Voor groothandel, technische handel en distributie
Meer orders, zonder grotere binnendienst.
Takta zet bestellingen uit e-mail, pdf en Excel direct in uw ERP, houdt leverdata bij en beantwoordt “Is dit op voorraad?” met echte gegevens – werk waarvoor u anders iemand zou moeten aannemen. Met bexio, Abacus, Odoo, SAP Business One of Proffix, die u nu al gebruikt.
Takt-rapportWeek 44Deze week afgehandeld
187 taken
21 uur bespaard
- Bestellingen verwerkt86
- Orderbevestigingen gematcht41
- Statusvragen beantwoord57
- Prijslijsten bijgewerkt3
Voorbeeld
Kosten van de routine
Wat routine uw binnendienst kost
Voorbeeld: een groothandel met 20 medewerkers besteedt op de binnendienst zo'n 32 uur per week aan overtypen, bijwerken en navragen. Gerekend met zo'n CHF 53.– loonkosten per uur (werkgeverslasten meegerekend) en 44 werkweken is dat ongeveer CHF 74'600.– per jaar – ruim drie kwart van een fulltime functie (fte). In plaats van nieuw personeel aan te nemen als het volume groeit, groeit het proces mee.
Met eigen cijfers rekenen →| Taak | Uur/week | Loonkosten/jaar |
|---|---|---|
| Bestellingen uit e-mail, pdf en Excel overtypen in het ERP | 10 | CHF 23'300.– |
| Orderbevestigingen en leverdata van leveranciers bijwerken | 4 | CHF 9'300.– |
| Voorraden controleren en bestelvoorstellen uitrekenen | 4 | CHF 9'300.– |
| Prijslijsten en artikeldata van leveranciers invoeren | 3 | CHF 7'000.– |
| Offertes voor klanten maken | 3 | CHF 7'000.– |
| “Leverstatus?” en “Is dit op voorraad?” beantwoorden | 6 | CHF 14'000.– |
| Openstaande posten controleren en aanmanen | 2 | CHF 4'700.– |
| Totaal routine | 32 | CHF 74'600.– |
≈ 76 % van een fte – werk waarvoor u anders iemand zou moeten aannemen.
Voorbeeld: CHF 53.– loonkosten per uur (incl. werkgeverslasten), 44 werkweken.
Het verschil
Zelfde bedrijf. Andere maandag.
Maandag zonder Takta
- 07:30 – Twaalf bestellingen in de inbox, als pdf, Excel en losse tekst. De binnendienst typt over.
- 10:00 – De buitendienst belt: “Is artikel X op voorraad?” Iemand zoekt het op in het ERP.
- 13:30 – Een leverancier schuift de leverdatum per mail op. De klant hoort het pas als hij zelf navraagt.
- 17:00 – De nieuwe prijslijst van een leverancier staat al een week ongeopend in de inbox.
Maandag met Takta
- 07:30 – De bestellingen staan als order in het ERP. Twee onduidelijke regels wachten op uw team.
- 10:00 – De buitendienst vraagt het via WhatsApp en krijgt voorraad en leverdatum uit het ERP.
- 13:30 – De nieuwe leverdatum is bijgewerkt, het bericht aan de klant wacht op uw akkoord.
- 17:00 – De nieuwe inkoopprijzen zijn ingelezen. U ziet in één oogopslag wat er verandert.
Wat Takta overneemt
Uw backoffice, in de maat.
Bestellingen uit mail, pdf en Excel
Klantbestellingen komen binnen als e-mail, pdf of Excel-lijst. Takta leest artikelnummers, aantallen en gewenste leverdata, vergelijkt ze met uw stamgegevens en maakt de order aan in het ERP. Onduidelijke regels worden gemarkeerd – uw binnendienst handelt alleen die nog af.
- Outlook
- EDI
Orderbevestigingen en leverdata
Orderbevestigingen van uw leveranciers worden gelezen en vergeleken met uw bestelling. Afwijkingen in aantal, prijs of datum worden gemarkeerd, nieuwe leverdata komen in het ERP, en betrokken klanten horen het op tijd.
- Outlook
- SAP Business One
Voorraad en bestelvoorstellen
Takta stemt voorraden af tussen ERP, magazijn en webshop en rekent bestelvoorstellen per leverancier uit – met minimale afnamehoeveelheden, levertijden en goederen die al onderweg zijn. U controleert en geeft akkoord.
- Proffix
Prijslijsten en artikeldata actueel
Nieuwe prijslijsten en artikeldata van uw leveranciers worden ingelezen, vergeleken met uw artikelbestand en klaargezet als wijzigingslijst. U ziet welke inkoopprijzen stijgen voordat de marge eronder lijdt.
- Excel
Offertes voor uw klanten
Uit een aanvraag per mail ontstaat een conceptofferte met uw prijzen, klantkortingen en actuele levertijden. U controleert en verstuurt, na een paar dagen volgt Takta vriendelijk op.
- SAP Business One
- Outlook
Debiteuren en aanmaningen
Ontvangen betalingen worden aan de openstaande facturen toegewezen. Blijft een betaling uit, dan staat de herinnering in uw toon klaar. Bij belangrijke klanten beslist u of en wanneer die verstuurd wordt.
