Einkauf und Lagerprognose für Onlineshops automatisieren

Im Onlineshop zeigt sich ein Fehler im Einkauf auf zwei Arten. Entweder ist ein Bestseller ausverkauft, und die Bestellungen gehen an die Konkurrenz. Oder das Lager ist voll mit Ware, die sich nicht dreht, und bindet Geld, das an anderer Stelle fehlt. In vielen Shops entsteht der Bestellvorschlag trotzdem noch in einer Excel-Liste, mit Erfahrung und etwas Bauchgefühl.

Dieser Artikel zeigt, wie Sie einen Bestellvorschlag berechnen, worauf es bei der Lagerprognose ankommt und welche Schritte sich automatisieren lassen.

Drei Fragen, die der Einkauf jede Woche beantwortet

Egal, wie gross Ihr Sortiment ist, der Einkauf dreht sich um drei Fragen:

1. Was verkaufen wir in den nächsten Wochen? Das ist die Absatzprognose.
2. Was haben wir? Gemeint ist der verfügbare Bestand im Lager, plus Ware, die bereits bestellt und unterwegs ist.
3. Was müssen wir wann bei wem bestellen? Das ist der Bestellvorschlag.

Solange das Sortiment klein ist, beantwortet eine erfahrene Person diese Fragen im Kopf. Ab einigen hundert Artikeln, mehreren Lieferanten und mehreren Verkaufskanälen wird es zur Vollzeitaufgabe.

Die Grundlagen: Sicherheitsbestand, Meldebestand, Bestellvorschlag

Sicherheitsbestand

Der Sicherheitsbestand fängt Schwankungen ab: Tage mit mehr Verkäufen als üblich oder Lieferungen, die später kommen. Eine einfache Formel lautet:

Sicherheitsbestand = (maximaler Tagesabsatz × maximale Lieferzeit) − (durchschnittlicher Tagesabsatz × durchschnittliche Lieferzeit)

Diese Variante ist bewusst vorsichtig. Mit genügend Daten lässt sich der Sicherheitsbestand statistisch berechnen, über die Schwankung des Absatzes und einen gewünschten Lieferbereitschaftsgrad.

Meldebestand

Der Meldebestand sagt, wann Sie bestellen müssen:

Meldebestand = durchschnittlicher Tagesabsatz × Lieferzeit + Sicherheitsbestand

Fällt der verfügbare Bestand unter diesen Wert, ist es Zeit für eine Bestellung.

Bestellvorschlag

Der Bestellvorschlag sagt, wie viel Sie bestellen:

Bestellvorschlag = erwarteter Absatz bis zur übernächsten Lieferung + Sicherheitsbestand − verfügbarer Bestand − offene Bestellungen

Danach wird auf die Mindestbestellmenge oder die Verpackungseinheit des Lieferanten gerundet.

Rechenbeispiel

Beispiel. Ein Artikel verkauft sich im Schnitt 5-mal pro Tag, an starken Tagen 8-mal. Der Lieferant liefert im Schnitt nach 10 Tagen, spätestens nach 14 Tagen. Sie bestellen alle 14 Tage. Im Lager liegen 105 Stück, offene Bestellungen gibt es keine. Der Lieferant liefert in Kartons zu 12 Stück.

• Sicherheitsbestand: 8 × 14 − 5 × 10 = 112 − 50 = 62 Stück
• Meldebestand: 5 × 10 + 62 = 112 Stück. Der Bestand von 105 liegt darunter, also wird bestellt.
• Erwarteter Absatz bis zur übernächsten Lieferung: Lieferzeit 10 Tage plus Bestellrhythmus 14 Tage ergibt 24 Tage. 24 × 5 = 120 Stück
• Bestellvorschlag: 120 + 62 − 105 − 0 = 77 Stück, gerundet auf sieben Kartons = 84 Stück

Für einen Artikel ist das schnell gerechnet. Für 800 Artikel bei zwölf Lieferanten, jede Woche neu, ist es eine Aufgabe für ein System.

