Voor fietsenwinkels, e-bikedealers, importeurs en motorhandel
Werkplaats vol, telefoon stil.
Takta plant werkplaatsafspraken, beantwoordt “Is mijn fiets klaar?”, zet garantiedossiers klaar voor merk en importeur en houdt levertijden, webshop en marketplaces actueel – werk waarvoor u anders in het voorjaar iemand extra zou moeten aannemen. Met Lightspeed, Shopify, WooCommerce of bexio, die u nu al gebruikt.
Takt-rapportWeek 44Deze week afgehandeld
231 taken
21 uur bespaard
- Werkplaatsafspraken geboekt48
- Onderhoudsherinneringen verstuurd112
- Garantiedossiers klaargezet7
- Levertijden bijgewerkt64
Voorbeeld
Kosten van de routine
Wat routine uw fietsenwinkel kost
Voorbeeld: een fietsenwinkel met werkplaats en 10 medewerkers besteedt gemiddeld over het jaar zo'n 28 uur per week aan afspraken, vragen van klanten, garantiegevallen en bijwerken – in het voorjaar flink meer. Gerekend met zo'n CHF 53.– loonkosten per uur (werkgeverslasten meegerekend) en 44 werkweken is dat ongeveer CHF 65'300.– per jaar – twee derde van een fulltime functie (fte). In plaats van voor het seizoen extra personeel aan te nemen, groeit het proces mee.
Met eigen cijfers rekenen →| Taak | Uur/week | Loonkosten/jaar |
|---|---|---|
| Werkplaatsafspraken per telefoon, mail en WhatsApp maken en verzetten | 6 | CHF 14'000.– |
| “Is mijn fiets klaar?” beantwoorden en melden dat hij opgehaald kan worden | 4 | CHF 9'300.– |
| Onderhoudsherinneringen naar klanten sturen | 2 | CHF 4'700.– |
| Garantiegevallen (accu, motor) voor merk of importeur samenstellen en opvolgen | 3 | CHF 7'000.– |
| Levertijden, voororders en onderdelenbestellingen bij importeurs bijhouden | 4 | CHF 9'300.– |
| Vragen over voorraad, maten, proefritten en leasing beantwoorden | 5 | CHF 11'700.– |
| Productdata, prijzen en voorraad in webshop en marketplaces bijhouden | 4 | CHF 9'300.– |
| Totaal routine | 28 | CHF 65'300.– |
≈ 67 % van een fte – werk waarvoor u anders iemand zou moeten aannemen.
Voorbeeld: CHF 53.– loonkosten per uur (incl. werkgeverslasten), 44 werkweken.
Het verschil
Zelfde bedrijf. Andere maandag.
Maandag zonder Takta
- 08:00 – Twintig afspraakverzoeken via telefoon, mail en WhatsApp. De werkplaatschef plant tussen twee reparaties door.
- 10:30 – Een klant belt: “Is mijn fiets klaar?” Iemand loopt naar de werkplaats om te kijken.
- 14:00 – De accu van een e-bike is defect. Serienummer, aankoopdatum en foto's worden voor de importeur bij elkaar gezocht.
- 17:30 – De importeur heeft de levering opgeschoven. In de webshop staat nog de oude leverdatum.
Maandag met Takta
- 08:00 – De verzoeken zijn ingepland op vrije tijden in de werkplaats. Twee bijzondere gevallen wachten op de werkplaatschef.
- 10:30 – De klant vraagt het via WhatsApp en krijgt de stand van zaken direct uit de werkorder.
- 14:00 – Het garantiedossier met serienummer, aankoopdatum en foto's staat klaar. Uw team controleert en verstuurt het.
- 17:30 – De nieuwe leverdatum staat in de webshop en bij de klantorders. Het bericht aan betrokken klanten wacht op uw akkoord.
Wat Takta overneemt
Uw backoffice, in de maat.
