Pour les gérances et régies immobilières
Vos gérant·es s'occupent d'immeubles – pas de boîtes mail.
Takta enregistre les annonces de sinistre, répond aux questions courantes des locataires et mandate les artisans – avec votre logiciel de gérance actuel. Ainsi se fait un travail pour lequel vous devriez sinon engager quelqu'un, et votre équipe ne décide plus que des exceptions.
Rapport TaktaSem. 44Fait cette semaine
113 tâches
21 h économisées
- Demandes de locataires traitées52
- Sinistres saisis14
- Artisans mandatés11
- Factures comptabilisées36
Exemple
Coût de la routine
Ce que la routine coûte à votre gérance
Exemple : une gérance de 10 personnes et d'environ 1'500 objets locatifs consacre chaque semaine quelque 31 heures à la routine. Avec environ CHF 53.– de frais de personnel par heure (charges sociales comprises) et 44 semaines de travail, cela représente environ CHF 72'300.– par an – presque trois quarts d'un poste à plein temps, uniquement pour des tâches qui se répètent chaque semaine. Au lieu d'engager, laissez cette routine tourner automatiquement.
Calculer avec vos chiffres →| Tâche | h/semaine | Coût salarial/an |
|---|---|---|
| Répondre aux demandes des locataires (clés, buanderie, charges) | 10 | CHF 23'300.– |
| Enregistrer les annonces de sinistre et demander les précisions | 6 | CHF 14'000.– |
| Mandater les artisans et relancer | 5 | CHF 11'700.– |
| Attribuer les factures d'artisans et de fournisseurs | 4 | CHF 9'300.– |
| Informer les propriétaires | 3 | CHF 7'000.– |
| Coordonner états des lieux et visites | 3 | CHF 7'000.– |
| Total routine | 31 | CHF 72'300.– |
≈ 74 % de poste – un travail pour lequel vous devriez sinon pourvoir un poste.
Exemple : CHF 53.– de coût salarial par heure (charges sociales incluses), 44 semaines de travail.
La différence
Même entreprise. Autre lundi.
Lundi sans Takta
- 08:00 – La boîte de réception est pleine. La moitié, ce sont les mêmes questions que la semaine passée.
- 09:30 – Une annonce de sinistre sans photo ni numéro d'appartement. Vous rappelez.
- 11:00 – Le sanitaire ne s'est toujours pas manifesté. Vous relancez.
- 16:45 – Le propriétaire demande où en est le dossier. Vous rassemblez tout.
Lundi avec Takta
- 08:00 – Les questions courantes ont leur réponse, tout le reste est trié et attribué.
- 09:30 – L'annonce de sinistre est arrivée avec photo, numéro d'appartement et degré d'urgence.
- 11:00 – Le sanitaire a confirmé le rendez-vous, le locataire est informé.
- 16:45 – Le rapport au propriétaire est prêt. Vous contrôlez et envoyez.
Ce que Takta prend en charge
Votre back-office, en cadence.
Une boîte de réception locataires qui se trie toute seule
Les demandes par e-mail sont reconnues, attribuées au bon immeuble et transmises à la personne responsable. Pour les questions standard, une réponse est prête – si vous le souhaitez, elle part directement.
- Outlook
- Microsoft 365
Annonces de sinistre avec photo et degré d'urgence
Les locataires signalent les dégâts par formulaire, e-mail ou WhatsApp, même en quelques mots écrits à la va-vite. Takta demande une photo, le numéro d'appartement et les disponibilités, puis ouvre le dossier au complet.
- Outlook
- ImmoTop2
- Rimo R5
Mandater les artisans et relancer
L'artisan adéquat reçoit le mandat avec les photos, l'adresse et le contact du locataire. Sans réponse de sa part, Takta relance – vous n'entendez parler que des cas qui bloquent.
- Outlook
Des locataires tenus au courant
Les locataires reçoivent automatiquement une confirmation et l'état d'avancement : annonce enregistrée, artisan mandaté, rendez-vous fixé. Votre équipe s'épargne ainsi les appels du type « Où en est-on ? ».
- Outlook
Factures d'artisans et de fournisseurs attribuées
Les factures QR sont lues, attribuées à l'immeuble et au compte, puis comparées au mandat. Vous validez avant que quoi que ce soit ne soit comptabilisé ou payé.
- GARAIO REM
- Fairwalter
États des lieux et visites coordonnés
Les rendez-vous pour les états des lieux d'entrée et de sortie et pour les visites sont proposés, confirmés et rappelés. Votre agenda reste la référence.
