Voor bedrijven in sanitair, verwarming en elektra
Vrije avonden in plaats van offertes aan de keukentafel.
Takta neemt het kantoorwerk over van aanvraag tot aanmaning – werk waarvoor u anders iemand zou moeten aannemen. Met bexio, Outlook en WhatsApp, die u nu al gebruikt.
Takt-rapportWeek 44Deze week afgehandeld
76 taken
21 uur bespaard
- Aanvragen beantwoord31
- Offertes klaargezet9
- Werkbonnen → factuur24
- Reviews aangevraagd12
Voorbeeld
Kosten van de routine
Wat routine uw bedrijf kost
Voorbeeld: een sanitair- en verwarmingsbedrijf met 12 medewerkers besteedt zo'n 25 uur per week aan kantoorwerk – vaak 's avonds en in het weekend. Gerekend met zo'n CHF 53.– loonkosten per uur (werkgeverslasten meegerekend) en 44 werkweken is dat CHF 58'300.– per jaar, ongeveer 60% van een fte. In plaats van nieuw personeel aan te nemen, laat u de routine automatisch lopen.
Met eigen cijfers rekenen →| Taak | Uur/week | Loonkosten/jaar |
|---|---|---|
| Offertes schrijven | 6 | CHF 14'000.– |
| Aanvragen per telefoon, e-mail en WhatsApp beantwoorden | 5 | CHF 11'700.– |
| Klussen plannen en afspraken afstemmen | 4 | CHF 9'300.– |
| Werkbonnen overtypen en facturen schrijven | 5 | CHF 11'700.– |
| Bonnen vastleggen voor de boekhouding | 3 | CHF 7'000.– |
| Betalingen controleren en aanmanen | 2 | CHF 4'700.– |
| Totaal routine | 25 | CHF 58'300.– |
≈ 60 % van een fte – werk waarvoor u anders iemand zou moeten aannemen.
Voorbeeld: CHF 53.– loonkosten per uur (incl. werkgeverslasten), 44 werkweken.
Het verschil
Zelfde bedrijf. Andere maandag.
Maandag zonder Takta
- 07:10 – Drie WhatsApp-aanvragen terwijl u in de auto zit.
- 12:30 – De werkbonnen van vrijdag liggen nog in de servicebus.
- 18:30 – Twee offertes wachten op de avond.
- 21:00 – De aanmaningen schuift u door naar volgende week.
Maandag met Takta
- 07:10 – De aanvragen zijn beantwoord, foto en adres zitten erbij.
- 12:30 – De werkbonnen zijn vastgelegd, de facturen wachten op uw akkoord.
- 16:00 – Twee conceptoffertes staan klaar. U controleert en verstuurt.
- 17:30 – Klaar voor vandaag. De betalingsherinneringen zijn verstuurd.
Wat Takta overneemt
Uw backoffice, in de maat.
Aanvragen beantwoord, ook 's avonds
Aanvragen via WhatsApp, e-mail en websiteformulier komen op één plek binnen en worden direct beantwoord. Takta vraagt om een foto, adres en urgentie – ook als de klant in Zwitsers-Duits dialect (Mundart) schrijft.
- Outlook
Offertes uit uw sjablonen
Uit de aanvraag, foto's en uw prijslijst ontstaat een conceptofferte in de vertrouwde opmaak. U controleert en verstuurt, na een paar dagen volgt Takta vriendelijk op.
- SORBA
- Word
Klusplanning zonder heen-en-weer
Takta stelt de klant vrije tijdsloten voor, zet de klus in de agenda en stuurt de dag ervoor een herinnering. Uw monteurs zien waar ze wanneer moeten zijn.
- Outlook
Werkbon via de telefoon
De monteur stuurt foto's, materiaal en uren via WhatsApp, ook graag als spraakbericht. Daaruit ontstaat een nette werkbon – zonder nieuwe app.
Factuur op dezelfde dag
Van de werkbon wordt nog dezelfde dag een QR-factuur in bexio of Abacus gemaakt – u geeft akkoord. Blijft de betaling uit, dan gaan herinnering en aanmaning in uw toon de deur uit.
- eBill
Bonnen en boekhouding
Facturen van groothandels en leveranciers worden uit de inbox gelezen, voorgecodeerd en klaargezet voor akkoord. Ontvangen betalingen worden aan de openstaande facturen toegewezen – dat scheelt ook uw Treuhänder (boekhouder) tijd.
