Für Sanitär-, Heizungs- und Elektrobetriebe
Feierabend statt Offerten am Küchentisch.
Takta übernimmt die Büroarbeit von der Anfrage bis zur Mahnung – Arbeit, für die Sie sonst eine Stelle besetzen müssten. Mit bexio, Outlook und WhatsApp, die Sie heute schon nutzen.
Takt-BerichtKW 44Diese Woche erledigt
76 Aufgaben
21 Std. gespart
- Anfragen beantwortet31
- Offerten vorbereitet9
- Rapporte → Rechnung24
- Bewertungen angefragt12
Beispiel
Kosten der Routine
Was Routine Ihren Betrieb kostet
Beispiel: Ein Sanitär- und Heizungsbetrieb mit 12 Mitarbeitenden verbringt rund 25 Stunden pro Woche mit Büroarbeit – oft abends und am Wochenende. Gerechnet mit rund CHF 53.– Lohnkosten pro Stunde (Sozialabgaben eingerechnet) und 44 Arbeitswochen sind das CHF 58'300.– pro Jahr, rund 60 Stellenprozent. Statt neu einzustellen, lassen Sie die Routine automatisch laufen.
Mit eigenen Zahlen rechnen →| Aufgabe | Std./Woche | Lohnkosten/Jahr |
|---|---|---|
| Offerten schreiben | 6 | CHF 14'000.– |
| Anfragen per Telefon, E-Mail und WhatsApp beantworten | 5 | CHF 11'700.– |
| Einsätze planen und Termine abstimmen | 4 | CHF 9'300.– |
| Rapporte abtippen und Rechnungen schreiben | 5 | CHF 11'700.– |
| Belege für die Buchhaltung erfassen | 3 | CHF 7'000.– |
| Zahlungen prüfen und mahnen | 2 | CHF 4'700.– |
| Total Routine | 25 | CHF 58'300.– |
≈ 60 Stellenprozent – Arbeit, für die Sie sonst eine Stelle besetzen müssten.
Beispiel: CHF 53.– Lohnkosten pro Stunde (inkl. Sozialabgaben), 44 Arbeitswochen.
Der Unterschied
Gleicher Betrieb. Anderer Montag.
Montag ohne Takta
- 07:10 – Drei WhatsApp-Anfragen, während Sie im Auto sitzen.
- 12:30 – Die Rapporte vom Freitag liegen noch im Servicewagen.
- 18:30 – Zwei Offerten warten auf den Abend.
- 21:00 – Die Mahnungen schieben Sie auf nächste Woche.
Montag mit Takta
- 07:10 – Die Anfragen sind beantwortet, Foto und Adresse liegen bei.
- 12:30 – Die Rapporte sind erfasst, die Rechnungen warten auf Ihre Freigabe.
- 16:00 – Zwei Offerten-Entwürfe sind bereit. Sie prüfen und senden.
- 17:30 – Feierabend. Die Zahlungserinnerungen sind verschickt.
Was Takta übernimmt
Ihr Backoffice, im Takt.
Anfragen beantwortet, auch am Abend
Anfragen per WhatsApp, E-Mail und Website-Formular landen an einem Ort und werden sofort beantwortet. Takta fragt nach Foto, Adresse und Dringlichkeit – auch wenn der Kunde in Mundart schreibt.
- Outlook
Offerten aus Ihren Vorlagen
Aus Anfrage, Fotos und Ihrer Preisliste entsteht ein Offerten-Entwurf im gewohnten Layout. Sie prüfen und senden, nach einigen Tagen fasst Takta freundlich nach.
- SORBA
- Word
Einsatzplanung ohne Hin und Her
Takta schlägt dem Kunden freie Termine vor, trägt den Einsatz im Kalender ein und erinnert am Vortag. Ihre Monteure sehen, wo sie wann sein müssen.
- Outlook
Rapport per Handy
Der Monteur schickt Fotos, Material und Stunden per WhatsApp, gerne auch als Sprachnachricht. Daraus entsteht ein sauberer Rapport – ohne neue App.
Rechnung am selben Tag
Aus dem Rapport wird noch am selben Tag eine QR-Rechnung in bexio oder Abacus – Sie geben frei. Bleibt die Zahlung aus, gehen Erinnerung und Mahnung in Ihrem Ton raus.
- eBill
Belege und Buchhaltung
Rechnungen von Grosshändlern und Lieferanten werden aus dem Postfach gelesen, vorkontiert und zur Freigabe bereitgelegt. Zahlungseingänge werden den offenen Rechnungen zugeordnet – das spart auch Ihrem Treuhänder Zeit.
Mehr Google-Bewertungen
Nach jedem abgeschlossenen Auftrag erhält der Kunde eine kurze Bitte um eine Bewertung. Für Ihre Antworten auf Bewertungen liegt jeweils ein Entwurf bereit.
