Bonnen en inkoopfacturen automatiseren met bexio en Abacus

Een leveranciersfactuur komt binnen per e-mail. Iemand downloadt de pdf, typt bedrag, datum en leverancier over, kiest grootboekrekening en btw-tarief, archiveert de bon, haalt de paraaf op en legt de betaling vast. Dat kost per factuur maar een paar minuten. Bij honderd of meer facturen per maand wordt het een vast deel van een functie.

Dit artikel laat zien hoe u bonnen en crediteurfacturen automatisch kunt inboeken, wat bexio en Abacus zelf al kunnen en waar een aanvullende automatisering zinvol is.

Wat “automatisch inboeken” concreet betekent

Automatisch inboeken betekent niet dat niemand er meer naar kijkt. Het betekent dat de routine wegvalt en uw team alleen nog controleert en akkoord geeft. Een goed ingericht proces heeft vijf stappen:

1. Binnenkomst bundelen: alle facturen komen op één plek terecht, of ze nu per e-mail, als gescande post of als foto binnenkomen.
2. Gegevens uitlezen: leverancier, factuurnummer, datum, bedrag, btw en betaalgegevens worden herkend.
3. Toewijzen: de bon wordt gekoppeld aan de juiste crediteur, grootboekrekening en btw-tarief en, waar nodig, aan de kostenplaats of het project.
4. Akkoord geven: de verantwoordelijke persoon controleert het voorstel en geeft akkoord.
5. Boeken, betalen, archiveren: de bon wordt in de boekhouding vastgelegd, de betaling wordt klaargezet en de bon wordt conform de bewaarplicht en onwijzigbaar gearchiveerd.

Wat bexio en Abacus zelf al kunnen

Voordat u iets nieuws bouwt, loont het om naar de ingebouwde functies te kijken. Welke functies beschikbaar zijn, hangt af van het pakket en de versie. Controleer daarom de actuele stand bij uw leverancier of uw boekhouder.

bexio

bexio boekt inkomende en uitgaande facturen met de ingestelde grootboekrekeningen en btw-tarieven en matcht betalingen automatisch in de bankmodule. QR-facturen kunnen worden geüpload en uitgelezen. Voor kassabonnen onderweg is er de app bexio Go. Voor veel kleine bedrijven dekt dat al een groot deel af, mits de facturen netjes en met QR-code binnenkomen.

Abacus

In Abacus verzorgt AbaScan, respectievelijk AbaScan Pro, de herkenning van bonnen. Bonnen worden in een inbox gezet, uitgelezen en doorgegeven aan de crediteurenadministratie. Met voorstelsets kunt u terugkerende boekingen vastleggen. Voor het akkoord is er een parafeerproces.

Waar het gat zit

Het gat zit zelden in de boekhoudsoftware zelf. Het zit ervoor en ernaast:

• Facturen komen binnen in meerdere mailboxen, bij verschillende mensen of als foto in een chat.
• Facturen zonder QR-code, verzamelfacturen en creditnota’s vragen om nawerk.
• De koppeling aan project, bouwplaats of kostenplaats staat niet op de factuur.
• De controle tegen bestelling of pakbon gebeurt met de hand.
• Parafen worden per e-mail opgevraagd en raken ondergesneeuwd.

Precies hier komt een automatisering in beeld: ze verbindt de inbox, uw regels en de boekhouding, zodat bonnen volledig en voorgecodeerd terechtkomen bij de persoon die akkoord geeft.

Een proces dat in de praktijk werkt

Het volgende voorbeeld laat een typisch proces zien voor een bedrijf met bexio of Abacus. De details stemmen we altijd af op uw werkwijze.

1. Eén ingang voor alle facturen. Leveranciers sturen naar een vast adres, bijvoorbeeld facturen@uwbedrijf.ch. Facturen die toch bij medewerkers terechtkomen, worden doorgestuurd.
2. Herkennen en controleren. Het systeem leest de factuur uit en controleert of hij dubbel is, of de leverancier bekend is en of de bankgegevens overeenkomen met de stamgegevens.
3. Voorcoderen. Grootboekrekening, btw-tarief en kostenplaats worden voorgesteld op basis van eerdere boekingen van dezelfde leverancier. Bij projecten wordt het projectnummer uit de bestelling overgenomen.
4. Akkoord met één klik. De verantwoordelijke persoon krijgt een kort bericht met bon en voorstel. Hij of zij geeft akkoord, corrigeert of stelt een vraag. Vanaf een vastgesteld bedrag is een tweede paraaf nodig.
5. Overdracht aan de boekhouding. De goedgekeurde bon wordt als crediteurfactuur in bexio of Abacus vastgelegd, inclusief pdf.
6. Betaling klaarzetten. De betaling wordt met vervaldatum klaargezet. Uitgevoerd wordt ze zoals nu in uw e-banking.
7. Archivering. De bon wordt gearchiveerd volgens de eisen van de Zwitserse verordening over het voeren en bewaren van de boekhouding (GeBüV) en blijft vindbaar.