Werkplaatsafspraken en bezetting
Afspraakverzoeken via mail, WhatsApp of website komen samen in de werkplaatsagenda. Takta stelt vrije tijden voor die passen bij het werk – onderhoud, reparatie of e-bike-diagnose – en houdt ruimte vrij voor spoedgevallen. Zo ziet u vroeg wanneer de werkplaats in het voorjaar vol zit.
- Lightspeed
“Is mijn fiets klaar?”
Verandert de status van een werkorder, dan krijgt de klant een kort bericht: aangenomen, onderdeel besteld, klaar om op te halen. Vraagt iemand ernaar, dan antwoordt Takta met de actuele stand. Wordt een reparatie duurder dan afgesproken, dan beslist uw team wat er verstuurd wordt.
- Lightspeed
- Outlook
Onderhoudsherinneringen verspreid over het jaar
Een jaar na de aankoop of de laatste beurt herinnert Takta aan de volgende afspraak, met een link om te boeken. Tekst en ritme legt u één keer vast. De herinneringen gaan gespreid de deur uit, zodat niet iedereen in april komt – wie in de winter boekt, ontlast uw voorjaar.
- Outlook
- Lightspeed
Fabrieksgarantie en wettelijke garantie
Accu defect, motor met foutcode: Takta stelt het dossier samen voor merk of importeur – serienummer, aankoopdatum, foutomschrijving en foto's. Uw team controleert en geeft akkoord. Daarna ziet u welke gevallen openstaan en waar nog een antwoord ontbreekt.
- Outlook
- Excel
- Lightspeed
Levertijden, voororders en onderdelen
Levertijden bij merken en importeurs veranderen vaak. Takta leest orderbevestigingen en verzendberichten, werkt nieuwe data bij en laat zien welke klantorders en voororders geraakt worden. Bestellingen voor onderdelen en accessoires zet Takta klaar, u geeft akkoord.
- Outlook
- Excel
Klantvragen, proefritten en leasing
“Hebben jullie dit model in M op voorraad?”, “Kan ik een proefrit maken?”, “Kan dat ook met leasing?”: Takta antwoordt via WhatsApp of mail met de echte voorraad, stelt tijden voor de proefrit voor en stuurt de algemene informatie over leasing en financiering. Advies en offertes blijven bij u.
- Outlook
Webshop en marketplaces synchroon
Productdata, prijzen en voorraad lopen vanuit één systeem naar webshop en marketplaces. Wordt een fiets in de winkel verkocht of schuift de importeur de levering op, dan klopt het overal. Prijswijzigingen ziet u voordat u akkoord geeft.
Dashboards voor marge en seizoen
Marge per model, werkplaatsomzet per week en het seizoensverloop vergeleken met vorig jaar in één oogopslag, dagelijks bijgewerkt. Zo plant u de volgende voororder met cijfers in plaats van uit het hoofd.
- Lightspeed
- Excel
Zo ziet het eruit
Live-voorbeeld
Werkplaats · zaterdag Voorbeeld live Verloop
Zo verloopt een reparatie bij u straks
-
Aanvraag
Een klant stuurt een WhatsApp-bericht: haar e-bike is toe aan een onderhoudsbeurt en de rem piept. Takta stelt twee vrije tijden in de werkplaats voor.
-
Afspraak
Ze kiest een tijd. De werkorder staat klaar, met model, serienummer en de opmerking over de rem.
-
Diagnose
De monteur ziet dat de accu nauwelijks nog laadt. Takta controleert aankoopdatum en garantietermijn en stelt het dossier voor de importeur samen.
-
Akkoord
Uw team controleert het dossier en stuurt het naar de importeur. Het bericht aan de klant over het vervolg wacht op uw akkoord.
-
Ophalen
Is de fiets klaar, dan krijgt de klant een kort bericht met de ophaaltijd.
-
Onderhoud
Een jaar later herinnert Takta aan de volgende beurt – met een link om te boeken, graag al in de winter.
