Moins d'e-mails. Plus de soirées libres.
Takta trie votre boîte de réception commune, transfère, rédige des réponses aux demandes courantes et reporte les informations dans votre logiciel. Votre équipe ne lit plus que ce qui demande vraiment quelqu'un.
info@ · Lundi Exemple en direct Le problème
La boîte de réception commune dévore la matinée
- info@ et office@ reçoivent tout : demandes, factures, newsletters, candidatures.
- Chaque e-mail est lu, classé et transféré, souvent par plusieurs personnes.
- Les mêmes questions reçoivent chaque jour une nouvelle réponse.
- Les informations des e-mails sont reportées à la main dans bexio, Abacus ou Excel.
La solution
Voici comment cela se passe avec Takta
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Lire
Chaque e-mail entrant est reconnu : demande, facture, commande, demande de rendez-vous ou publicité.
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Attribuer
Il arrive dans le bon dossier ou chez la personne responsable, avec un court résumé en tête.
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Rédiger
Pour les demandes courantes, un projet de réponse est prêt, dans votre ton et dans la langue de l'expéditeur.
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Reporter
Adresses, commandes et données de facturation sont reprises dans votre logiciel.
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Valider
Votre équipe contrôle et envoie. Pour certaines réponses standard choisies, vous pouvez activer l'envoi automatique.
Ce qui est inclus
En détail
Trié selon vos règles
C'est vous qui définissez les catégories, les responsabilités et les degrés d'urgence. Takta s'y tient.
Un résumé au lieu de tout lire
Les longs échanges sont résumés en trois lignes : qui veut quoi, et pour quand.
Des réponses dans votre ton
Des projets en français, et sur demande en allemand ou en anglais. Avec vos formules de politesse et les usages d'ici, septante et nonante compris.
Les informations directement dans le système
Coordonnées, commandes et justificatifs arrivent sans saisie dans bexio, Abacus ou votre CRM.
Rien ne tombe dans l'oubli
Les e-mails restés sans réponse sont signalés à nouveau une fois votre délai écoulé.
Votre boîte reste la vôtre
Nous travaillons avec votre compte existant, que ce soit Microsoft 365, Google, Infomaniak ou Hostpoint. Pas de migration, pas de nouveau programme.
Fonctionne avec
- Microsoft 365
- Outlook
- Google Workspace
- Hostpoint
Exemple de calcul
Exemple : une boîte de réception commune reçoit 40 e-mails par jour. Lire, attribuer et répondre prend en moyenne 3 minutes par e-mail, soit 10 heures par semaine. Si Takta en prend la moitié en charge, 5 heures par semaine se libèrent. Avec environ CHF 53.– de frais de personnel par heure et 44 semaines de travail, cela représente environ CHF 11'700.– par an.
5 h
de travail de messagerie en moins par semaine (exemple)
CHF 11'700.–
de frais de personnel par an (exemple)
12 %
d'un poste à plein temps (exemple)
Calculateur d'économies
Combien cette routine vous coûte-t-elle ?
Combien cette routine vous coûte-t-elle par an ?
Notre calcul
Coût horaire = salaire brut × (1 + 17 % de charges sociales) ÷ (42 h × 44 semaines de travail). Coût de la routine = heures par semaine × 44 semaines × coût horaire. Seule une part réaliste de chaque activité est automatisable (jamais 100 %). Exemple de calcul, sans engagement – les chiffres exacts, nous les établissons lors du premier entretien.
Votre potentiel d'économies (estimation)
CHF 0.–
automatisables par an
CHF 0.–
coûte cette routine aujourd'hui par an
0 %
d'un poste à plein temps libéré
0 Std.
par semaine rendues à votre équipe
Un travail pour lequel vous devriez sinon pourvoir un poste – automatisé, avec une personne qui valide.
Discuter du potentiel →Questions fréquentes
Takta lit-il tous nos e-mails ?
Takta ne traite que les boîtes que vous autorisez, en général info@ ou office@, et aucune boîte personnelle. Quelles données vont où, c'est fixé dans le contrat de sous-traitance des données.
Des réponses partent-elles sans contrôle ?
Pas par défaut. Takta prépare des brouillons, votre équipe envoie. L'envoi automatique n'est possible que pour les réponses que vous autorisez expressément, par exemple un accusé de réception.
Est-ce que cela fonctionne avec notre fournisseur de messagerie ?
Avec Microsoft 365, Google Workspace et les fournisseurs suisses courants comme Infomaniak ou Hostpoint, oui. Vous gardez votre boîte et votre adresse.
Et les e-mails en allemand ou en suisse allemand ?
Les e-mails en allemand et en anglais sont reconnus et, si vous le souhaitez, reçoivent une réponse dans la même langue. Les messages courts en suisse allemand sont en règle générale correctement classés. Si quelque chose n'est pas clair, l'e-mail va à votre équipe.
Quand verrons-nous une différence ?
En général dès le premier jour après le démarrage : le matin, la boîte de réception est déjà triée. Les projets de réponse gagnent en précision au fil des premières semaines, grâce à vos retours.
À quel point votre boîte est-elle pleine le lundi matin ?
Lors du premier entretien, nous regardons quels e-mails reviennent sans cesse chez vous et ce qui peut en être automatisé. 30 minutes, gratuitement.
- Aucune pression de vente
- Par vidéo, téléphone ou sur place
- Entretien en allemand ou en anglais