Belangrijk daarbij: kritieke stappen blijven bij een mens. Nieuwe leveranciers, gewijzigde bankgegevens en ongebruikelijke bedragen worden nooit zonder akkoord geboekt.

Wat u vooraf moet regelen

Een automatisering is maar zo goed als de regels waarmee ze werkt. Deze punten kunt u het beste vooraf regelen:

• Rekeningschema en crediteurenbestand: zijn leveranciers netjes vastgelegd, zonder dubbele records?
• Akkoordregels: wie parafeert welke facturen? Vanaf welk bedrag zijn twee parafen nodig?
• Uitzonderingen: wat gebeurt er met creditnota’s, deelbetalingen, vreemde valuta en facturen zonder bestelling?
• Bewaren: boeken en boekingsbescheiden moeten tien jaar worden bewaard (art. 958f OR). Elektronisch bewaren is toegestaan als aan de eisen van de GeBüV wordt voldaan.
• Gegevensbescherming: waar worden de bonnen verwerkt? Wij kiezen voor hosting in Zwitserland en verwerking in Zwitserland of de EU, met een verwerkersovereenkomst.
• Boekhouder: als uw administratiekantoor de boekhouding voert, hoort het er vanaf het begin bij.

Wat u realistisch kunt besparen

Hoeveel tijd u wint, hangt af van het aantal facturen, de kwaliteit ervan en uw akkoordregels. Een eenvoudige berekening helpt bij de inschatting.

Voorbeeld: een bedrijf ontvangt 150 leveranciersfacturen per maand. Invoeren, coderen, archiveren en de paraaf ophalen kost per factuur ongeveer 5 minuten. Dat is 12,5 uur per maand. Blijft er daarna per factuur nog ongeveer één minuut over voor de controle, dan daalt de tijdsbesteding naar 2,5 uur. De aannames zijn bewust eenvoudig. Uw eigen cijfers kunnen flink afwijken.

Wat een uur kantoorwerk in uw bedrijf kost, rekent u uit met onze Besparingscalculator, in franken en in procenten van een fte.

Grenzen en typische valkuilen

• Slechte bronbestanden: onscherpe foto’s en handgeschreven kwitanties worden nooit foutloos herkend. Hier blijft een controle nodig.
• Nieuwe leveranciers: de eerste factuur van een leverancier heeft altijd een mens nodig. Daarna leert het systeem van het akkoord.
• Te veel speciale regels: als elke tweede factuur een uitzondering is, loont het om eerst de processen te vereenvoudigen.
• Afhankelijkheid: zorg dat de processen gedocumenteerd zijn en van u zijn, zodat u niet aan één leverancier vastzit.

Veelgestelde vragen

Kan ik bonnen in bexio automatisch laten inboeken?

Gedeeltelijk wel. bexio boekt facturen met ingestelde grootboekrekeningen en leest QR-facturen uit. Voor meerdere mailboxen, koppeling aan projecten en een akkoordproces is meestal een aanvulling nodig die bexio met uw inbox verbindt.

Werkt dit ook met Abacus?

Ja. Abacus heeft met AbaScan en het parafeerproces al veel aan boord. Een automatisering vult vooral de binnenkomst, de voorcontrole en de koppeling aan projecten of kostenplaatsen aan.

Wordt er dan iets betaald zonder mijn toestemming?

Nee. Betalingen worden alleen klaargezet. Akkoord en uitvoering blijven bij u.

Hoe lang duurt de inrichting?

Dat hangt af van het aantal systemen en uitzonderingen. Eenvoudige processen zijn in een paar weken ingericht. De precieze omvang en een vaste prijs spreken we af na de analyse.

Bonnen die zichzelf inboeken

Wilt u weten hoeveel tijd er in uw crediteurenadministratie zit en wat daarvan te automatiseren is? In het kennismakingsgesprek bekijken we uw huidige werkwijze, in 30 minuten en online. Meer over deze oplossing vindt u onder Boekhouding automatiseren.

Kennismakingsgesprek inplannen →

---

Bronnen

• bexio: functies Boekhouding en bonnen, bexio.com/de-CH/beleg (geraadpleegd op 29.10.2026)
• BDO Zwitserland: Van AbaScan naar AbaScan Pro, bdo.ch
• Obligationenrecht (OR), art. 958f (bewaarplicht), fedlex.admin.ch
• Geschäftsbücherverordnung (GeBüV, SR 221.431)