Automatiser justificatifs et factures fournisseurs avec bexio et Abacus

Une facture fournisseur arrive par e-mail. Quelqu’un télécharge le PDF, retape le montant, la date et le fournisseur, choisit le compte et le taux de TVA, classe le justificatif, obtient le visa et saisit le paiement. Cela ne prend que quelques minutes par facture. Mais avec cent factures ou plus par mois, cela devient une part fixe d’un poste.

Cet article montre comment comptabiliser automatiquement justificatifs et factures fournisseurs, ce que bexio et Abacus proposent déjà d’eux-mêmes et où une automatisation complémentaire a du sens.

Ce que « comptabiliser automatiquement » signifie concrètement

Comptabiliser automatiquement ne veut pas dire que plus personne ne regarde. Cela veut dire que la routine disparaît et que votre équipe ne fait plus que contrôler et valider. Un processus bien construit compte cinq étapes :

1. Réunir les entrées : toutes les factures arrivent au même endroit, qu’elles viennent par e-mail, par courrier scanné ou en photo.
2. Extraire les données : le fournisseur, le numéro de facture, la date, le montant, la TVA et les informations de paiement sont reconnus.
3. Imputer : le justificatif est attribué au bon fournisseur, au bon compte, au bon taux de TVA et, si nécessaire, au centre de coûts ou au projet.
4. Valider : la personne responsable contrôle la proposition et la valide.
5. Comptabiliser, payer, archiver : le justificatif est saisi dans la comptabilité, le paiement est préparé et le justificatif est archivé de manière conforme et inaltérable.

Ce que bexio et Abacus savent déjà faire

Avant de construire quelque chose de nouveau, il vaut la peine de regarder les fonctions intégrées. Leur étendue dépend de la formule et de la version. Vérifiez donc l’état actuel auprès de votre fournisseur ou de votre fiduciaire.

bexio

bexio comptabilise les factures entrantes et sortantes avec les comptes et les taux de TVA enregistrés, et rapproche automatiquement les paiements dans le module bancaire. Les QR-factures peuvent être téléchargées et lues. Pour les quittances en déplacement, il existe l’application bexio Go. Pour beaucoup de petites entreprises, cela couvre déjà une grande partie des besoins, à condition que les factures arrivent propres et avec un code QR.

Abacus

Dans Abacus, c’est AbaScan, respectivement AbaScan Pro, qui assure la reconnaissance des justificatifs. Les justificatifs sont déposés dans une boîte de réception, lus puis transmis à la comptabilité fournisseurs. Des jeux de propositions permettent d’enregistrer les imputations récurrentes. Pour la validation, il existe un processus de visa.

Où se situe la lacune

La lacune se trouve rarement dans le logiciel comptable lui-même. Elle se situe en amont et à côté :

• Les factures arrivent dans plusieurs boîtes e-mail, chez différentes personnes ou en photo dans une messagerie.
• Les factures sans code QR, les factures récapitulatives et les notes de crédit demandent un travail de reprise.
• L’imputation au projet, au chantier ou au centre de coûts ne figure pas sur la facture.
• Le rapprochement avec la commande ou le bulletin de livraison se fait à la main.
• Les visas sont demandés par e-mail et se perdent.

C’est précisément là qu’intervient une automatisation : elle relie la boîte de réception, vos règles et la comptabilité, afin que les justificatifs arrivent complets et pré-imputés chez la personne qui valide.

Un processus qui fonctionne dans la pratique

L’exemple suivant montre un déroulement typique pour une entreprise qui travaille avec bexio ou Abacus. Nous adaptons toujours les détails à vos processus.

1. Une seule entrée pour toutes les factures. Les fournisseurs envoient leurs factures à une adresse fixe, par exemple factures@votreentreprise.ch. Les factures qui arrivent malgré tout chez des collaborateurs sont transférées.
2. Reconnaître et contrôler. Le système lit la facture et vérifie si elle est en double, si le fournisseur est connu et si les coordonnées bancaires correspondent au fichier fournisseurs.
3. Pré-imputer. Le compte, le taux de TVA et le centre de coûts sont proposés sur la base des écritures précédentes du même fournisseur. Pour les projets, le numéro de projet est repris de la commande.
4. Validation en un clic. La personne responsable reçoit un court message avec le justificatif et la proposition. Elle valide, corrige ou pose une question. Au-delà d’un montant défini, un deuxième visa est nécessaire.
5. Transmission à la comptabilité. Le justificatif validé est saisi comme facture fournisseur dans bexio ou Abacus, PDF compris.
6. Préparer le paiement. Le paiement est enregistré avec sa date d’échéance. Il est déclenché comme aujourd’hui dans votre e-banking.
7. Archivage. Le justificatif est archivé selon les exigences de l’ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes et reste facile à retrouver.