Een rekenvoorbeeld
Voorbeeld: als een fietsenwinkel met werkplaats en 10 medewerkers werkplaatsafspraken, statusvragen, garantiedossiers en het bijhouden van levertijden via Takta zou laten lopen, viel er per week zo'n 12 uur routine weg. Gerekend met zo'n CHF 53.– per uur en 44 werkweken is dat ongeveer CHF 28'000.– per jaar. We kennen de tweewielerbranche uit de praktijk – van de voorjaarsdrukte in de werkplaats tot de garantievraag over de accu. Bij alles wat met geld, klanten of leveranciers te maken heeft, geeft altijd een mens akkoord.
12 uur
minder routine per week (voorbeeld)
CHF 28'000.–
personeelskosten per jaar, afgerond, gerekend met CHF 53.–/uur (voorbeeld)
29 %
van een fulltime functie (voorbeeld)
3–4 weken
gebruikelijke doorlooptijd tot het eerste proces is ingericht
Veelgestelde vragen
We werken met Lightspeed of een branchepakket. Kan dat?
Meestal wel. Takta koppelt via de API van uw kassa- en werkplaatssysteem, via exports of via e-mail. Hoe de koppeling bij u precies loopt, bespreken we in de analyse. Lukt het niet netjes, dan zeggen we u dat eerlijk.
In het voorjaar zit de werkplaats gewoon vol. Helpt dit dan nog?
Takta vervangt geen monteurs. Maar uw team verliest geen tijd meer aan de telefoon, afspraken worden netjes per soort werk ingepland, en onderhoudsherinneringen halen een deel van het werk naar de winter. Dat vlakt de piek af.
Stuurt Takta garantiegevallen zelf naar merk of importeur?
Niet zonder uw akkoord. Takta stelt het dossier samen – serienummer, aankoopdatum, foutomschrijving en foto's –, uw team controleert en verstuurt. Elk merk wil het net anders: portal, formulier of e-mail. Dat leggen we per merk één keer vast. Heeft een portal geen koppeling, dan staat alles zo klaar dat het overzetten maar een paar minuten kost.
Past dit ook bij importeurs of motordealers?
Ja. De patronen lijken op elkaar: werkplaatsafspraken, garantiegevallen bij de fabrikant, levertijden en onderdelen. Bij importeurs en distributeurs gaat het eerder om dealerbestellingen, leverdata richting de vakhandel en artikeldata voor webshops en marketplaces. In het kennismakingsgesprek kijken we waar bij u de meeste tijd zit.
Beantwoordt Takta ook vragen over leasing en financiering?
De algemene vragen wel: welke lease- en financieringsmogelijkheden u aanbiedt en hoe dat verloopt. Voorwaarden, offertes en advies blijven bij u. Takta legt de aanvraag met alle gegevens aan u voor.
Hoe lang duurt de invoering?
Een eerste proces, meestal de werkplaatsafspraken of de statusberichten, is doorgaans in drie tot vier weken ingericht, afhankelijk van systeem en omvang. Begin het liefst in het najaar of de winter, dan loopt alles in het voorjaar. Uw inzet: het kennismakingsgesprek, één afspraak voor de analyse en een paar echte gevallen als test. Verdere processen volgen stap voor stap.
Wat kost het?
Vaste prijs, vooraf afgesproken. Elke zaak heeft andere merken, leveranciers en systemen, daarom is er geen prijslijst. Na de analyse krijgt u een offerte met een vaste prijs – geen afrekening per uur.
Waar staan onze klantgegevens?
De automatisering draait op servers in Zwitserland, de AI-verwerking gebeurt in Zwitserland of de EU. Uw data worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen. Een verwerkersovereenkomst hoort erbij.
Hoeveel uur zit uw team in het voorjaar aan de telefoon?
In het kosteloze kennismakingsgesprek (30 min.) lopen we uw proces van afspraakverzoek tot ophalen door en rekenen we in franken voor wat loont – en wat niet. Daarna krijgt u een vaste prijs, vooraf afgesproken.
- Geen verkoopdruk
- Via video, telefoon of op locatie
- Duits, Engels of Nederlands