takta compare chaque jour les stocks de vos fournisseurs avec votre boutique – à partir de flux, de listes Excel ou d'e-mails. Le délai de livraison par article s'adapte automatiquement, et les sources obsolètes sautent aux yeux tout de suite.
- Excel
Prévision des ventes par article
À partir de vos ventes, de la saison et des actions prévues naît une estimation compréhensible de ce qui se vendra ces prochaines semaines.
Propositions de commande par fournisseur
Takta calcule ce que vous devriez commander, et quand – en tenant compte des quantités minimales, des délais de livraison et de la marchandise déjà en route. Vous validez, et la commande part chez le fournisseur dans le bon format.
- Outlook
- Excel
PDF et WhatsApp des fournisseurs bien rangés
Offres, factures pro forma et confirmations de commande sont lues et comparées à votre commande ; les écarts de quantité, de prix ou de date de livraison sont signalés. Les messages WhatsApp des fournisseurs sont rattachés à la bonne commande.
- Outlook
Un seul stock pour la boutique, Galaxus et l'entrepôt
Stocks et délais de livraison restent synchronisés entre votre boutique, Galaxus et l'entrepôt. Ainsi, vous ne vendez rien qui ne soit plus disponible.
Commandes reçues par e-mail et en PDF
Les commandes de revendeurs et de clients professionnels qui arrivent par e-mail ou en PDF sont reconnues et créées comme commandes. Plus personne ne retape de positions.
- Outlook
Service client pour les questions courantes
« Où est mon colis ? » et les questions sur les délais de livraison : Takta y répond avec les vraies données de commande et d'envoi, en français et en allemand. Les cas particuliers vont à votre équipe.
- Gorgias
- Outlook
Retours & garantie
Chaque cas reçoit un numéro RMA. Photos et informations sont vérifiées, le défaut est classé selon vos catégories et la demande de garantie est adressée au fournisseur, y compris par WhatsApp. Le remplacement ou le remboursement suit après votre validation, et le client reçoit un message de suivi à chaque étape.
- Outlook
Les rétrofacturations sous contrôle
Lorsqu'un client ouvre une rétrofacturation (chargeback) chez Stripe, Payrexx ou PayPal, Takta rassemble les preuves : commande, suivi de l'envoi, preuve de livraison et échanges avec le client. Après votre validation, la réponse part dans les délais. Le taux de rétrofacturation par prestataire reste sous surveillance, avec une alerte avant qu'il ne devienne critique.
- Payrexx
Paiements & analyses
Que ce soit TWINT via votre prestataire de paiement, Stripe, Payrexx ou PayPal : chaque versement est ventilé en commandes, frais et remboursements, puis préparé pour la comptabilisation dans bexio ou Abacus. Un tableau de bord montre le chiffre d'affaires, les frais et la marge par canal.
- TWINT
Marketing WhatsApp
Les clients s'inscrivent explicitement à WhatsApp lors de la commande ou sur le site web. Takta met en place la plateforme officielle WhatsApp Business, crée des segments à partir de l'historique d'achat et envoie les campagnes après votre validation, ainsi que des messages automatiques comme « De nouveau en stock » ou des conseils d'entretien après l'achat. La désinscription est possible à tout moment.
Concrètement
Exemple en direct
Achats · Lundi 07:00 Exemple en direct Ventes par semaine · article « Salon de jardin » Réel Prévision
- Articles sous le stock minimal
- 14
- Prévision 6 semaines
- 312 pièces
- Délai fournisseur
- 18 jours
- Valeur de commande
- CHF 18'420.–
Commande envoyée au fournisseur A · confirmation AB-55821 reçue
- Ventes analysées
90 jours, tous les canaux : Shopify, Galaxus, B2B.
- Prévision établie
Saison et tendance par article, 6 semaines à l’avance.
- Stock minimal atteint
14 articles ne tiendront pas jusqu’à la prochaine livraison.
