Inkoop · Leveranciers
Geen leveranciersbericht meer kwijt
Belangrijke afspraken met leveranciers zaten in chats op losse telefoons.
Wat een leverancier schrijft, ziet het hele team – ook als iemand op vakantie is.
Projecten uit de praktijk
Processen die nu al in de maat lopen.
Geen concept op slides: deze systemen draaien elke dag in de praktijk – bij betalingen, in de klantenservice, bij inkoop en in het magazijn. We laten zien wat ze doen. Technische details en klantgegevens blijven vertrouwelijk, zoals bij elk klantproject.
De projecten komen uit de handel, maar de patronen erachter kent bijna elk mkb-bedrijf: informatie staat verspreid, termijnen lopen op de achtergrond, en mensen typen over wat al ergens staat. Overal geldt dezelfde regel: het systeem bereidt voor, een mens geeft akkoord – waar het om geld, klanten of leveranciers gaat.
Inkoop · Levertijden
Levertijden die kloppen
01Vroeger
Schoof een levering bij de leverancier op, dan klopten webshop, marktplaatsen en klantinfo dagenlang niet.
02Nu
Een vertraging loopt vanzelf door: levertijd in de webshop en op alle marktplaatsen, een bericht aan betrokken klanten, de status in het klantportaal.
Leverupdate · container vertraagd Voorbeeld
Zending onderweg ETA Bazel 14.11.28.11.
Drukte in de haven · +14 dagen
Aankomst verschovenRederij · 08:12 Container TKTU 482915-3 · 40 × loungeset 14.11.
28.11.
- Webshop · productpaginaLoungeset Leverbaar vanaf 21.11.Leverbaar vanaf 05.12. wachtwordt bijgewerkt bijgewerkt
- MarktplaatsenLevertijd aangepast Galaxus Decathlon Amazon Kaufland wachtwordt bijgewerkt bijgewerkt
- Klantbericht Uw bestelling #10531 duurt iets langer – nieuw vanaf 05.12. Excuses! 0 klanten geïnformeerd wachtwordt bijgewerkt bijgewerkt
- Klantportaal Besteld Onderweg Levering vanaf 21.11.Nieuwe leverdatum 05.12. wachtwordt bijgewerkt bijgewerkt
1 melding · 4 kanalen · 12 klanten geïnformeerd – automatisch
E-commerce · Marktplaatsen
Eén product, alle marktplaatsen
01Vroeger
Elke marktplaats wilde de productdata anders – en elke wijziging werd meerdere keren met de hand bijgewerkt.
02Nu
Eén keer invoeren, overal live: teksten, prijzen en voorraad zijn op alle kanalen tegelijk actueel.
Productdata · één bron, alle marktplaatsen Voorbeeld Uw bron
WebshopERPExcel
Wandelrugzak Alpin 30 L
- EAN
- 7612345000017
- Teksten
- DE · FR · IT
- Foto’s
- 6
- Voorraad
- 14
- Prijs
CHF 129.–CHF 119.–CHF 129.–
Actie: CHF 129.– → 119.–
- Velden koppelen
- Teksten vertalen
- Regels controleren
- GalaxusCH Alpin Wanderrucksack 30 L, Grau Sport › Rucksäcke CHF 134.– wordt verstuurd live bijgewerkt
- RicardoCH Wanderrucksack Alpin 30 L · Neu Sofort kaufen CHF 129.– wordt verstuurd live bijgewerkt
- AmazonDE Alpin Wanderrucksack 30 L – wasserabweisend, mit Rückenbelüftung Sport & Freizeit › Wandern € 139,– wordt verstuurd live bijgewerkt
- KauflandDE Wanderrucksack Alpin 30 L Grau Outdoor › Rucksäcke € 139,– wordt verstuurd live bijgewerkt
- DecathlonFR Sac à dos de randonnée Alpin 30 L – Gris Randonnée › Sacs à dos € 139,– wordt verstuurd live bijgewerkt
Prijswijziging overgenomen op 5 marktplaatsen · niets dubbel ingevoerd
E-commerce · Betalingen
Elke chargeback onder controle
01Vroeger
Disputes kwamen binnen via meerdere betaalproviders, elk met een eigen portaal en eigen termijnen.
02Nu
Eén overzicht in plaats van veel portalen – elke termijn zichtbaar, elk geval onderbouwd.
Chargebacks · dinsdag Voorbeeld 
Stripe Dispute #10377 · CHF 1'249.– Niet ontvangen · ? 
PayPal Dispute #10412 · CHF 389.– Niet zoals beschreven · ? 
Klarna Dispute #10455 · CHF 129.– Niet ontvangen · ? Payrexx Dispute #10198 · CHF 2'190.– Niet geautoriseerd · ?
TWINT Dispute #10466 · CHF 74.– Dubbel afgeschreven · ?
