Belege und Kreditoren mit bexio und Abacus automatisieren

Eine Lieferantenrechnung kommt per E-Mail. Jemand lädt das PDF herunter, tippt Betrag, Datum und Lieferant ab, wählt Konto und MWST-Satz, legt den Beleg ab, holt das Visum ein und erfasst die Zahlung. Das dauert pro Rechnung nur wenige Minuten. Bei hundert oder mehr Rechnungen im Monat wird daraus ein fester Teil einer Stelle.

Dieser Artikel zeigt, wie Sie Belege und Kreditorenrechnungen automatisch verbuchen können, was bexio und Abacus bereits selbst mitbringen und wo eine zusätzliche Automatisierung sinnvoll ist.

Was «automatisch verbuchen» konkret heisst

Automatisch verbuchen heisst nicht, dass niemand mehr hinschaut. Es heisst, dass die Routine wegfällt und Ihr Team nur noch prüft und freigibt. Ein sauberer Ablauf hat fünf Schritte:

1. Eingang sammeln: Alle Rechnungen landen an einem Ort, egal ob per E-Mail, Post-Scan oder Foto.
2. Daten auslesen: Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Betrag, MWST und Zahlungsangaben werden erkannt.
3. Zuordnen: Der Beleg wird dem richtigen Kreditor, Konto, MWST-Satz und, falls nötig, der Kostenstelle oder dem Projekt zugeordnet.
4. Freigeben: Die zuständige Person prüft den Vorschlag und gibt ihn frei.
5. Buchen, zahlen, ablegen: Der Beleg wird in der Buchhaltung erfasst, die Zahlung vorbereitet und der Beleg revisionssicher abgelegt.

Was bexio und Abacus schon selbst können

Bevor Sie etwas Neues aufbauen, lohnt sich ein Blick auf die eingebauten Funktionen. Der Funktionsumfang hängt vom Paket und von der Version ab. Prüfen Sie deshalb den aktuellen Stand bei Ihrem Anbieter oder Ihrem Treuhänder.

bexio

bexio verbucht ein- und ausgehende Rechnungen mit den hinterlegten Konten und MWST-Sätzen und gleicht Zahlungen im Banking automatisch ab. QR-Rechnungen lassen sich hochladen und auslesen. Für Quittungen unterwegs gibt es die App bexio Go. Für viele kleine Betriebe deckt das bereits einen grossen Teil ab, sofern die Rechnungen sauber und mit QR-Code eintreffen.

Abacus

In Abacus übernimmt AbaScan beziehungsweise AbaScan Pro die Belegerkennung. Belege werden in eine Inbox gelegt, ausgelesen und an die Kreditorenbuchhaltung übergeben. Mit Vorschlagssets lassen sich wiederkehrende Kontierungen hinterlegen. Für die Freigabe gibt es einen Visumsprozess.

Wo die Lücke liegt

Die Lücke liegt selten in der Buchhaltungssoftware selbst. Sie liegt davor und daneben:

• Rechnungen kommen in mehreren Postfächern an, bei verschiedenen Personen oder als Foto im Chat.
• Rechnungen ohne QR-Code, Sammelrechnungen und Gutschriften brauchen Nacharbeit.
• Die Zuordnung zu Projekt, Baustelle oder Kostenstelle steht nicht auf der Rechnung.
• Der Abgleich mit Bestellung oder Lieferschein passiert von Hand.
• Visa werden per E-Mail eingeholt und gehen unter.

Genau hier setzt eine Automatisierung an: Sie verbindet den Posteingang, Ihre Regeln und die Buchhaltung, damit Belege vollständig und vorkontiert bei der Person ankommen, die freigibt.

Ein Ablauf, der in der Praxis funktioniert

Das folgende Beispiel zeigt einen typischen Ablauf für einen Betrieb mit bexio oder Abacus. Die Details passen wir immer an Ihre Abläufe an.

1. Ein Eingang für alle Rechnungen. Lieferanten senden an eine feste Adresse, zum Beispiel rechnungen@ihrbetrieb.ch. Rechnungen, die doch bei Mitarbeitenden landen, werden weitergeleitet.
2. Erkennen und prüfen. Das System liest die Rechnung aus und prüft, ob sie doppelt ist, ob der Lieferant bekannt ist und ob die Bankverbindung zum Stamm passt.
3. Vorkontieren. Konto, MWST-Satz und Kostenstelle werden aus früheren Buchungen desselben Lieferanten vorgeschlagen. Bei Projekten wird die Projektnummer aus der Bestellung übernommen.
4. Freigabe per Klick. Die zuständige Person erhält eine kurze Nachricht mit Beleg und Vorschlag. Sie gibt frei, korrigiert oder fragt nach. Ab einem festgelegten Betrag braucht es ein zweites Visum.
5. Übergabe an die Buchhaltung. Der freigegebene Beleg wird als Kreditorenrechnung in bexio oder Abacus erfasst, inklusive PDF.
6. Zahlung vorbereiten. Die Zahlung wird mit Fälligkeit vorgemerkt. Ausgelöst wird sie wie bisher in Ihrem Banking.
7. Ablage. Der Beleg wird nach den Vorgaben der Geschäftsbücherverordnung abgelegt und bleibt auffindbar.

