Voor vastgoedbeheerders en beheerkantoren
Uw beheerders beheren panden – geen inboxen.
Takta legt schademeldingen vast, beantwoordt routinevragen van huurders en schakelt vakmensen in – met uw bestaande beheersoftware. Zo wordt werk afgehandeld waarvoor u anders iemand zou moeten aannemen, en beslist uw team alleen nog bij de uitzonderingen.
Takt-rapportWeek 44Deze week afgehandeld
113 taken
21 uur bespaard
- Huurdersvragen beantwoord52
- Schademeldingen vastgelegd14
- Vakmensen ingeschakeld11
- Facturen geboekt36
Voorbeeld
Kosten van de routine
Wat routine uw beheerkantoor kost
Voorbeeld: een beheerkantoor met 10 medewerkers en zo'n 1'500 huurobjecten besteedt elke week ongeveer 31 uur aan routine. Gerekend met zo'n CHF 53.– loonkosten per uur (werkgeverslasten meegerekend) en 44 werkweken is dat ongeveer CHF 72'300.– per jaar – bijna drie kwart van een fulltime functie (fte), alleen voor processen die zich elke week herhalen. In plaats van nieuw personeel aan te nemen, laat u deze routine automatisch lopen.
Met eigen cijfers rekenen →| Taak | Uur/week | Loonkosten/jaar |
|---|---|---|
| Vragen van huurders beantwoorden (sleutels, wasruimte, servicekosten) | 10 | CHF 23'300.– |
| Schademeldingen vastleggen en navragen | 6 | CHF 14'000.– |
| Vakmensen inschakelen en opvolgen | 5 | CHF 11'700.– |
| Facturen van vakmensen en crediteuren toewijzen | 4 | CHF 9'300.– |
| Eigenaren informeren | 3 | CHF 7'000.– |
| Opleveringen en bezichtigingen coördineren | 3 | CHF 7'000.– |
| Totaal routine | 31 | CHF 72'300.– |
≈ 74 % van een fte – werk waarvoor u anders iemand zou moeten aannemen.
Voorbeeld: CHF 53.– loonkosten per uur (incl. werkgeverslasten), 44 werkweken.
Het verschil
Zelfde bedrijf. Andere maandag.
Maandag zonder Takta
- 08:00 – De inbox zit vol. De helft zijn dezelfde vragen als vorige week.
- 09:30 – Een schademelding zonder foto en zonder woningnummer. U belt terug.
- 11:00 – De loodgieter heeft nog niets laten horen. U belt hem na.
- 16:45 – De eigenaar vraagt naar de stand van zaken. U zoekt alles bij elkaar.
Maandag met Takta
- 08:00 – Routinevragen zijn beantwoord, al het andere is gesorteerd en toegewezen.
- 09:30 – De schademelding kwam binnen met foto, woningnummer en urgentie.
- 11:00 – De loodgieter heeft de afspraak bevestigd, de huurder is geïnformeerd.
- 16:45 – Het eigenaarsrapport staat klaar. U controleert en verstuurt.
Wat Takta overneemt
Uw backoffice, in de maat.
Een huurdersinbox die zichzelf sorteert
Aanvragen per e-mail worden herkend, aan het juiste pand gekoppeld en naar de verantwoordelijke persoon gestuurd. Voor standaardvragen staat een antwoord klaar – desgewenst gaat het direct de deur uit.
- Outlook
- Microsoft 365
Schademeldingen met foto en urgentie
Huurders melden schade via formulier, e-mail of WhatsApp, ook in Zwitsers-Duits dialect (Mundart). Takta vraagt om een foto, het woningnummer en de bereikbaarheid en legt het dossier volledig aan.
- Outlook
- ImmoTop2
- Rimo R5
Vakmensen inschakelen en opvolgen
De juiste vakman krijgt de opdracht met foto's, adres en contactgegevens van de huurder. Blijft een reactie uit, dan volgt Takta op – u hoort alleen van de gevallen die blijven hangen.
- Outlook
Huurders op de hoogte
Huurders krijgen automatisch een bevestiging en de stand van zaken: melding vastgelegd, vakman ingeschakeld, afspraak vastgezet. Dat bespaart uw team de telefoontjes met de vraag “Hoe staat het ervoor?”.
- Outlook
Facturen van vakmensen en crediteuren toegewezen
QR-facturen worden gelezen, aan het pand en de rekening toegewezen en vergeleken met de opdracht. U geeft akkoord voordat er iets wordt geboekt of betaald.
- GARAIO REM
- Fairwalter
Opleveringen en bezichtigingen gecoördineerd
Afspraken voor woninginspecties, opleveringen en bezichtigingen worden voorgesteld, bevestigd en van een herinnering voorzien. Uw agenda blijft de basis.