Disputen komen binnen bij verschillende providers. Geleverd? Deadline? Onduidelijk.
| Provider | Bestelling | Bedrag | Reden | Geleverd | Deadline | Dossier |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Stripe | #10377 | CHF 1'249.– | Niet ontvangen | ✓ 03.10. · handtekening | over 3 dagen | 14 items |
| PayPal | #10412 | CHF 389.– | Niet zoals beschreven | ✓ geleverd 18.10. | over 9 dagen | 9 items |
| Klarna | #10455 | CHF 129.– | Niet ontvangen | … onderweg | over 14 dagen | 5 items |
| Payrexx | #10198 | CHF 2'190.– | Niet geautoriseerd | ✓ 12.09. · brievenbus | over 2 dagen | 11 items |
| TWINT | #10466 | CHF 74.– | Dubbel afgeschreven | ✓ geleverd 21.10. | over 11 dagen | 6 items |
Klantdossier · bestelling #10377over 3 dagen
- 28.09.Bestelling betaald (Stripe)
- 29.09.Verzonden, track & trace naar klant
- 03.10. 11:42Geleverd, handtekening aanwezig
- 05.10.E-mail klant: “Is aangekomen, dank.”
- 12.10.WhatsApp: vraag over montage, beantwoord
- 24.10.Dispuut geopend: “product niet ontvangen”
Reactie met bewijs klaargezetter akkoord
Ingediend · deadline gehaald
5
Open disputen
2
Deadline < 7 dagen
4 van 5
Bewijs compleet
E-commerce · Klantenservice
Het hele klantverhaal in één oogopslag
01Vroeger
De geschiedenis van een klant lag verspreid over mailbox, chats, verzending en betalingen.
02Nu
Elk contact op één plek, chronologisch en direct klaar als bewijs.
Klantdossier · S. M. · bestelling #10377 Voorbeeld -
Webshop 0 - Betaling 0
- Verzending 0
- E-mail 0
-
WhatsApp 0
- 28.09. 14:03 WebshopBestelling betaald · CHF 1'249.–
- 28.09. 14:04 E-mailOrderbevestiging verstuurd
- 29.09. 16:20 VerzendingPakket overgedragen, track & trace naar klant
- 03.10. 11:42 VerzendingGeleverd, handtekening “S. M.” Afleverbewijs.pdf
- 05.10. 08:15 E-mailKlant: “Is aangekomen, dank.” Originele e-mail
- 12.10. 19:31 WhatsAppVraag over montage, beantwoord binnen 6 min Chatgeschiedenis
- 24.10. 09:02 BetalingDispuut geopend: “niet ontvangen” · deadline 03.11.
Bewijspakket klaar · 4 bewijsstukkenter akkoord
Financiën · Afstemming
Elke frank klopt
01Vroeger
Terugbetalingen en kosten liepen langs webshop en boekhouding heen – verschillen vielen pas maanden later op.
02Nu
Elke bestelling is afgestemd tussen webshop, betaling en boekhouding. Wat niet klopt, meldt zich direct – met het bedrag.
Afstemming · webshop, betaling, boekhouding Voorbeeld 0Bestellingen gecontroleerd
0afgestemd
0Afwijkingen
- #10512 CHF 189.– CHF 189.– CHF 189.– afgestemd
- #10513 CHF 1'249.– CHF 1'249.– CHF 1'249.– afgestemd
- #10514 CHF 249.– CHF 249.– terugbetaald ontbreekt Terugbetaald zonder retourCHF 249.–
- #10515 CHF 389.– CHF 389.– CHF 389.– afgestemd
- #10516 CHF 129.– CHF 121.60 CHF 129.– Kosten niet geboektCHF 7.40
- #10517 CHF 560.– CHF 560.– CHF 560.– afgestemd
2 afwijkingen · CHF 256.40 in beeldter controle
Logistiek · Bestellingen
Geen bestelling blijft meer hangen
01Vroeger
Betaalde bestellingen bleven stil liggen, en niemand zag waarom.
02Nu
Elke ochtend een lijst van alle openstaande bestellingen, gesorteerd op oorzaak – met de paar artikelen die het meest blokkeren.
Orderradar · maandag 07:00 Voorbeeld
Openstaande bestellingen
gesorteerd op oorzaak
Alle 48 ingedeeld
0Artikel niet op voorraad
0Wacht op leverancier
0Adres onduidelijk
0Betaling controleren
0Status tegenstrijdig
0openstaande bestellingen
0ouder dan 3 dagen
1 artikel blokkeert 17 bestellingen
Laadstation robotstofzuiger
Nalevering aanvragenVoorstel
Lijst naar het team gestuurd · 07:00
Verzending · Douane
Geen pakket meer vast bij de douane
01Vroeger
Zendingen naar het buitenland bleven hangen omdat douanewaarde, tariefnummer of herkomst ontbraken.