- Proposition de commande
Quantités selon délai, minimum de commande et budget.
- Validée & envoyée
Un clic. La commande part chez le fournisseur.
- Boutique à jour
Délais et stocks sur tous les canaux.
Retours, garantie et paiements
En cadence, aussi après la vente.
Garantie · Mardi Exemple en direct Chargebacks
Tous les chargebacks au même endroit.
Stripe, PayPal, Klarna, Payrexx : les litiges arrivent partout. Nous les regroupons avec le statut de livraison, le délai et le dossier client complet comme preuve – vous n’avez plus qu’à valider la réponse.
Chargebacks · Mardi Exemple Stripe Dispute #10377 · CHF 1'249.– Non reçu · ? PayPal Dispute #10412 · CHF 389.– Non conforme · ? 
Klarna Dispute #10455 · CHF 129.– Non reçu · ? Les litiges arrivent chez différents prestataires. Livré ? Délai ? Impossible à dire.
| Prestataire | Commande | Montant | Motif | Livré | Délai | Dossier |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Stripe | #10377 | CHF 1'249.– | Non reçu | ✓ 03.10. · signature | dans 3 jours | 14 entrées |
| PayPal | #10412 | CHF 389.– | Non conforme | ✓ livré 18.10. | dans 9 jours | 9 entrées |
| Klarna | #10455 | CHF 129.– | Non reçu | … en transit | dans 14 jours | 5 entrées |
| Payrexx | #10198 | CHF 2'190.– | Non autorisé | ✓ 12.09. · boîte aux lettres | dans 2 jours | 11 entrées |
| TWINT | #10466 | CHF 74.– | Débit double | ✓ livré 21.10. | dans 11 jours | 6 entrées |
- 28.09.Commande payée (Stripe)
- 29.09.Expédition, suivi envoyé à la cliente
- 03.10. 11:42Livré, signature disponible
- 05.10.E-mail de la cliente : « Bien reçu, merci. »
- 12.10.WhatsApp : question de montage, répondue
- 24.10.Litige ouvert : « marchandise non reçue »
Soumis · délai respecté
5
Litiges ouverts
2
Délai sous 7 jours
4 sur 5
Preuves complètes
Vue d’ensemble
Votre boutique en un coup d’œil.
Aperçu hebdo · sem. 44 Exemple Chaque lundi par e-mail Chiffre d'affaires
CHF 84'200
+6 %Commandes
1'184
+4 %Taux de retour
3,1 %
−0,4Taux de chargeback
0,18 %
okROAS publicité
4,2
+0,3Temps de réponse
9 min
−6Chiffre d'affaires par jour
Alertes
- Taux de retour « Aspirateur robot » au-dessus de 8 % – fournisseur informé
- Versement Stripe rapproché : CHF 12'480.– · frais CHF 312.–
- Couverture de stock « Salon de jardin » sous 14 jours
Déroulement
Voici comment se dérouleront désormais vos achats
-
Stock
Chaque matin, Takta compare votre stock avec ceux de vos fournisseurs – à partir de flux, de listes Excel ou d'e-mails.
-
Prévision
À partir de vos ventes, de la saison et des actions prévues naît une estimation des ventes par article.
-
Proposition
Takta calcule, par fournisseur, ce que vous devriez commander – en tenant compte des quantités minimales, du délai de livraison et de la marchandise déjà en route.
-
Validation
Vous contrôlez la proposition et validez. Sans votre validation, aucune commande ne part.
-
Commande
La commande part chez le fournisseur dans le format souhaité. La confirmation de commande est lue et comparée à votre commande.
-
Délai de livraison
Les nouvelles dates de livraison sont reportées automatiquement comme délai de livraison dans votre boutique et sur Galaxus.
Tiré de la pratique
Tiré de la pratique, pas de la théorie : ces processus tournent aujourd'hui chaque jour dans le commerce en ligne – aux achats, à l'entrepôt, au service client et pour les paiements. Ce sont exactement ces processus que nous mettons en place pour les boutiques suisses, adaptés à vos fournisseurs et à vos outils.