Warum Durchschnittswerte nicht reichen

Die Formeln oben gehen von einem gleichmässigen Absatz aus. Im Onlinehandel ist das selten der Fall:

• Saison: Velozubehör im Frühling, Geschenke im Dezember, Black Friday im November.
• Aktionen: Rabatte und Newsletter verschieben den Absatz kurzfristig nach oben.
• Ausverkaufte Tage: War ein Artikel zwei Wochen nicht lieferbar, sieht der Absatz tiefer aus, als die Nachfrage war. Diese Tage müssen herausgerechnet werden.
• Neue Artikel: Ohne Verkaufshistorie braucht es Vergleichsartikel oder eine bewusste Schätzung.
• Mehrere Kanäle: Verkäufe im eigenen Shop und auf Marktplätzen wie Galaxus gehören in dieselbe Rechnung.
• Varianten und Sets: Ein Set verbraucht mehrere Einzelartikel. Grössen und Farben verkaufen sich unterschiedlich.

Eine gute Lagerprognose berücksichtigt diese Effekte. Sie muss nicht perfekt sein. Sie muss besser sein als die Excel-Liste und jede Woche gleich zuverlässig laufen.

Was sich automatisieren lässt

Ein automatisierter Einkauf ersetzt nicht die Einkäuferin. Er nimmt ihr die Datensammlung und die Rechenarbeit ab:

1. Verkaufsdaten sammeln: Täglich aus Shopify und weiteren Verkaufskanälen, pro Artikel und Variante.
2. Bereinigen: Ausverkaufte Tage, Retouren und Sonderverkäufe werden markiert.
3. Prognose pro Artikel: Mit Saison und Trend, auf Basis Ihrer Historie.
4. Lieferantendaten einlesen: Lieferzeiten, Preise und verfügbare Bestände der Lieferanten, egal ob sie per CSV, E-Mail oder Portal kommen.
5. Bestellvorschlag pro Lieferant: Mit Mindestbestellmengen, Verpackungseinheiten und Ihrem Budget.
6. Freigabe: Die zuständige Person prüft den Vorschlag, passt Mengen an und gibt frei.
7. Bestellung vorbereiten: Die Bestellung wird als Entwurf erstellt und an den Lieferanten geschickt, sobald sie freigegeben ist.
8. Bestand im Shop aktuell halten: Lieferantenbestände und Lieferzeiten können im Shop angezeigt werden, damit Sie nichts verkaufen, was auch beim Lieferanten fehlt.

Die Entscheidung, was bestellt wird, bleibt bei Ihnen. Neu ist, dass sie auf aktuellen Zahlen beruht und nicht auf einer Liste vom letzten Monat.

Was Sie dafür brauchen

• Saubere Artikelstammdaten: Artikelnummer, Lieferant, Einkaufspreis, Lieferzeit, Mindestbestellmenge, Verpackungseinheit.
• Verkaufshistorie: Idealerweise mindestens ein Jahr, damit Saisoneffekte sichtbar werden.
• Klare Zuständigkeit: Eine Person, die Vorschläge freigibt und Abweichungen klärt.
• Zugang zu den Systemen: Shop, Marktplätze, Buchhaltung oder ERP und die Daten der Lieferanten.

App, Tabelle oder eigene Automatisierung?

Für Shopify gibt es Apps für Lagerprognose und Einkauf. Für einen Shop mit einem Kanal und wenigen Lieferanten sind sie oft ein guter Start. Eine eigene Automatisierung lohnt sich, wenn Sie über mehrere Kanäle verkaufen, Lieferanten ihre Daten per E-Mail oder in eigenen Formaten schicken, oder wenn Bestellungen in bexio oder einem ERP landen sollen. Dann muss jemand die Systeme verbinden, und genau das ist die Arbeit, die heute von Hand passiert.

Häufige Fragen

Wie berechne ich einen Bestellvorschlag?

Erwarteter Absatz bis zur übernächsten Lieferung plus Sicherheitsbestand, minus verfügbarer Bestand und offene Bestellungen. Danach runden Sie auf die Mindestbestellmenge oder Verpackungseinheit.

Wie genau ist eine automatische Absatzprognose?

Das hängt von der Datenqualität und vom Sortiment ab. Bei Artikeln mit stabilem Absatz ist sie meist zuverlässig, bei Neuheiten und Aktionsware weniger. Deshalb bleibt die Freigabe beim Menschen.

Funktioniert das mit Shopify und Galaxus?

Ja, sofern die Daten über Schnittstellen oder Exporte verfügbar sind. Welche Systeme wir anbinden, sehen Sie unter Integrationen.

Bestellt das System selbstständig?

Nein. Es bereitet Bestellungen vor. Abgeschickt wird erst nach Ihrer Freigabe.

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