Meer Google-reviews
Na elke afgeronde opdracht krijgt de klant een kort verzoek om een review. Voor uw antwoorden op reviews staat telkens een concept klaar.
- Google Unternehmensprofil
Website en lokale advertenties
Een eenvoudige website en advertenties in uw regio leveren aanvragen op die direct in hetzelfde proces terechtkomen. U ziet welke advertentie welke opdracht heeft opgeleverd.
- WordPress
- Google Ads
Zo ziet het eruit
Live-voorbeeld
Offertes · woensdag Voorbeeld live Verloop
Zo verloopt een aanvraag bij u straks
-
Aanvraag
's Avonds schrijft een klant via WhatsApp dat de boiler geen warm water meer geeft. Takta antwoordt direct en vraagt om een foto en het adres.
-
Offerte
Is er een offerte nodig, dan staat er 's ochtends een concept uit uw sjablonen klaar. U controleert, past aan en verstuurt.
-
Klus
De klant kiest een vrij tijdslot. De klus staat in de agenda, de herinnering is ingepland.
-
Werkbon
De monteur stuurt foto's, materiaal en uren via WhatsApp. Takta maakt daar de werkbon van.
-
Factuur
Nog dezelfde dag staat de QR-factuur in bexio klaar voor akkoord.
-
Betaling
De ontvangen betaling wordt aan de factuur toegewezen. Blijft die uit, dan gaat er een vriendelijke herinnering de deur uit.
Uit de praktijk
Voorbeeld: als een sanitair- en verwarmingsbedrijf met 12 medewerkers aanvragen, conceptoffertes, werkbonnen en facturen via Takta zou laten lopen, viel er per week zo'n 12 uur kantoorwerk weg. Gerekend met zo'n CHF 53.– per uur en 44 werkweken is dat ongeveer CHF 28'000.– per jaar – en facturen die niet meer een week blijven liggen. De basis kennen we uit de praktijk van de onlinehandel: daar lopen klantvragen, reparatiegevallen en de afstemming met leveranciers via WhatsApp automatisch, en een mens geeft akkoord voor de belangrijke stappen.
12 uur
minder kantoorwerk per week (voorbeeld)
CHF 28'000.–
personeelskosten per jaar, afgerond, gerekend met CHF 53.–/uur (voorbeeld)
29 %
van een fulltime functie (voorbeeld)
Dezelfde dag
factuur na de werkbon (voorbeeld)
Veelgestelde vragen
Mijn monteurs willen geen nieuwe app. Kan het toch?
Ja. Uw monteurs sturen foto's, materiaal en uren via WhatsApp – zoals ze nu al doen. Takta maakt daar de werkbon van. Een nieuwe app is niet nodig.
We werken al met bexio of SORBA. Is er nieuwe software nodig?
Nee. Takta werkt met de software die u heeft. Offertes, facturen en bonnen komen terecht waar u ze nu al zoekt. Hoe de koppeling bij u precies loopt, bespreken we in de analyse.
Stuurt de AI offertes en facturen zelf naar klanten?
Alleen als u dat wilt. Standaard bereidt Takta offertes en facturen voor, en u geeft akkoord. Bij kritieke stappen beslist altijd een mens.
Loont dit voor een bedrijf met acht of tien mensen?
Juist in kleinere bedrijven hangt het kantoorwerk aan een paar personen – meestal aan u. In het kennismakingsgesprek rekenen we in franken voor wat de routine nu kost. Loont het niet, dan zeggen we u dat eerlijk.
Hoe lang duurt de invoering?
Een eerste proces is in drie tot vier weken ingericht. Uw inzet: het kennismakingsgesprek, één afspraak voor de analyse en een korte introductie voor uw team. Verdere processen volgen stap voor stap.
Wat kost het?
Vaste prijs, vooraf afgesproken. Elk bedrijf werkt anders, daarom is er geen prijslijst. Na de analyse krijgt u een offerte met een vaste prijs – geen afrekening per uur.
Waar staan mijn klantgegevens?
De automatisering draait op servers in Zwitserland, de AI-verwerking gebeurt in Zwitserland of de EU. Uw data worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen. Een verwerkersovereenkomst hoort erbij.
Hoeveel avonden kost het kantoor u?
In het kosteloze kennismakingsgesprek (30 min.) lopen we uw proces van aanvraag tot betaling door en rekenen we in franken voor wat loont – en wat niet. Daarna krijgt u een vaste prijs, vooraf afgesproken.
- Geen verkoopdruk
- Via video, telefoon of op locatie
- Duits, Engels of Nederlands