Pour les vélocistes, les magasins d'e-bikes, les importateurs et le commerce de motos
Un atelier plein, un téléphone au calme.
Takta planifie les rendez-vous d'atelier, répond à « Mon vélo est-il prêt ? », prépare les cas de garantie pour la marque et l'importateur, et tient à jour les délais de livraison, la boutique en ligne et les marketplaces – un travail pour lequel vous devriez sinon engager quelqu'un en renfort au printemps. Avec Lightspeed, Shopify, WooCommerce ou bexio, que vous utilisez déjà aujourd'hui.
Rapport TaktaSem. 44Fait cette semaine
231 tâches
21 h économisées
- Rendez-vous d’atelier réservés48
- Rappels de service envoyés112
- Dossiers de garantie préparés7
- Délais mis à jour64
Exemple
Coût de la routine
Ce que la routine coûte à votre magasin de vélos
Exemple : un magasin de vélos avec atelier et 10 personnes consacre, en moyenne sur l'année, environ 28 heures par semaine aux rendez-vous, aux questions des clients, aux cas de garantie et aux mises à jour – nettement plus au printemps. Avec environ CHF 53.– de frais de personnel par heure (charges sociales comprises) et 44 semaines de travail, cela représente environ CHF 65'300.– par an – deux tiers d'un poste à plein temps. Au lieu d'engager du renfort pour la saison, c'est le processus qui grandit avec vous.
Calculer avec vos chiffres →| Tâche | h/semaine | Coût salarial/an |
|---|---|---|
| Fixer et déplacer les rendez-vous d'atelier par téléphone, e-mail et WhatsApp | 6 | CHF 14'000.– |
| Répondre à « Mon vélo est-il prêt ? » et annoncer le retrait | 4 | CHF 9'300.– |
| Envoyer les rappels de service aux clients | 2 | CHF 4'700.– |
| Constituer les cas de garantie (batterie, moteur) pour la marque ou l'importateur et relancer | 3 | CHF 7'000.– |
| Suivre les délais de livraison, les précommandes et les commandes de pièces auprès des importateurs | 4 | CHF 9'300.– |
| Répondre aux questions sur le stock, les tailles, les essais et le leasing | 5 | CHF 11'700.– |
| Gérer les données produits, les prix et les stocks de la boutique en ligne et des marketplaces | 4 | CHF 9'300.– |
| Total routine | 28 | CHF 65'300.– |
≈ 67 % de poste – un travail pour lequel vous devriez sinon pourvoir un poste.
Exemple : CHF 53.– de coût salarial par heure (charges sociales incluses), 44 semaines de travail.
La différence
Même entreprise. Autre lundi.
Lundi sans Takta
- 08:00 – Vingt demandes de rendez-vous par téléphone, e-mail et WhatsApp. Le chef d'atelier planifie entre deux réparations.
- 10:30 – Une cliente appelle : « Mon vélo est-il prêt ? » Quelqu'un va voir à l'atelier.
- 14:00 – La batterie d'un e-bike est défectueuse. On cherche le numéro de série, la date d'achat et les photos pour l'importateur.
- 17:30 – L'importateur a repoussé la livraison. La boutique en ligne affiche encore l'ancienne date.
Lundi avec Takta
- 08:00 – Les demandes sont planifiées dans les créneaux libres de l'atelier. Deux cas particuliers attendent le chef d'atelier.
- 10:30 – La cliente demande par WhatsApp et reçoit l'état d'avancement directement depuis l'ordre de réparation.
- 14:00 – Le dossier de garantie avec numéro de série, date d'achat et photos est prêt. Votre équipe le contrôle et l'envoie.
- 17:30 – La nouvelle date de livraison figure dans la boutique et dans les commandes clients. L'information aux clients concernés attend votre validation.
Ce que Takta prend en charge
Votre back-office, en cadence.
