Minder e-mails. Eerder naar huis.
Takta sorteert uw gedeelde inbox, stuurt door, maakt conceptantwoorden op routinevragen en zet gegevens over in uw software. Uw team leest alleen nog wat echt iemand nodig heeft.
info@ · maandag Voorbeeld live Het probleem
De gedeelde inbox slokt de ochtend op
- info@ en office@ verzamelen alles: aanvragen, facturen, nieuwsbrieven, sollicitaties.
- Elke e-mail wordt gelezen, ingedeeld en doorgestuurd, vaak door meerdere mensen.
- Dezelfde vragen worden elke dag opnieuw beantwoord.
- Gegevens uit e-mails worden met de hand overgezet naar bexio, Abacus of Excel.
De oplossing
Zo gaat het met Takta
-
Lezen
Elke binnenkomende e-mail wordt herkend: aanvraag, factuur, bestelling, afspraakverzoek of reclame.
-
Toewijzen
Hij komt in de juiste map of bij de verantwoordelijke persoon terecht, met een korte samenvatting bovenaan.
-
Concept maken
Voor routinevragen staat een conceptantwoord klaar, in uw toon en in de taal van de afzender.
-
Overzetten
Adressen, bestellingen en factuurgegevens worden in uw software overgenomen.
-
Akkoord geven
Uw team controleert en verstuurt. Voor geselecteerde standaardantwoorden kunt u automatisch versturen inschakelen.
Wat erbij hoort
In detail
Gesorteerd volgens uw regels
Categorieën, verantwoordelijkheden en urgentie bepaalt u. Takta houdt zich eraan.
Samenvatting in plaats van lezen
Lange e-mailwisselingen worden in drie regels samengevat: wie wil wat en wanneer.
Antwoorden in uw toon
Concepten in Zwitsers Hoogduits, desgewenst in het Frans of Engels. Met “ss” in plaats van “ß” en met uw eigen groetformules.
Gegevens direct in het systeem
Contactgegevens, bestellingen en bonnen komen zonder overtypen in bexio, Abacus of uw CRM terecht.
Niets wordt vergeten
Onbeantwoorde e-mails worden na uw termijn opnieuw gemeld.
Uw inbox blijft van u
We werken met uw bestaande account, of dat nu Microsoft 365, Google, Infomaniak of Hostpoint is. Geen verhuizing, geen nieuw programma.
Werkt met
- Microsoft 365
- Outlook
- Google Workspace
- Hostpoint
Voorbeeldberekening
Voorbeeld: in een gedeelde inbox komen dagelijks 40 e-mails binnen. Lezen, toewijzen en beantwoorden kost gemiddeld 3 minuten per e-mail, dat is 10 uur per week. Als Takta de helft daarvan overneemt, komt er 5 uur per week vrij. Gerekend met zo'n CHF 53.– loonkosten per uur en 44 werkweken is dat ongeveer CHF 11'700.– per jaar.
5 uur
minder inboxwerk per week (voorbeeld)
CHF 11'700.–
loonkosten per jaar (voorbeeld)
12 %
van een fulltime functie (voorbeeld)
Besparingscalculator
Wat kost deze routine bij u?
Wat kost deze routine u per jaar?
Zo rekenen we
Uurkosten = brutosalaris × (1 + 17 % werkgeverslasten) ÷ (42 uur × 44 werkweken). Kosten van de routine = uren per week × 44 weken × uurkosten. Automatiseerbaar is een realistisch deel per werkzaamheid (nooit 100 %). Voorbeeldberekening, vrijblijvend – de exacte cijfers bepalen we in het kennismakingsgesprek.
Uw besparingspotentieel (schatting)
CHF 0.–
per jaar automatiseerbaar
CHF 0.–
kost deze routine nu per jaar
0 %
van een fulltime functie vrij
0 Std.
per week terug voor uw team
Werk waarvoor u anders iemand zou moeten aannemen – geautomatiseerd, met een mens die akkoord geeft.
Potentieel bespreken →Veelgestelde vragen
Leest Takta al onze e-mails mee?
Takta verwerkt alleen de inboxen die u vrijgeeft, doorgaans info@ of office@ en geen persoonlijke inboxen. Welke gegevens waarheen gaan, is vastgelegd in de verwerkersovereenkomst.
Worden antwoorden zonder controle verstuurd?
Standaard niet. Takta maakt concepten, uw team verstuurt. Alleen voor antwoorden die u uitdrukkelijk goedkeurt, zoals een ontvangstbevestiging, is automatisch versturen mogelijk.
Werkt dit met onze e-mailprovider?
Met Microsoft 365, Google Workspace en gangbare Zwitserse providers zoals Infomaniak of Hostpoint: ja. U behoudt uw inbox en uw adres.
Hoe zit het met e-mails in het Frans of in Zwitsers-Duits dialect (Mundart)?
Franse en Engelse e-mails worden herkend en desgewenst in dezelfde taal beantwoord. Korte berichten in Mundart worden doorgaans goed ingedeeld. Is iets onduidelijk, dan gaat de e-mail naar uw team.
Wanneer merken we verschil?
Doorgaans vanaf de eerste dag na de start: de inbox is 's ochtends voorgesorteerd. De conceptantwoorden worden in de eerste weken met uw feedback nauwkeuriger.
Hoe vol is uw inbox op maandagochtend?
In het kennismakingsgesprek bekijken we welke e-mails bij u steeds terugkomen en wat daarvan te automatiseren valt. 30 minuten, kosteloos.
- Geen verkoopdruk
- Via video, telefoon of op locatie
- Duits, Engels of Nederlands