- Proffix
Antwoorden voor klanten en buitendienst
“Leverstatus?”, “Is artikel X op voorraad?”, “Wanneer komen de goederen?”: Takta antwoordt per e-mail of WhatsApp met echte gegevens uit ERP en magazijn. Bijzondere gevallen gaan met alle gegevens naar uw binnendienst.
- Outlook
- Microsoft Teams
Dashboards voor omzet en marge
Omzet, marge, openstaande orders en leverbetrouwbaarheid per leverancier in één oogopslag, dagelijks bijgewerkt vanuit uw ERP. Zonder Excel-export aan het eind van de maand.
- Excel
Zo ziet het eruit
Live-voorbeeld
Binnendienst · maandag Voorbeeld live Verloop
Zo verloopt een bestelling bij u straks
-
Bestelling
Een klant stuurt een bestelling als pdf naar uw verkoopmailbox. Takta leest artikelnummers, aantallen en de gewenste leverdatum.
-
Controle
De regels worden vergeleken met uw stamgegevens, prijzen en voorraden. Een onbekend artikelnummer wordt gemarkeerd.
-
Order
De order staat in het ERP. Uw binnendienst lost de gemarkeerde regel op en geeft akkoord.
-
Bevestiging
De klant krijgt de orderbevestiging met leverdatum.
-
Leverancier
Schuift een leverancier op, dan wordt de nieuwe datum uit zijn orderbevestiging overgenomen. Het bericht aan de klant wacht op uw akkoord.
-
Betaling
Na de levering wordt de ontvangen betaling aan de factuur toegewezen. Blijft die uit, dan staat de herinnering klaar.
Uit de praktijk
Voorbeeld: als een groothandel met 20 medewerkers het vastleggen van bestellingen, orderbevestigingen en vragen naar de leverstatus via Takta zou laten lopen, viel er per week zo'n 15 uur binnendienstwerk weg. Gerekend met zo'n CHF 53.– per uur en 44 werkweken is dat ongeveer CHF 35'000.– per jaar. We kennen de processen uit de praktijk van handelsbedrijven waar inkooporders uit pdf's en offertes, de controle van leveranciersvoorraden met afstemming van de levertijden, WhatsApp-koppelingen met leveranciers en dashboards nu automatisch lopen. Een mens geeft akkoord voor de belangrijke stappen.
15 uur
minder binnendienstwerk per week (voorbeeld)
CHF 35'000.–
personeelskosten per jaar, afgerond, gerekend met CHF 53.–/uur (voorbeeld)
36 %
van een fulltime functie (voorbeeld)
4
processen die vandaag in de praktijk geautomatiseerd draaien
Veelgestelde vragen
Ons ERP is ouder of sterk aangepast. Kan het toch?
Meestal wel. Takta koppelt via een API, importbestanden of EDI – afhankelijk van wat uw ERP biedt. Hoe de koppeling bij u precies loopt, bespreken we in de analyse. Lukt het niet netjes, dan zeggen we u dat eerlijk.
Wat gebeurt er als een bestelling onduidelijk is?
Dan wordt er niet gegokt. Onbekende artikelnummers, afwijkende prijzen of ontbrekende gegevens markeert Takta, en uw binnendienst beslist. Duidelijke bestellingen lopen door, onduidelijke komen bij een mens terecht.
Met grote klanten werken we al met EDI. Is Takta dan nog nodig?
Voor uw EDI-klanten niet. Takta neemt de rest over: de vele bestellingen per e-mail, pdf en Excel van klanten die nooit op EDI overstappen. Alles komt uiteindelijk in hetzelfde ERP terecht.
Onze leveranciers sturen prijslijsten in elk formaat.
Dat is de normale situatie. Takta leest Excel, CSV, pdf en e-mails. Per leverancier leggen we één keer vast welke kolom wat betekent. Daarna lopen nieuwe lijsten automatisch binnen, en u geeft akkoord voor de wijzigingen.
Bestelt of bevestigt het systeem zelf?
Niet zonder uw akkoord. Bestelvoorstellen, berichten aan klanten over nieuwe leverdata en aanmaningen bereidt Takta voor, een mens geeft akkoord. Voor vaste processen kunt u dat later versoepelen, als u dat wilt.
Hoe lang duurt de invoering?
Een eerste proces, meestal het vastleggen van bestellingen, is doorgaans in drie tot vier weken ingericht, afhankelijk van ERP en omvang. Uw inzet: het kennismakingsgesprek, één afspraak voor de analyse en een paar echte bestellingen als testgevallen. Verdere processen volgen stap voor stap.
Wat kost het?
Vaste prijs, vooraf afgesproken. Elk handelsbedrijf heeft andere klanten, leveranciers en systemen, daarom is er geen prijslijst. Na de analyse krijgt u een offerte met een vaste prijs – geen afrekening per uur.
Waar staan onze klant- en prijsgegevens?
De automatisering draait op servers in Zwitserland, de AI-verwerking gebeurt in Zwitserland of de EU. Uw data worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen. Een verwerkersovereenkomst hoort erbij.
Hoeveel uur typt uw binnendienst over?
In het kosteloze kennismakingsgesprek (30 min.) lopen we uw proces van bestelling tot betaling door en rekenen we in franken voor wat loont – en wat niet. Daarna krijgt u een vaste prijs, vooraf afgesproken.
- Geen verkoopdruk
- Via video, telefoon of op locatie
- Duits, Engels of Nederlands