Offertes, planning & werkbonnen
Vrije avonden in plaats van offertes aan de keukentafel.
Van aanvraag naar offerte, van klus naar werkbon, van werkbon naar factuur: Takta verbindt de stappen die nu met de hand worden overgezet. U controleert en geeft akkoord.
Offertes · woensdag Voorbeeld live Het probleem
Waar de avonden naartoe gaan
- Offertes ontstaan 's avonds en in het weekend, en de klant heeft inmiddels ergens anders getekend.
- Openstaande offertes volgt niemand op.
- Werkbonnen komen binnen op papier of als WhatsApp-foto en worden op kantoor overgetypt.
- Voordat de factuur de deur uitgaat, zijn er weken verstreken. Regie-uren (uren op nacalculatie) gaan onderweg verloren.
De oplossing
Zo gaat het met Takta
-
Aanvraag
Aanvragen via website, e-mail en WhatsApp worden met alle gegevens en foto's vastgelegd.
-
Offerte
Uit uw sjablonen en prijzen ontstaat een conceptofferte in bexio of Abacus. U controleert, vult aan en verstuurt.
-
Opvolgen
Na een termijn die u bepaalt, krijgt de klant een vriendelijke herinnering.
-
Klus
Bij een akkoord van de klant wordt de opdracht aangemaakt en een afspraak voorgesteld die past in uw agenda.
-
Werkbon & factuur
Uw team stuurt de werkbon als foto, spraakbericht of formulier. Daaruit ontstaat de conceptfactuur met QR-factuur.
Wat erbij hoort
In detail
Offertes uit uw sjablonen
Posten, prijzen en tekstblokken komen uit uw bestaande offertes. Er wordt niets verzonnen.
Automatisch opvolgen
Openstaande offertes worden na uw termijn opgevolgd. U ziet altijd wat er nog openstaat.
Klusplanning met overzicht
Opdrachten, monteurs en afspraken in één agenda. Afspraakvoorstellen houden rekening met wie wanneer beschikbaar is.
Werkbonnen zonder overtypen
Foto van de papieren werkbon, spraakbericht of kort formulier: uren en materiaal worden uitgelezen en aan de opdracht toegewezen.
Factuur op dezelfde dag
Zodra de werkbon is goedgekeurd, staat de conceptfactuur met QR-factuur klaar.
Geen nieuw programma voor het team
Uw monteurs werken met WhatsApp en de telefoon die ze al hebben.
Werkt met
- Outlook-Kalender
- Skribble
- Excel
Voorbeeldberekening
Voorbeeld: een sanitairbedrijf met 12 medewerkers schrijft per week 10 offertes van 30 minuten (5 uur), verwerkt zo'n 70 werkbonnen van 5 minuten (6 uur) en heeft 2 uur nodig voor de klusplanning. Als Takta 40% van het offertewerk, twee derde van het werkbonwerk en de helft van de planning automatiseert, komt er 7 uur per week vrij. Gerekend met zo'n CHF 53.– loonkosten per uur en 44 werkweken is dat ongeveer CHF 16'400.– per jaar. Vaak is het de tijd van de eigenaar die vrijkomt.
7 uur
minder kantoorwerk per week (voorbeeld)
CHF 16'400.–
loonkosten per jaar (voorbeeld)
17 %
van een fulltime functie (voorbeeld)
Besparingscalculator
Wat kost deze routine bij u?
Wat kost deze routine u per jaar?
Zo rekenen we
Uurkosten = brutosalaris × (1 + 17 % werkgeverslasten) ÷ (42 uur × 44 werkweken). Kosten van de routine = uren per week × 44 weken × uurkosten. Automatiseerbaar is een realistisch deel per werkzaamheid (nooit 100 %). Voorbeeldberekening, vrijblijvend – de exacte cijfers bepalen we in het kennismakingsgesprek.
Uw besparingspotentieel (schatting)
CHF 0.–
per jaar automatiseerbaar
CHF 0.–
kost deze routine nu per jaar
0 %
van een fulltime functie vrij
0 Std.
per week terug voor uw team
Werk waarvoor u anders iemand zou moeten aannemen – geautomatiseerd, met een mens die akkoord geeft.
Potentieel bespreken →Veelgestelde vragen
Onze monteurs willen geen nieuwe app. Kan het toch?
Ja. Werkbonnen kunnen binnenkomen als foto, spraakbericht of via WhatsApp. Voor het team verandert er weinig, op kantoor valt het overtypen weg.
Schrijft Takta de offertes zelf?
Takta maakt een concept uit uw sjablonen, prijzen en eerdere offertes. Calculatie en beslissing blijven bij u. Geen enkele offerte gaat zonder uw akkoord de deur uit.
We werken met branchesoftware. Kan dat ook?
Met bexio en Abacus werken we direct. Bij branchesoftware zonder open koppeling gebruiken we imports, exports of e-mail. Wat bij u mogelijk is, bespreken we in het kennismakingsgesprek.
Hoe zit het met regie-uren en materiaal?
Uren en materiaal uit de werkbon worden aan de opdracht toegewezen. Ontbreekt er iets, dan wordt het nagevraagd voordat de factuur wordt gemaakt.
Loont dit voor een klein bedrijf?
Dat hangt ervan af hoeveel offertes en werkbonnen er bij u zijn. In het kennismakingsgesprek rekenen we het in franken door. Loont het niet, dan zeggen we het u.
Hoeveel avonden kosten uw offertes u?
In het kennismakingsgesprek lopen we uw proces van aanvraag tot factuur door en laten we zien waar de uren zitten. 30 minuten, kosteloos.
- Geen verkoopdruk
- Via video, telefoon of op locatie
- Duits, Engels of Nederlands