- Outlook
- Microsoft 365
Des rapports aux propriétaires sans tout rassembler
Les dossiers ouverts, les réparations effectuées et les coûts par immeuble sont compilés régulièrement. Vous contrôlez le rapport et l'envoyez.
- Excel
- Outlook
- Rimo R5
Concrètement
Exemple en direct
info@ · Lundi Exemple en direct Déroulement
Voici comment se déroulera désormais une annonce de sinistre chez vous
-
Annonce
22:14 : un locataire signale par WhatsApp que le siphon de la cuisine goutte.
-
Saisie
Takta demande une photo, le numéro d'appartement et les disponibilités, et attribue l'annonce à l'immeuble. Les urgences comme un dégât d'eau partent immédiatement à votre service de piquet.
-
Validation
Le matin, votre équipe voit le dossier complet avec une proposition d'artisan et valide.
-
Mandat
L'artisan reçoit le mandat avec toutes les informations et confirme le rendez-vous.
-
Information
Le locataire et, si vous le souhaitez, le propriétaire reçoivent automatiquement l'état d'avancement.
-
Clôture
La facture de l'artisan est attribuée au dossier et attend votre validation.
Tiré de la pratique
Exemple : si une gérance de 10 personnes et d'environ 1'500 objets locatifs confiait à Takta les demandes des locataires, les annonces de sinistre et le mandatement des artisans, elle économiserait environ 15 heures de routine par semaine. Avec environ CHF 53.– par heure et 44 semaines de travail, cela représente environ CHF 35'000.– par an. Nous connaissons ce principe par la pratique du commerce en ligne : les cas de garantie et de réparation y passent par un système qui enregistre les annonces avec photos, les attribue au bon partenaire et informe automatiquement les clients – et les fournisseurs y sont reliés par WhatsApp.
15 h
de routine en moins par semaine (exemple)
CHF 35'000.–
de frais de personnel par an, arrondis, calculés à CHF 53.–/h (exemple)
36 %
d'un poste à plein temps (exemple)
Questions fréquentes
Est-ce que cela fonctionne avec notre logiciel de gérance ?
Takta travaille en complément de votre logiciel actuel, par exemple ImmoTop2, Rimo R5, GARAIO REM, Fairwalter ou Abacus. Là où il existe une interface, nous l'utilisons. Sinon, nous passons par l'e-mail, des exports ou une vue d'ensemble partagée. Nous clarifions lors de l'analyse quelle voie vous convient – inutile de changer de logiciel.
Les locataires ne préfèrent-ils pas parler à une personne ?
Pour une question sur la buanderie, les clés ou une place de parc, ce qui compte avant tout pour les locataires, c'est une réponse rapide. Les réponses automatiques sont reconnaissables comme telles, et qui veut téléphoner joint toujours votre équipe. Les sujets délicats comme les résiliations ou les conflits vont toujours directement à une personne.
Où se trouvent les données des locataires ?
L'automatisation tourne sur des serveurs en Suisse. Le traitement par IA a lieu en Suisse ou dans l'UE, selon le modèle que nous choisissons ensemble. Vos données ne servent pas à entraîner des modèles d'IA, et un contrat de sous-traitance des données selon la nLPD fait partie de la prestation.
Que se passe-t-il si l'IA classe mal une annonce ?
Les étapes critiques, comme un mandat à un artisan ou un paiement, sont toujours validées par une personne. Les cas peu clairs vont directement à votre équipe. Chaque étape est journalisée et traçable.
Combien ça coûte ?
Prix fixe, convenu à l'avance. Chaque projet s'adapte à vos processus, c'est pourquoi il n'y a pas de liste de prix. Lors du premier entretien, nous vous montrons en francs ce que la routine coûte aujourd'hui ; après l'analyse, vous recevez une offre à prix fixe.
Quelle charge de travail l'introduction représente-t-elle pour notre équipe ?
Peu. Lors de l'analyse, nous examinons ensemble quelques cas réels et anonymisés tirés de votre boîte de réception. La mise en place, c'est nous qui nous en chargeons ; un premier processus est opérationnel en trois à quatre semaines. Vous pouvez commencer avec un portefeuille et élargir ensuite.
Que se passe-t-il si Takta n'est plus là ?
Tous les processus reposent sur des outils standard répandus, sont documentés et vous appartiennent. Une reprise par votre équipe ou par un autre partenaire est possible à tout moment.
Combien de routine se cache dans votre boîte de réception ?
Lors du premier entretien gratuit (30 min), nous passons en revue vos processus et vous montrons en francs ce qui est rentable – et ce qui ne l'est pas. Vous recevez ensuite un prix fixe, convenu à l'avance.
- Aucune pression de vente
- Par vidéo, téléphone ou sur place
- Entretien en allemand ou en anglais