- Outlook
- Microsoft 365
Eigenaarsrapporten zonder zoekwerk
Openstaande dossiers, afgeronde reparaties en kosten per pand worden regelmatig samengesteld. U controleert het rapport en verstuurt het.
- Excel
- Outlook
- Rimo R5
Zo ziet het eruit
Live-voorbeeld
info@ · maandag Voorbeeld live Verloop
Zo verloopt een schademelding bij u straks
-
Melding
22:14 uur: een huurder meldt via WhatsApp dat de sifon in de keuken lekt.
-
Vastlegging
Takta vraagt om een foto, het woningnummer en de bereikbaarheid en koppelt de melding aan het pand. Noodgevallen zoals waterschade gaan direct naar uw storingsdienst (Pikettdienst).
-
Akkoord
's Ochtends ziet uw team het volledige dossier met een voorstel voor de vakman en geeft akkoord.
-
Opdracht
De vakman krijgt de opdracht met alle gegevens en bevestigt de afspraak.
-
Informatie
De huurder en, indien gewenst, de eigenaar krijgen automatisch de stand van zaken.
-
Afronding
De factuur van de vakman wordt aan het dossier toegewezen en staat klaar voor akkoord.
Uit de praktijk
Voorbeeld: als een beheerkantoor met 10 medewerkers en zo'n 1'500 huurobjecten vragen van huurders, schademeldingen en het inschakelen van vakmensen via Takta zou laten lopen, viel er per week zo'n 15 uur routine weg. Gerekend met zo'n CHF 53.– per uur en 44 werkweken is dat ongeveer CHF 35'000.– per jaar. Het principe kennen we uit de praktijk van de onlinehandel: daar lopen garantie- en reparatiegevallen via een systeem dat meldingen met foto's vastlegt, aan de juiste partner toewijst en klanten automatisch informeert – en leveranciers zijn via WhatsApp aangesloten.
15 uur
minder routine per week (voorbeeld)
CHF 35'000.–
personeelskosten per jaar, afgerond, gerekend met CHF 53.–/uur (voorbeeld)
36 %
van een fulltime functie (voorbeeld)
Veelgestelde vragen
Werkt dit met onze beheersoftware?
Takta werkt naast uw bestaande software, zoals ImmoTop2, Rimo R5, GARAIO REM, Fairwalter of Abacus. Waar een koppeling (API) bestaat, gebruiken we die. Waar niet, werken we met e-mail, exports of een gedeeld overzicht. Welke route bij u past, bespreken we in de analyse – overstappen op andere software is niet nodig.
Willen huurders niet liever met een mens praten?
Bij vragen over de wasruimte, sleutels of een parkeerplaats telt voor huurders vooral een snel antwoord. Automatische antwoorden zijn als zodanig herkenbaar, en wie wil bellen, bereikt nog steeds uw team. Gevoelige zaken zoals opzeggingen of conflicten gaan altijd direct naar een mens.
Waar staan de gegevens van huurders?
De automatisering draait op servers in Zwitserland. De AI-verwerking gebeurt in Zwitserland of in de EU, afhankelijk van het model dat we samen kiezen. Uw data worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen, en een verwerkersovereenkomst volgens de herziene Zwitserse privacywet (revDSG) hoort erbij.
Wat gebeurt er als de AI een melding verkeerd indeelt?
Kritieke stappen, zoals een opdracht aan een vakman of een betaling, krijgen altijd akkoord van een mens. Onduidelijke gevallen komen direct bij uw team terecht. Elke stap wordt gelogd en is navolgbaar.
Wat kost het?
Vaste prijs, vooraf afgesproken. Elk project wordt afgestemd op uw processen, daarom is er geen prijslijst. In het kennismakingsgesprek rekenen we u in franken voor wat de routine nu kost, na de analyse krijgt u een offerte met een vaste prijs.
Hoeveel werk heeft ons team aan de invoering?
Weinig. In de analyse bekijken we samen een aantal echte, geanonimiseerde gevallen uit uw inbox. De inrichting nemen wij voor onze rekening, een eerste proces is in drie tot vier weken ingericht. U kunt met één portefeuille beginnen en later uitbreiden.
Wat gebeurt er als Takta wegvalt?
Alle processen draaien op gangbare standaardtools, zijn gedocumenteerd en zijn van u. Overdracht aan uw team of een andere partner is altijd mogelijk.
Hoeveel routine zit er in uw inbox?
In het kosteloze kennismakingsgesprek (30 min.) lopen we uw processen door en rekenen we in franken voor wat loont – en wat niet. Daarna krijgt u een vaste prijs, vooraf afgesproken.
- Geen verkoopdruk
- Via video, telefoon of op locatie
- Duits, Engels of Nederlands