19
projets qui tournent aujourd'hui au quotidien
Chaque jour
en service – aux achats, à l'entrepôt et au service client
En direct
en démo sur cette page et dans « Réalisations »
Questions fréquentes
N'existe-t-il pas déjà des applications pour cela ?
Pour certains trajets, oui, par exemple entre Shopify et Galaxus. Ce qui manque le plus souvent, c'est le lien avec vos fournisseurs : listes de stock en Excel ou en PDF, confirmations de commande par e-mail, messages par WhatsApp. Takta relie tout cela à Shopify, WooCommerce, Galaxus et bexio – sans nouveau logiciel. Là où une application toute faite suffit, nous vous le disons.
Le système commande-t-il lui-même chez nos fournisseurs ?
Pas sans votre validation. Takta prépare la proposition de commande, vous contrôlez et validez. Ce n'est qu'ensuite que la commande part. Pour des règles de réapprovisionnement fixes, vous pourrez assouplir cela plus tard, si vous le souhaitez.
Quelle est la précision de la prévision des ventes ?
Aussi précise que vos données le permettent. La prévision s'appuie sur vos ventes, la saison et les actions prévues, et montre sur quoi elle repose. C'est une proposition, la décision vous revient. Pour les nouveaux articles sans historique de ventes, nous travaillons avec vos valeurs d'expérience.
Nos fournisseurs envoient leurs stocks en Excel, en PDF ou pas du tout.
C'est le cas normal. Takta lit les flux, les listes Excel, les PDF et les e-mails. Si un fournisseur ne communique pas ses stocks, nous travaillons avec les délais de livraison et les confirmations de commande. Si une source est obsolète, vous le voyez tout de suite.
L'IA répond-elle parfois mal aux questions des clients ?
Takta ne répond qu'avec les vraies données de votre boutique et du suivi des envois. Les réclamations, les cas particuliers et tout ce qui n'est pas clair vont à votre équipe. Au démarrage, vous pouvez valider chaque réponse au préalable.
Où se trouvent les données de nos clients ?
L'automatisation tourne sur des serveurs en Suisse, le traitement par IA a lieu en Suisse ou dans l'UE. Vos données ne servent pas à entraîner des modèles d'IA. Un contrat de sous-traitance des données fait partie de la prestation.
Combien ça coûte ?
Prix fixe, convenu à l'avance. Chaque boutique a d'autres fournisseurs et d'autres processus, c'est pourquoi il n'y a pas de liste de prix. Après l'analyse, vous recevez une offre à prix fixe – pas de facturation à l'heure.
Takta soumet-il les rétrofacturations de manière autonome ?
Par défaut, Takta rassemble les preuves et rédige la réponse, vous validez. Selon le prestataire, elle part directement via l'interface ou est prête sous forme de dossier à téléverser. Pour les cas sans ambiguïté, comme un envoi livré avec preuve de livraison, vous pouvez activer la soumission automatique. Tous les cas ne se gagnent pas, mais plus aucun délai n'expire sans réponse.
Avons-nous le droit d'envoyer de la publicité à nos clients par WhatsApp ?
Oui, s'ils y ont consenti au préalable. C'est ce qu'exigent la LCD et les règles de Meta. L'inscription mentionne votre boutique et WhatsApp comme canal, chaque message indique l'expéditeur, et la désinscription est possible à tout moment et gratuitement. Nous n'utilisons pas de listes de numéros achetées.
Combien de travail manuel se cache dans vos achats ?
Lors du premier entretien gratuit (30 min), nous examinons votre chaîne, du fournisseur jusqu'au client, et vous montrons en francs ce qui est rentable – et ce qui ne l'est pas. Vous recevez ensuite un prix fixe, convenu à l'avance.
- Aucune pression de vente
- Par vidéo, téléphone ou sur place
- Entretien en allemand ou en anglais