02Nu
De douanegegevens komen rechtstreeks uit de bestelling. Wat ontbreekt, wordt vóór de overdracht tegengehouden – niet pas aan de grens.
Douane-voorcontrole · zending CH → DE Voorbeeld Zending #10588 Wandelrugzak Alpin 30 L · 2 stuks
DHL Express
Vóór de overdracht tegengehouden – niet aan de grens
Aangevuld en vrijgegeven
Deze week
0pakketten vast bij de douane
3vóór de overdracht gecorrigeerd
Vóór de overdracht gecontroleerd
- Douanewaarde CHF 258.–
- Tariefnummer 4202.92
- Gewicht 1,9 kg
- Land van herkomst ontbreektCHaangevuld
Verzendlabel
geprint
Douaneverklaring
geprint
Klaar voor overdracht · douanegegevens compleet
Klantenservice · Levering
Vertraging? De klant kiest zelf
01Vroeger
Liep een levering vertraging op, dan belden klanten – of annuleerden ze.
02Nu
Klanten krijgen vanzelf een update en stappen met één klik over op een alternatief dat sneller leverbaar is.
Leververtraging · de klant kiest zelf Voorbeeld Alle betrokken bestellingen
0geïnformeerd
0gewisseld
0gewacht
0geannuleerd
gewisseldgewachtgeannuleerd
0 telefoontjes nodigKlanten kiezen zelf, dag en nacht
E-commerce · Service
Service zonder chaos
01Vroeger
Klachten en retouren kwamen via alle kanalen binnen, en niemand had het overzicht.
02Nu
Elk geval met een status en een duidelijke eigenaar – en geen terugbetaling zonder akkoord.
Garantie · dinsdag Voorbeeld live Verkoop · B2B
Geen vaste klant verdwijnt stilletjes
01Vroeger
Goede klanten bestelden langzaam minder, en niemand merkte het op tijd.
02Nu
Het systeem meldt wie minder bestelt dan gewoonlijk. Na elk gesprek staan notitie en taak al klaar.
B2B-klanten · bestelradar Voorbeeld Bestellingen per maand
- Sportspeciaalzaak · Bern +8 %
- Outdoorshop · Luzern −30 %
- Bergsport · Chur −60 % t.o.v. normaal
- Vrijetijdsmarkt · Winterthur +3 %
- Hardloopwinkel · St. Gallen −25 %
Bestelpatronen worden gecontroleerd …
Bergsport · ChurVaste klant sinds 2019 · bestelt normaal elke 4 weken
−60 % t.o.v. normaal Laatste bestelling 9 weken geleden
Bellen Gesprek loopt 00:00 Gesprek beëindigd · 02:14
Gespreksnotitie · automatisch
- Magazijn nog vol, het najaar liep zwakker
- Interesse in de voorjaarscollectie
- Wil een offerte vóór vrijdag
TaakOfferte voorjaarscollectie sturen · vrijdag
Nabestelling · voorstel· uit actuele voorraad
- Toerrugzak 30 L× 12
- Trekkingstokken× 20
- Regenjas Alpin× 15
3 klanten deze week in beeld · notitie en taak na elk gesprek
Financiën · Debiteuren
Elke openstaande factuur heeft een volgende stap
01Vroeger
Achterstallige betalingen werden er even bij gedaan, en termijnen raakten ondergesneeuwd.
02Nu
Een bord per aanmaningsfase, met termijnen en historie – en zicht op al het geld dat nog binnenkomt.
Openstaande facturen · aanmaningen Voorbeeld CHF 48'320.–Nog openstaand
CHF 12'400.–Deze week vervallen
CHF 0.–Deze week betaald
- RE-2026-0431CHF 6'850.– Hotel · Interlaken vandaag vervallen Termijn 5 d
- RE-2026-0428CHF 2'140.– Arztpraxis · Basel 3 dagen te laat Termijn 1 d
- RE-2026-0419CHF 3'410.– Gartenbau · Thun 14 dagen te laat Termijn 1 d
- RE-2026-0402CHF 9'760.– Schreinerei · Aarau 31 dagen te laat Termijn 6 d
- RE-2026-0377CHF 4'980.– Kanzlei · Zug 62 dagen te laat overgedragen
Elke factuur heeft een volgende stap · 2 aanmaningen verstuurd, 1 betaling geboekt
2e aanmaning verstuurd|Herinnering verstuurd|Betaling ontvangen Analyses · Directie
Alle cijfers. Eén scherm.
01Vroeger
De cijfers waren er wel, maar verspreid – voor elk overzicht werden exports met de hand samengevoegd.
02Nu
Elk team ziet zijn eigen cijfers, de directie het totaalbeeld – zonder één export.
