Was kostet eine Bürostelle in der Schweiz wirklich?

Wenn im Büro die Arbeit nicht mehr aufgeht, liegt ein Gedanke nahe: Wir stellen jemanden ein. Bevor Sie das entscheiden, lohnt sich ein ehrlicher Blick auf die Kosten. Der Bruttolohn ist nur der Anfang. Dazu kommen Sozialabgaben, Pensionskasse, Versicherungen und der Arbeitsplatz selbst.

In diesem Artikel rechnen wir an einem Beispiel durch, was eine Bürostelle in der Schweiz pro Jahr kostet, was das pro Stunde bedeutet und welcher Teil davon oft auf Routinearbeit entfällt.

Der Ausgangspunkt: der Lohn

Laut der Lohnstrukturerhebung des Bundesamts für Statistik lag der Medianlohn einer Vollzeitstelle in der Schweiz 2024 bei CHF 7’024.– brutto pro Monat. Für Personen mit einem eidgenössischen Fähigkeitszeugnis (EFZ) in einer Stelle ohne Führungsverantwortung nennt das BFS CHF 6’162.– pro Monat. Das ist ein guter Anhaltspunkt für eine kaufmännische Stelle mit KV-Lehre.

Wichtig: Das BFS rechnet den 13. Monatslohn bereits anteilig ein, mit einem Zwölftel pro Monat. Zwölfmal CHF 6’162.– ergibt also rund CHF 74’000.– pro Jahr. Diesen Wert verwenden wir im Beispiel.

Je nach Region, Branche, Erfahrung und Aufgaben kann der Lohn deutlich höher oder tiefer liegen.

Was Sie als Arbeitgeber zusätzlich zahlen

Auf den Bruttolohn kommen die Arbeitgeberbeiträge an die Sozialversicherungen. Einige Sätze sind schweizweit gleich, andere hängen vom Kanton, von der Kasse oder vom Alter der Person ab.

AHV, IV und EO

Der Arbeitgeber zahlt 5,3 % des Lohns an AHV, IV und EO. Den gleichen Betrag zieht er der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter vom Lohn ab. Dazu kommen Verwaltungskosten der Ausgleichskasse.

Arbeitslosenversicherung (ALV)

Der Arbeitgeberanteil beträgt 1,1 % auf dem Lohn bis CHF 148’200.– pro Jahr.

Familienausgleichskasse (FAK)

Der Beitrag an die Familienzulagen wird vom Arbeitgeber getragen. Der Satz ist je nach Kanton und Kasse unterschiedlich. Für das Beispiel nehmen wir 1,5 % an.

Pensionskasse (BVG)

Die Pensionskasse ist ab einem Jahreslohn von CHF 22’680.– obligatorisch. Versichert ist der koordinierte Lohn, also der Lohn abzüglich eines Koordinationsabzugs von CHF 26’460.–. Die Altersgutschriften steigen mit dem Alter: 7 % zwischen 25 und 34, 10 % zwischen 35 und 44, 15 % zwischen 45 und 54 und 18 % ab 55 Jahren. Der Arbeitgeber trägt mindestens die Hälfte. Viele Pensionskassen versichern mehr als das Minimum.

Unfall- und Krankentaggeldversicherung

Die Prämie für die Berufsunfallversicherung (UVG) trägt der Arbeitgeber. Im Büro ist sie tief. Dazu kommt oft eine Krankentaggeldversicherung, deren Kosten sich Arbeitgeber und Mitarbeitende teilen.

Rechenbeispiel: eine Bürostelle zu 100 %

Beispiel. Kaufmännische Mitarbeiterin, 40 Jahre, 100 %, Bruttolohn rund CHF 74’000.– pro Jahr inklusive 13. Monatslohn. Werte gerundet. Wo kein schweizweit fester Satz gilt, haben wir eine Annahme getroffen.

Position	Grundlage	CHF pro Jahr
Bruttolohn	BFS-Median EFZ, ohne Kaderfunktion	74’000.–
AHV/IV/EO, Arbeitgeberanteil	5,3 %	3’922.–
ALV, Arbeitgeberanteil	1,1 %	814.–
Familienausgleichskasse	Annahme 1,5 %	1’110.–
Pensionskasse, Arbeitgeberanteil	Hälfte von 10 % auf CHF 47’540.– koordiniertem Lohn, plus Annahme CHF 400.– für Risiko und Verwaltung	2’777.–
Unfall- und Krankentaggeld	Annahme 0,8 %	592.–
Zwischentotal Lohn und Sozialabgaben		83’215.–
Arbeitsplatz	Annahme: 12 m² Büro zu CHF 300.– pro m² und Jahr, dazu CHF 200.– pro Monat für IT, Software und Telefon	6’000.–
Total pro Jahr		rund 89’000.–

Nicht enthalten sind Kosten für Rekrutierung, Einarbeitung, Weiterbildung, Spesen und die Zeit, die Sie selbst in Führung investieren. Auch Lohnfortzahlung bei längerer Krankheit ist nicht eingerechnet.

Was kostet eine Arbeitsstunde?

Eine Vollzeitstelle hat nicht 52 volle Wochen. Das Gesetz schreibt mindestens vier Wochen Ferien vor (Art. 329a OR), viele Betriebe gewähren fünf. Dazu kommen Feiertage, die je nach Kanton variieren, und Absenzen.