Rendez-vous d'atelier et charge de travail
Les demandes de rendez-vous par e-mail, WhatsApp ou site web arrivent toutes dans l'agenda de l'atelier. Takta propose des créneaux libres adaptés au travail – service, réparation ou diagnostic d'e-bike – et garde de la place pour les urgences. Vous voyez ainsi tôt quand l'atelier sera complet au printemps.
- Lightspeed
« Mon vélo est-il prêt ? »
Quand l'état d'un ordre de réparation change, le client reçoit un court message : pris en charge, pièce commandée, prêt à être retiré. Si quelqu'un relance, Takta répond avec l'état actuel. Si une réparation coûte plus que prévu, c'est votre équipe qui décide de ce qui part.
- Lightspeed
- Outlook
Rappels de service répartis sur l'année
Un an après l'achat ou le dernier service, Takta rappelle le prochain rendez-vous, avec un lien pour réserver. Vous définissez une fois le texte et le rythme. Les rappels partent de manière échelonnée, pour que tout le monde ne vienne pas en avril – ceux qui réservent en hiver soulagent votre printemps.
- Outlook
- Lightspeed
Garantie du fabricant et garantie légale
Batterie défectueuse, moteur avec code d'erreur : Takta constitue le dossier pour la marque ou l'importateur – numéro de série, date d'achat, description du défaut et photos. Votre équipe contrôle et valide. Ensuite, vous voyez quels cas sont ouverts et où une réponse manque.
- Outlook
- Excel
- Lightspeed
Délais, précommandes et pièces de rechange
Les délais des marques et des importateurs changent souvent. Takta lit les confirmations de commande et les avis de livraison, met à jour les nouvelles dates et montre quelles commandes clients et précommandes sont concernées. Takta prépare les commandes de pièces de rechange et d'accessoires, vous validez.
- Outlook
- Excel
Questions des clients, essais et leasing
« Vous avez ce modèle en M en stock ? », « Je peux l'essayer ? », « C'est possible en leasing ? » : Takta répond par WhatsApp ou par e-mail avec le stock réel, propose des créneaux pour l'essai et envoie les informations générales sur le leasing et le financement. Le conseil et les offres restent entre vos mains.
- Outlook
Boutique en ligne et marketplaces synchronisées
Données produits, prix et stocks passent d'un seul système vers la boutique en ligne et les marketplaces. Si un vélo est vendu en magasin ou si l'importateur repousse une livraison, tout est juste partout. Vous voyez les changements de prix avant de les valider.
Tableaux de bord de la marge et de la saison
Marge par modèle, chiffre d'affaires de l'atelier par semaine et évolution de la saison par rapport à l'année précédente, d'un coup d'œil et actualisés chaque jour. Vous planifiez ainsi la prochaine précommande avec des chiffres plutôt que de mémoire.
- Lightspeed
- Excel
Concrètement
Exemple en direct
Atelier · Samedi Exemple en direct Déroulement
Voici comment se déroulera désormais une réparation chez vous
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Demande
Une cliente écrit par WhatsApp : le service de son e-bike est dû et les freins grincent. Takta propose deux créneaux libres à l'atelier.
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Rendez-vous
Elle choisit un créneau. L'ordre de réparation est créé, avec le modèle, le numéro de série et la remarque sur les freins.
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Diagnostic
Le mécanicien constate que la batterie ne tient presque plus la charge. Takta vérifie la date d'achat et la durée de garantie, puis constitue le dossier pour l'importateur.
-
Validation
Votre équipe contrôle le dossier et l'envoie à l'importateur. Le message à la cliente sur la suite attend votre validation.
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Retrait
Quand le vélo est prêt, la cliente reçoit un court message avec l'heure de retrait.
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Service
Un an plus tard, Takta rappelle le prochain service – avec un lien pour réserver, volontiers dès l'hiver.
Un exemple chiffré
Exemple : si un magasin de vélos avec atelier et 10 personnes confiait à Takta les rendez-vous d'atelier, les demandes de statut, les dossiers de garantie et le suivi des délais de livraison, il économiserait environ 12 heures de routine par semaine. Avec environ CHF 53.– par heure et 44 semaines de travail, cela représente environ CHF 28'000.– par an. Nous connaissons le commerce des deux-roues par la pratique – de la ruée du printemps à l'atelier jusqu'à la question de garantie sur la batterie. Pour tout ce qui touche à l'argent, aux clients ou aux fournisseurs, c'est toujours une personne qui valide.
