Pour le commerce de gros, le négoce technique et la distribution
Plus de commandes, sans plus de monde au service interne.
Takta saisit les commandes reçues par e-mail, en PDF et en Excel directement dans votre ERP, met à jour les dates de livraison et répond à « Est-ce en stock ? » avec des données réelles – un travail pour lequel vous devriez sinon engager quelqu'un. Avec bexio, Abacus, Odoo, SAP Business One ou Proffix, que vous utilisez déjà aujourd'hui.
Rapport TaktaSem. 44Fait cette semaine
187 tâches
21 h économisées
- Commandes saisies86
- Confirmations rapprochées41
- Demandes de statut traitées57
- Listes de prix mises à jour3
Exemple
Coût de la routine
Ce que la routine coûte à votre service interne
Exemple : une entreprise de commerce de gros de 20 personnes consacre, au service interne, environ 32 heures par semaine à retaper, mettre à jour et relancer. Avec environ CHF 53.– de frais de personnel par heure (charges sociales comprises) et 44 semaines de travail, cela représente environ CHF 74'600.– par an – un peu plus des trois quarts d'un poste à plein temps. Au lieu d'engager quand le volume augmente, c'est le processus qui grandit avec vous.
Calculer avec vos chiffres →| Tâche | h/semaine | Coût salarial/an |
|---|---|---|
| Retaper dans l'ERP les commandes reçues par e-mail, en PDF et en Excel | 10 | CHF 23'300.– |
| Mettre à jour les confirmations de commande et les dates de livraison des fournisseurs | 4 | CHF 9'300.– |
| Contrôler les stocks et calculer les propositions de commande | 4 | CHF 9'300.– |
| Intégrer les listes de prix et les données articles des fournisseurs | 3 | CHF 7'000.– |
| Établir des offres pour les clients | 3 | CHF 7'000.– |
| Répondre à « Statut de livraison ? » et « Est-ce en stock ? » | 6 | CHF 14'000.– |
| Contrôler les postes ouverts et envoyer les rappels | 2 | CHF 4'700.– |
| Total routine | 32 | CHF 74'600.– |
≈ 76 % de poste – un travail pour lequel vous devriez sinon pourvoir un poste.
Exemple : CHF 53.– de coût salarial par heure (charges sociales incluses), 44 semaines de travail.
La différence
Même entreprise. Autre lundi.
Lundi sans Takta
- 07:30 – Douze commandes dans la boîte de réception, en PDF, en Excel et en texte libre. Le service interne retape.
- 10:00 – Le service externe appelle : « L'article X est-il en stock ? » Quelqu'un cherche dans l'ERP.
- 13:30 – Un fournisseur repousse la date de livraison par e-mail. Le client ne l'apprend que lorsqu'il relance.
- 17:00 – La nouvelle liste de prix d'un fournisseur attend depuis une semaine dans la boîte de réception, sans avoir été ouverte.
Lundi avec Takta
- 07:30 – Les commandes sont saisies dans l'ERP. Deux positions peu claires attendent votre équipe.
- 10:00 – Le service externe demande par WhatsApp et reçoit le stock et la date de livraison tirés de l'ERP.
- 13:30 – La nouvelle date de livraison est mise à jour, l'information au client attend votre validation.
- 17:00 – Les nouveaux prix d'achat sont intégrés. Vous voyez d'un coup d'œil ce qui change.
Ce que Takta prend en charge
Votre back-office, en cadence.
Commandes par e-mail, PDF et Excel
Les commandes clients arrivent par e-mail, en PDF ou sous forme de liste Excel. Takta lit les numéros d'article, les quantités et les dates souhaitées, les compare à vos données de base et crée la commande dans l'ERP. Les positions peu claires sont signalées – votre service interne ne traite plus que celles-ci.
- Outlook
- EDI
Confirmations de commande et dates de livraison
Les confirmations de commande de vos fournisseurs sont lues et comparées à votre commande. Les écarts de quantité, de prix ou de date sont signalés, les nouvelles dates de livraison arrivent dans l'ERP, et les clients concernés sont informés à temps.
- Outlook
- SAP Business One
Stock et propositions de commande
Takta compare les stocks entre l'ERP, l'entrepôt et la boutique en ligne et calcule des propositions de commande par fournisseur – en tenant compte des quantités minimales, des délais de livraison et de la marchandise déjà en route. Vous contrôlez et validez.
- Proffix
Listes de prix et données articles à jour
Les nouvelles listes de prix et données articles de vos fournisseurs sont lues, comparées à votre fichier articles et préparées sous forme de liste des modifications. Vous voyez quels prix d'achat augmentent avant que la marge n'en souffre.
- Excel
Des offres pour vos clients
À partir d'une demande par e-mail naît un projet d'offre avec vos prix, les rabais clients et les délais de livraison actuels. Vous contrôlez et envoyez ; quelques jours plus tard, Takta relance aimablement.
- SAP Business One
- Outlook
Débiteurs et rappels
Les paiements reçus sont attribués aux factures ouvertes. Si un paiement se fait attendre, le rappel est prêt, dans votre ton. Pour les clients importants, vous décidez s'il part, et quand.