- Google Unternehmensprofil
Website und lokale Anzeigen
Eine schlanke Website und Anzeigen in Ihrer Region bringen Anfragen, die direkt im selben Ablauf landen. Sie sehen, welche Anzeige welchen Auftrag gebracht hat.
- WordPress
- Google Ads
So sieht es aus
Live-Beispiel
Offerten · Mittwoch Beispiel live Ablauf
So läuft eine Anfrage bei Ihnen künftig
-
Anfrage
Am Abend schreibt eine Kundin per WhatsApp, der Boiler liefere kein warmes Wasser mehr. Takta antwortet sofort und fragt nach Foto und Adresse.
-
Offerte
Braucht es eine Offerte, liegt am Morgen ein Entwurf aus Ihren Vorlagen bereit. Sie prüfen, passen an und senden.
-
Einsatz
Die Kundin wählt einen freien Termin. Der Einsatz steht im Kalender, die Erinnerung ist geplant.
-
Rapport
Der Monteur schickt Fotos, Material und Stunden per WhatsApp. Takta erstellt daraus den Rapport.
-
Rechnung
Noch am selben Tag liegt die QR-Rechnung in bexio zur Freigabe bereit.
-
Zahlung
Der Zahlungseingang wird der Rechnung zugeordnet. Bleibt er aus, geht eine freundliche Erinnerung raus.
Aus der Praxis
Beispiel: Würde ein Sanitär- und Heizungsbetrieb mit 12 Mitarbeitenden Anfragen, Offerten-Entwürfe, Rapporte und Rechnungen über Takta laufen lassen, fielen pro Woche rund 12 Stunden Büroarbeit weg. Gerechnet mit rund CHF 53.– pro Stunde und 44 Arbeitswochen sind das rund CHF 28'000.– pro Jahr – und Rechnungen, die nicht mehr eine Woche liegen bleiben. Die Grundlage kennen wir aus der Praxis von Onlinebetrieben: Dort laufen Kundenanfragen, Reparaturfälle und die Abstimmung mit Lieferanten per WhatsApp automatisch, und ein Mensch gibt die wichtigen Schritte frei.
12 Std.
weniger Büroarbeit pro Woche (Beispiel)
CHF 28'000.–
Personalkosten pro Jahr, gerundet, gerechnet mit CHF 53.–/Std. (Beispiel)
29 %
einer Vollzeitstelle (Beispiel)
Am selben Tag
Rechnung nach dem Rapport (Beispiel)
Häufige Fragen
Meine Monteure wollen keine neue App. Geht das trotzdem?
Ja. Ihre Monteure schicken Fotos, Material und Stunden per WhatsApp – so wie heute schon. Takta macht daraus den Rapport. Eine neue App ist nicht nötig.
Wir arbeiten schon mit bexio oder SORBA. Braucht es eine neue Software?
Nein. Takta arbeitet mit der Software, die Sie haben. Offerten, Rechnungen und Belege landen dort, wo Sie sie heute schon suchen. Wie die Verbindung bei Ihnen genau läuft, klären wir in der Analyse.
Schickt die KI Offerten und Rechnungen selbst an Kunden?
Nur wenn Sie das wollen. Standardmässig bereitet Takta Offerten und Rechnungen vor, und Sie geben frei. Bei kritischen Schritten entscheidet immer ein Mensch.
Lohnt sich das für einen Betrieb mit acht oder zehn Leuten?
Gerade in kleineren Betrieben hängt die Büroarbeit an wenigen Personen – meistens an Ihnen. Im Erstgespräch rechnen wir in Franken vor, was die Routine heute kostet. Lohnt es sich nicht, sagen wir Ihnen das offen.
Wie lange dauert die Einführung?
Ein erster Ablauf ist in drei bis vier Wochen eingerichtet. Ihr Aufwand: das Erstgespräch, ein Termin für die Analyse und eine kurze Einführung für Ihr Team. Weitere Abläufe folgen Schritt für Schritt.
Was kostet das?
Fester Preis, vorab vereinbart. Jeder Betrieb arbeitet anders, darum gibt es keine Preisliste. Nach der Analyse erhalten Sie eine Offerte mit festem Preis – keine Abrechnung nach Stunden.
Wo liegen meine Kundendaten?
Die Automatisierung läuft auf Servern in der Schweiz, die KI-Verarbeitung in der Schweiz oder der EU. Ihre Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag gehört dazu.
Wie viele Abende kostet Sie das Büro?
Im kostenlosen Erstgespräch (30 Min.) gehen wir Ihren Ablauf von der Anfrage bis zur Zahlung durch und rechnen in Franken vor, was sich lohnt – und was nicht. Danach erhalten Sie einen festen Preis, vorab vereinbart.
- Kein Verkaufsdruck
- Per Video, Telefon oder vor Ort
- Deutsch oder Englisch