12 h
de routine en moins par semaine (exemple)
CHF 28'000.–
de frais de personnel par an, arrondis, calculés à CHF 53.–/h (exemple)
29 %
d'un poste à plein temps (exemple)
3–4 semaines
durée habituelle jusqu'à la mise en place du premier processus
Questions fréquentes
Nous travaillons avec Lightspeed ou une solution de branche. Est-ce possible ?
La plupart du temps, oui. Takta se connecte via l'interface de votre système de caisse et d'atelier, via des exports ou par e-mail. Nous clarifions lors de l'analyse comment la connexion fonctionne précisément chez vous. Si cela ne fonctionne pas proprement, nous vous le disons franchement.
Au printemps, l'atelier est tout simplement plein. Est-ce utile quand même ?
Takta ne remplace pas les mécaniciens. Mais votre équipe ne perd plus de temps au téléphone, les rendez-vous sont planifiés proprement selon le type de travail, et les rappels de service ramènent une partie du travail en hiver. Cela lisse le pic.
Takta envoie-t-il lui-même les cas de garantie à la marque ou à l'importateur ?
Pas sans votre validation. Takta constitue le dossier – numéro de série, date d'achat, description du défaut et photos –, votre équipe contrôle et envoie. Chaque marque le veut un peu différemment : portail, formulaire ou e-mail. Nous le définissons une fois par marque. Si un portail n'a pas d'interface, tout est préparé pour que la saisie ne prenne que quelques minutes.
Est-ce aussi adapté aux importateurs ou aux commerces de motos ?
Oui. Les schémas se ressemblent : rendez-vous d'atelier, cas de garantie auprès du fabricant, délais de livraison et pièces. Chez les importateurs et les distributeurs, ce sont plutôt les commandes des revendeurs, les dates de livraison au commerce spécialisé et les données articles pour les boutiques et les marketplaces qui comptent. Lors du premier entretien, nous regardons où vous perdez le plus de temps.
Takta répond-il aussi aux questions sur le leasing et le financement ?
Aux questions générales, oui : quelles possibilités de leasing et de financement vous proposez et comment cela se passe. Les conditions, les offres et le conseil restent entre vos mains. Takta vous transmet la demande avec toutes les informations.
Combien de temps dure l'introduction ?
Un premier processus, le plus souvent les rendez-vous d'atelier ou les messages de statut, est généralement opérationnel en trois à quatre semaines, selon le système et l'ampleur du projet. L'idéal est de commencer en automne ou en hiver : au printemps, tout tourne. Ce que cela vous demande : le premier entretien, un rendez-vous pour l'analyse et quelques vrais cas comme test. Les autres processus suivent pas à pas.
Combien ça coûte ?
Prix fixe, convenu à l'avance. Chaque magasin a d'autres marques, fournisseurs et systèmes, c'est pourquoi il n'y a pas de liste de prix. Après l'analyse, vous recevez une offre à prix fixe – pas de facturation à l'heure.
Où se trouvent nos données clients ?
L'automatisation tourne sur des serveurs en Suisse, le traitement par IA a lieu en Suisse ou dans l'UE. Vos données ne servent pas à entraîner des modèles d'IA. Un contrat de sous-traitance des données fait partie de la prestation.
Combien d'heures votre équipe passe-t-elle au téléphone au printemps ?
Lors du premier entretien gratuit (30 min), nous passons en revue votre processus, de la demande de rendez-vous jusqu'au retrait du vélo, et vous montrons en francs ce qui est rentable – et ce qui ne l'est pas. Vous recevez ensuite un prix fixe, convenu à l'avance.
- Aucune pression de vente
- Par vidéo, téléphone ou sur place
- Entretien en allemand ou en anglais