- Proffix
Des réponses pour les clients et le service externe
« Statut de livraison ? », « L'article X est-il en stock ? », « Quand arrive la marchandise ? » : Takta répond par e-mail ou par WhatsApp avec des données réelles de l'ERP et de l'entrepôt. Les cas particuliers vont à votre service interne, avec toutes les informations.
- Outlook
- Microsoft Teams
Tableaux de bord du chiffre d'affaires et de la marge
Chiffre d'affaires, marge, commandes ouvertes et fiabilité des livraisons par fournisseur d'un coup d'œil, actualisés chaque jour depuis votre ERP. Sans export Excel en fin de mois.
- Excel
Concrètement
Exemple en direct
Service interne · Lundi Exemple en direct Déroulement
Voici comment se déroulera désormais une commande chez vous
-
Commande
Un client envoie une commande en PDF à votre boîte de vente. Takta lit les numéros d'article, les quantités et la date souhaitée.
-
Contrôle
Les positions sont comparées à vos données de base, à vos prix et à vos stocks. Un numéro d'article inconnu est signalé.
-
Saisie
La commande est dans l'ERP. Votre service interne clarifie la position signalée et valide.
-
Confirmation
Le client reçoit la confirmation de commande avec la date de livraison.
-
Fournisseur
Si un fournisseur repousse la livraison, la nouvelle date est reprise de sa confirmation de commande. L'information au client attend votre validation.
-
Paiement
Après la livraison, le paiement reçu est attribué à la facture. S'il se fait attendre, le rappel est prêt.
Tiré de la pratique
Exemple : si une entreprise de commerce de gros de 20 personnes confiait à Takta la saisie des commandes, les confirmations de commande et les demandes de statut de livraison, elle économiserait environ 15 heures de service interne par semaine. Avec environ CHF 53.– par heure et 44 semaines de travail, cela représente environ CHF 35'000.– par an. Nous connaissons ces processus par la pratique d'entreprises commerciales dans lesquelles tournent aujourd'hui automatiquement les commandes d'achat à partir de PDF et d'offres, le contrôle des stocks fournisseurs avec mise à jour des délais de livraison, des liaisons WhatsApp avec les fournisseurs et des tableaux de bord. Une personne valide les étapes importantes.
15 h
de service interne en moins par semaine (exemple)
CHF 35'000.–
de frais de personnel par an, arrondis, calculés à CHF 53.–/h (exemple)
36 %
d'un poste à plein temps (exemple)
4
processus qui tournent aujourd'hui automatiquement dans la pratique
Questions fréquentes
Notre ERP est ancien ou très personnalisé. Est-ce possible quand même ?
La plupart du temps, oui. Takta se connecte via l'interface, des fichiers d'import ou l'EDI – selon ce que propose votre ERP. Nous clarifions lors de l'analyse comment la connexion fonctionne précisément chez vous. Si cela ne fonctionne pas proprement, nous vous le disons franchement.
Que se passe-t-il si une commande n'est pas claire ?
Rien n'est deviné. Takta signale les numéros d'article inconnus, les prix divergents ou les informations manquantes, et votre service interne décide. Les commandes claires passent, les autres arrivent chez une personne.
Nous avons déjà l'EDI avec nos grands clients. Takta est-il encore utile ?
Pas pour vos clients EDI. Takta s'occupe du reste : les nombreuses commandes par e-mail, en PDF et en Excel de clients qui ne passeront jamais à l'EDI. Au final, tout arrive dans le même ERP.
Nos fournisseurs envoient leurs listes de prix dans tous les formats.
C'est le cas normal. Takta lit Excel, CSV, PDF et e-mails. Pour chaque fournisseur, nous définissons une fois quelle colonne signifie quoi. Ensuite, les nouvelles listes arrivent automatiquement, et vous validez les modifications.
Le système commande-t-il ou confirme-t-il de lui-même ?
Pas sans votre validation. Takta prépare les propositions de commande, les informations aux clients sur les nouvelles dates de livraison et les rappels ; une personne valide. Pour des processus bien établis, vous pourrez assouplir cela plus tard si vous le souhaitez.
Combien de temps dure l'introduction ?
Un premier processus, le plus souvent la saisie des commandes, est généralement opérationnel en trois à quatre semaines, selon l'ERP et l'ampleur du projet. Ce que cela vous demande : le premier entretien, un rendez-vous pour l'analyse et quelques vraies commandes comme cas de test. Les autres processus suivent pas à pas.
Combien ça coûte ?
Prix fixe, convenu à l'avance. Chaque entreprise de négoce a d'autres clients, fournisseurs et systèmes, c'est pourquoi il n'y a pas de liste de prix. Après l'analyse, vous recevez une offre à prix fixe – pas de facturation à l'heure.
Où se trouvent nos données clients et nos prix ?
L'automatisation tourne sur des serveurs en Suisse, le traitement par IA a lieu en Suisse ou dans l'UE. Vos données ne servent pas à entraîner des modèles d'IA. Un contrat de sous-traitance des données fait partie de la prestation.
Combien d'heures votre service interne passe-t-il à retaper ?
Lors du premier entretien gratuit (30 min), nous passons en revue votre processus, de la commande jusqu'au paiement, et vous montrons en francs ce qui est rentable – et ce qui ne l'est pas. Vous recevez ensuite un prix fixe, convenu à l'avance.
- Aucune pression de vente
- Par vidéo, téléphone ou sur place
- Entretien en allemand ou en anglais