Beispiel: 42 Stunden pro Woche, fünf Wochen Ferien, neun Feiertage und einige Krankheitstage ergeben rund 1’800 produktive Stunden pro Jahr. Bei Kosten von CHF 89’000.– ist eine Stunde damit rund CHF 50.– wert.

Diese Zahl ist hilfreich, weil sie Routinearbeit greifbar macht. Jede Stunde, die jemand mit Abtippen, Nachfragen oder Weiterleiten verbringt, kostet Ihren Betrieb rund CHF 50.–, bevor ein einziger Franken Wertschöpfung entsteht.

Welcher Teil davon ist Routine?

In fast jedem KMU gibt es Aufgaben, die sich jede Woche gleich wiederholen:

Belege und Lieferantenrechnungen erfassen und ablegen
E-Mails sortieren, weiterleiten und Standardfragen beantworten
Offerten nachfassen und Termine bestätigen
Daten von einem System ins andere übertragen, etwa vom Shop in die Buchhaltung
Rapporte, Listen und Auswertungen zusammenstellen

Beispiel: Verbringt eine Person 10 Stunden pro Woche mit solchen Aufgaben, sind das bei 42 Wochenstunden rund 24 Stellenprozent. Im obigen Beispiel entspricht das rund CHF 21’000.– pro Jahr.

Wie viel davon tatsächlich wegfällt, hängt von den Abläufen ab. Eine Automatisierung übernimmt selten 100 % einer Aufgabe. Sie übernimmt das Abtippen, Sortieren und Übertragen. Prüfen und Entscheiden bleibt bei Ihrem Team.

Automatisieren statt neu einstellen?

Eine neue Stelle ist die richtige Antwort, wenn Sie mehr Fachwissen, Kundenkontakt oder Führung brauchen. Wenn die zusätzliche Arbeit aber vor allem aus Routine besteht, gibt es eine Alternative: Sie automatisieren die Routine und geben Ihrem bestehenden Team Zeit für Arbeit, die Erfahrung braucht.

Die Rechnung ist dabei einfach. Eine Automatisierung kostet einmalig etwas für die Einrichtung und danach einen monatlichen Betrag für Betrieb und Wartung. Stellen Sie das den jährlichen Kosten der Routinearbeit gegenüber. Bei uns gilt ein fester Preis, vorab vereinbart, damit diese Rechnung vor dem Entscheid aufgeht.

Ein Vorteil, der oft übersehen wird: Automatisierte Abläufe sind auch in den Ferien, bei Krankheit und in Spitzenzeiten verfügbar. Ihr Team muss Lücken nicht mit Überstunden füllen.

So rechnen Sie es für Ihren Betrieb

Mit unserem Spar-Rechner wählen Sie eine Aufgabe, geben die Stunden pro Woche und den Lohn ein und sehen, was diese Routine Sie pro Jahr kostet, in Franken und in Stellenprozent. Konkrete Ansätze finden Sie unter Buchhaltung automatisieren und E-Mail-Automatisierung.

Häufige Fragen

Wie hoch sind die Lohnnebenkosten in der Schweiz?

Das hängt von Kanton, Pensionskasse und Alter ab. Im obigen Beispiel betragen die Arbeitgeberbeiträge rund 12,5 % des Bruttolohns. Bei älteren Mitarbeitenden und grosszügigen Pensionskassen liegen sie höher.

Ist der 13. Monatslohn im Medianlohn des BFS enthalten?

Ja. Das BFS rechnet einen Zwölftel des 13. Monatslohns in den standardisierten Monatslohn ein.

Was bedeutet Stellenprozent?

Stellenprozent beschreibt den Umfang einer Stelle im Verhältnis zu einer Vollzeitstelle. 10 Stunden bei 42 Wochenstunden entsprechen rund 24 Stellenprozent.

Was passiert mit der gewonnenen Zeit?

In den meisten Betrieben fliesst sie in Arbeit, die liegen geblieben ist: Kundenkontakt, Offerten, Planung. Das bestehende Team kann mehr Aufträge bewältigen, ohne dass Sie eine weitere Stelle besetzen müssen.

So viel kostet Routine Sie pro Jahr

Im Erstgespräch rechnen wir mit Ihren eigenen Zahlen. Wir schauen gemeinsam, welche Aufgaben sich wiederholen und was sich davon automatisieren lässt, in 30 Minuten und online.

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Quellen

Bundesamt für Statistik: Schweizerische Lohnstrukturerhebung 2024, erste Ergebnisse, Medienmitteilung vom 25.11.2025, bfs.admin.ch
Informationsstelle AHV/IV: Merkblatt 2.01 Beiträge, ahv-iv.ch
PwC Schweiz: Sozialversicherungen 2026, pwc.ch
Bundesgesetz über die berufliche Vorsorge (BVG), Art. 8 und 16, fedlex.admin.ch
Obligationenrecht, Art. 329a (Ferien), fedlex.admin.ch

Alle Zahlen im Rechenbeispiel sind gerundet und dienen der Orientierung. Für Ihre Lohnbuchhaltung gelten die Sätze Ihrer Ausgleichskasse, Ihrer Familienausgleichskasse und Ihrer Pensionskasse.