Wichtig dabei: Kritische Schritte bleiben bei einem Menschen. Neue Lieferanten, geänderte Bankverbindungen und ungewöhnliche Beträge werden nie ohne Freigabe verbucht.

Was Sie vorher klären sollten

Eine Automatisierung ist nur so gut wie die Regeln, nach denen sie arbeitet. Diese Punkte sollten Sie vorab klären:

• Kontenplan und Kreditorenstamm: Sind Lieferanten sauber erfasst, ohne Dubletten?
• Freigaberegeln: Wer visiert welche Rechnungen? Ab welchem Betrag braucht es zwei Visa?
• Ausnahmen: Was passiert mit Gutschriften, Teilzahlungen, Fremdwährungen und Rechnungen ohne Bestellung?
• Aufbewahrung: Geschäftsbücher und Buchungsbelege müssen zehn Jahre aufbewahrt werden (Art. 958f OR). Die elektronische Aufbewahrung ist zulässig, wenn die Vorgaben der GeBüV eingehalten werden.
• Datenschutz: Wo werden die Belege verarbeitet? Wir setzen auf Hosting in der Schweiz und Verarbeitung in der Schweiz oder der EU, mit Auftragsbearbeitungsvertrag.
• Treuhänder: Wenn Ihr Treuhänder die Buchhaltung führt, gehört er von Anfang an dazu.

Was sich realistisch einsparen lässt

Wie viel Zeit Sie gewinnen, hängt von der Anzahl Rechnungen, ihrer Qualität und Ihren Freigaberegeln ab. Eine einfache Rechnung hilft bei der Einordnung.

Beispiel: Ein Betrieb erhält 150 Lieferantenrechnungen pro Monat. Erfassen, Kontieren, Ablegen und Visum einholen dauert pro Rechnung rund 5 Minuten. Das sind 12,5 Stunden pro Monat. Wenn danach pro Rechnung noch rund eine Minute für die Prüfung bleibt, sinkt der Aufwand auf 2,5 Stunden. Die Annahmen sind bewusst einfach. Ihre eigenen Zahlen können deutlich abweichen.

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Grenzen und typische Stolpersteine

• Schlechte Vorlagen: Unscharfe Fotos und handschriftliche Quittungen werden nie fehlerfrei erkannt. Hier bleibt eine Prüfung nötig.
• Neue Lieferanten: Die erste Rechnung eines Lieferanten braucht immer einen Menschen. Danach lernt das System aus der Freigabe.
• Zu viele Sonderregeln: Wenn jede zweite Rechnung eine Ausnahme ist, lohnt es sich, zuerst die Abläufe zu vereinfachen.
• Abhängigkeit: Achten Sie darauf, dass die Abläufe dokumentiert sind und Ihnen gehören, damit Sie nicht an einen Anbieter gebunden sind.

Häufige Fragen

Kann ich Belege in bexio automatisch verbuchen lassen?

Teilweise ja. bexio verbucht Rechnungen mit hinterlegten Konten und liest QR-Rechnungen aus. Für mehrere Postfächer, Projektzuordnung und einen Freigabeprozess braucht es meist eine Ergänzung, die bexio mit Ihrem Posteingang verbindet.

Funktioniert das auch mit Abacus?

Ja. Abacus bringt mit AbaScan und dem Visumsprozess bereits viel mit. Eine Automatisierung ergänzt vor allem den Eingang, die Vorprüfung und die Zuordnung zu Projekten oder Kostenstellen.

Wird damit etwas ohne meine Zustimmung bezahlt?

Nein. Zahlungen werden nur vorbereitet. Freigabe und Auslösung bleiben bei Ihnen.

Wie lange dauert die Einrichtung?

Das hängt von der Anzahl Systeme und Ausnahmen ab. Einfache Abläufe sind in wenigen Wochen eingerichtet. Den genauen Umfang und einen festen Preis vereinbaren wir nach der Analyse.

Belege, die sich selbst verbuchen

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Quellen

• bexio: Funktionen Buchhaltung und Belege, bexio.com/de-CH/beleg (abgerufen 29.10.2026)
• BDO Schweiz: Von AbaScan zu AbaScan Pro, bdo.ch
• Obligationenrecht, Art. 958f (Aufbewahrung), fedlex.admin.ch
• Geschäftsbücherverordnung (GeBüV, SR 221.431)