Point important : les étapes critiques restent entre les mains d’une personne. Les nouveaux fournisseurs, les coordonnées bancaires modifiées et les montants inhabituels ne sont jamais comptabilisés sans validation.

Ce qu’il faut clarifier au préalable

Une automatisation ne vaut que par les règles selon lesquelles elle travaille. Ces points devraient être clarifiés à l’avance :

• Plan comptable et fichier fournisseurs : les fournisseurs sont-ils saisis proprement, sans doublons ?
• Règles de validation : qui vise quelles factures ? À partir de quel montant faut-il deux visas ?
• Exceptions : que se passe-t-il avec les notes de crédit, les paiements partiels, les devises étrangères et les factures sans commande ?
• Conservation : les livres et les pièces comptables doivent être conservés pendant dix ans (art. 958f CO). La conservation électronique est admise si les exigences de l’Olico sont respectées.
• Protection des données : où les justificatifs sont-ils traités ? Nous misons sur un hébergement en Suisse et un traitement en Suisse ou dans l’UE, avec un contrat de sous-traitance.
• Fiduciaire : si votre fiduciaire tient la comptabilité, elle doit être impliquée dès le départ.

Ce que l’on peut réalistement économiser

Le temps gagné dépend du nombre de factures, de leur qualité et de vos règles de validation. Un calcul simple aide à situer les choses.

Exemple : une entreprise reçoit 150 factures fournisseurs par mois. La saisie, l’imputation, le classement et l’obtention du visa prennent environ 5 minutes par facture. Cela représente 12,5 heures par mois. S’il reste ensuite environ une minute par facture pour le contrôle, la charge descend à 2,5 heures. Les hypothèses sont volontairement simples. Vos propres chiffres peuvent s’en écarter nettement.

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Limites et pièges fréquents

• Documents de mauvaise qualité : les photos floues et les quittances manuscrites ne sont jamais reconnues sans erreur. Un contrôle reste nécessaire.
• Nouveaux fournisseurs : la première facture d’un fournisseur demande toujours une intervention humaine. Le système apprend ensuite de la validation.
• Trop de règles particulières : si une facture sur deux est une exception, il vaut la peine de simplifier d’abord les processus.
• Dépendance : veillez à ce que les processus soient documentés et vous appartiennent, pour ne pas être lié à un prestataire.

Questions fréquentes

Puis-je faire comptabiliser automatiquement mes justificatifs dans bexio ?

En partie, oui. bexio comptabilise les factures avec les comptes enregistrés et lit les QR-factures. Pour plusieurs boîtes e-mail, l’imputation aux projets et un processus de validation, il faut généralement un complément qui relie bexio à votre boîte de réception.

Cela fonctionne-t-il aussi avec Abacus ?

Oui. Avec AbaScan et le processus de visa, Abacus apporte déjà beaucoup. Une automatisation complète surtout l’entrée, le contrôle préalable et l’imputation aux projets ou aux centres de coûts.

Est-ce que quelque chose sera payé sans mon accord ?

Non. Les paiements sont uniquement préparés. La validation et le déclenchement restent de votre ressort.

Combien de temps prend la mise en place ?

Cela dépend du nombre de systèmes et d’exceptions. Les processus simples sont en place en quelques semaines. Nous convenons du périmètre exact et d’un prix fixe après l’analyse.

Des justificatifs qui se comptabilisent tout seuls

Vous aimeriez savoir combien de temps absorbe votre comptabilité fournisseurs et ce qui peut en être automatisé ? Lors du premier entretien, nous examinons votre processus actuel, en 30 minutes et en ligne. Vous trouverez plus d’informations sur cette solution sous Automatiser la comptabilité.

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Sources

• bexio : fonctions Comptabilité et justificatifs, bexio.com/de-CH/beleg (consulté le 29.10.2026)
• BDO Suisse : d’AbaScan à AbaScan Pro, bdo.ch
• Code des obligations, art. 958f (conservation), fedlex.admin.ch
• Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico, RS 221.431)