Weekoverzicht · week 44 Voorbeeld Elke maandag als korte e-mail Omzet
CHF 84'200
+6 %Bestellingen
1'184
+4 %Retourpercentage
3,1 %
−0,4Chargebackratio
0,18 %
okROAS advertenties
4,2
+0,3Reactietijd support
9 min
−6Omzet per dag
Signalen
- Retourpercentage “Robotstofzuiger” boven 8 % – leverancier geïnformeerd
- Stripe-uitbetaling gematcht: CHF 12'480.– · kosten CHF 312.–
- Voorraaddekking “Loungeset” onder 14 dagen
Analyses · AI
Vraag het gewoon aan uw cijfers
01Vroeger
Voor een simpele vraag moest je in vijf systemen kijken.
02Nu
Een assistent antwoordt in gewone taal en schrijft elke ochtend een samenvatting. Toegang per persoon: niemand ziet meer dan nodig.
Assistent · vragen aan uw cijfers Voorbeeld Uw toegang: verkoop · service
Vorige week (week 43), alle kanalen:
ArtikelRetourenRatio
1Robotstofzuiger 14 6,8 %
2Wandelrugzak Alpin 30 L 9 2,1 %
3Loungeset 6 3,4 %
4Koffievolautomaat 5 1,9 %
5Led-staande lamp 4 2,6 %
Robotstofzuiger: 9 van de 14 retouren met reden “laadt niet op” – bij de leverancier navragen?
Bronnen: webshop · service · magazijn
Stel een vraag …
Bedrijf · Meldingen
Eén regel, één zin
01Vroeger
Belangrijke dingen vielen te laat op, en elke nieuwe melding had een ontwikkelaar nodig.
02Nu
Het team schrijft een regel als gewone zin. Het systeem let erop en meldt zich in de teamchat.
Meldingen · regel in één zin Voorbeeld Regel in één zin
Regel aanmaken
Nieuwe regel wordt herkend …actief
ALSVerkopen/week > 20ENVoorraad < 10DAN
Bericht naar #inkoop
Al actief Review < 3 sterren#service actief
inkoop· teamchat
- MMarcoma 16:42De levering van vandaag staat in het magazijn.
- SSarama 16:45Dank je, de voorraad is bijgewerkt.
- Dinsdag 09:14
- TaktaApp09:14
Loungeset: nog 8 stuks · voorraad voor ~5 dagen Regel geactiveerd: 32 verkopen vorige week · voorraad 8 Bestelvoorstel openen
Later
Integratie · Portalen
Ook portalen zonder koppeling
01Vroeger
Sommige partners bieden alleen een webportaal – dus werd alles twee keer ingetypt.
02Nu
Een robot vult het portaal in en stopt zodra er iets niet klopt. Een mens bevestigt.
Portaalrobot · bestelling in het partnerportaal Voorbeeld Uw bestelling
Bestelling #10544- Robotstofzuiger met laadstation2×
- Reservefilters, set van 36×
- Zijborstels4×
Afleveradres
Muster AG, Bahnhofstrasse 12, 8001 Zürich
Bestelnummer
ArtikelAantal
Afleveradres
Aantal in portaal: 5 · in uw bestelling: 6 Bevestigd · aantal 6 overgenomen
Robot wacht op bevestiging Bevestigen
Vastgelegd in het portaal · referentie P-20931 Versturen
0× dubbel ingetypt · gestopt zodra er iets niet klopte
Meer projecten
Ook in gebruik.
Inkoop · Documenten
Nooit meer overtypen
Documenten kwamen in elke vorm binnen, en elke regel werd met de hand overgetypt.
Niemand typt nog over. Alleen afwijkingen worden gecontroleerd – en er wordt pas besteld na akkoord.
Klantenservice · AI
AI schrijft voor, het team keurt goed
Een groot deel van de klantvragen ging steeds over hetzelfde.
Routinevragen liggen beantwoord klaar voor akkoord. Het team heeft meer tijd voor klanten met een echt probleem.
Magazijn · Logistiek
Het magazijn helemaal in beeld
Waar het magazijn tijd verloor en fouten ontstonden, was alleen te schatten.
Knelpunten worden zichtbaar voordat ze de klant bereiken – er wordt gepland met echte cijfers.
Alle projecten zijn geanonimiseerd en zonder bedrijfsnamen beschreven. Cijfers met de vermelding “Voorbeeld” dienen ter illustratie. Technische details en klantgegevens blijven vertrouwelijk – dat geldt ook voor uw project.
Welk proces kost u vandaag de meeste tijd?
In het kosteloze kennismakingsgesprek (30 min.) bekijken we uw bedrijf en zeggen we u eerlijk welk van deze processen voor u loont – en welk niet. Daarna krijgt u een vaste prijs, vooraf afgesproken.
- Geen verkoopdruk
- Via video, telefoon of op locatie
- Duits, Engels of Nederlands