Inkoop en voorraadprognose voor webshops automatiseren

In een webshop blijkt een fout in de inkoop op twee manieren. Of een bestseller is uitverkocht, en de bestellingen gaan naar de concurrent. Of het magazijn staat vol met artikelen die niet lopen en geld vasthouden dat elders ontbreekt. Toch ontstaat het bestelvoorstel in veel shops nog altijd in een Excel-lijst, op basis van ervaring en een beetje onderbuikgevoel.

Dit artikel laat zien hoe u een bestelvoorstel berekent, waar het bij een voorraadprognose om draait en welke stappen u kunt automatiseren.

Drie vragen die de inkoop elke week beantwoordt

Hoe groot uw assortiment ook is, de inkoop draait om drie vragen:

1. Wat verkopen we de komende weken? Dat is de verkoopprognose.
2. Wat hebben we? Daarmee bedoelen we de beschikbare voorraad in het magazijn, plus artikelen die al besteld en onderweg zijn.
3. Wat moeten we wanneer bij wie bestellen? Dat is het bestelvoorstel.

Zolang het assortiment klein is, beantwoordt een ervaren medewerker deze vragen uit het hoofd. Vanaf een paar honderd artikelen, meerdere leveranciers en meerdere verkoopkanalen wordt het een fulltime taak.

De basis: veiligheidsvoorraad, bestelniveau, bestelvoorstel

Veiligheidsvoorraad

De veiligheidsvoorraad vangt schommelingen op: dagen met meer verkopen dan normaal of leveringen die later komen. Een eenvoudige formule is:

Veiligheidsvoorraad = (maximale dagverkoop × maximale levertijd) − (gemiddelde dagverkoop × gemiddelde levertijd)

Deze variant is bewust voorzichtig. Met genoeg data kunt u de veiligheidsvoorraad statistisch berekenen, op basis van de spreiding in de verkoop en een gewenste servicegraad.

Bestelniveau

Het bestelniveau geeft aan wanneer u moet bestellen:

Bestelniveau = gemiddelde dagverkoop × levertijd + veiligheidsvoorraad

Zakt de beschikbare voorraad onder deze waarde, dan is het tijd voor een bestelling.

Bestelvoorstel

Het bestelvoorstel geeft aan hoeveel u bestelt:

Bestelvoorstel = verwachte verkoop tot de levering daarna + veiligheidsvoorraad − beschikbare voorraad − openstaande bestellingen

Daarna wordt afgerond op de minimale bestelhoeveelheid of de verpakkingseenheid van de leverancier.

Rekenvoorbeeld

Voorbeeld. Een artikel wordt gemiddeld 5 keer per dag verkocht, op drukke dagen 8 keer. De leverancier levert gemiddeld na 10 dagen, uiterlijk na 14 dagen. U bestelt elke 14 dagen. In het magazijn liggen 105 stuks, openstaande bestellingen zijn er niet. De leverancier levert in dozen van 12 stuks.

• Veiligheidsvoorraad: 8 × 14 − 5 × 10 = 112 − 50 = 62 stuks
• Bestelniveau: 5 × 10 + 62 = 112 stuks. De voorraad van 105 ligt daaronder, dus er wordt besteld.
• Verwachte verkoop tot de levering daarna: levertijd 10 dagen plus bestelritme 14 dagen is 24 dagen. 24 × 5 = 120 stuks
• Bestelvoorstel: 120 + 62 − 105 − 0 = 77 stuks, afgerond op zeven dozen = 84 stuks

Voor één artikel is dat snel uitgerekend. Voor 800 artikelen bij twaalf leveranciers, elke week opnieuw, is het een taak voor een systeem.

Waarom gemiddelden niet volstaan

De formules hierboven gaan uit van een gelijkmatige verkoop. In de onlinehandel is dat zelden zo:

• Seizoen: fietsaccessoires in het voorjaar, cadeaus in december, Black Friday in november.
• Acties: kortingen en nieuwsbrieven stuwen de verkoop tijdelijk op.
• Uitverkochte dagen: was een artikel twee weken niet leverbaar, dan lijkt de verkoop lager dan de vraag was. Die dagen moeten eruit worden gefilterd.
• Nieuwe artikelen: zonder verkoophistorie zijn vergelijkbare artikelen of een bewuste schatting nodig.
• Meerdere kanalen: verkopen in de eigen shop en op marktplaatsen zoals Galaxus horen in dezelfde berekening.
• Varianten en sets: een set verbruikt meerdere losse artikelen. Maten en kleuren verkopen verschillend.

Een goede voorraadprognose houdt rekening met deze effecten. Ze hoeft niet perfect te zijn. Ze moet beter zijn dan de Excel-lijst en elke week even betrouwbaar draaien.

Wat u kunt automatiseren

Een geautomatiseerde inkoop vervangt de inkoper niet. Ze neemt het verzamelen van data en het rekenwerk uit handen:

1. Verkoopdata verzamelen: dagelijks uit Shopify en andere verkoopkanalen, per artikel en variant.
2. Opschonen: uitverkochte dagen, retouren en speciale verkopen worden gemarkeerd.
3. Prognose per artikel: met seizoen en trend, op basis van uw historie.
4. Leveranciersdata inlezen: levertijden, prijzen en beschikbare voorraden van de leveranciers, of ze nu via csv, e-mail of een portaal binnenkomen.
5. Bestelvoorstel per leverancier: met minimale bestelhoeveelheden, verpakkingseenheden en uw budget.
6. Akkoord: de verantwoordelijke persoon controleert het voorstel, past aantallen aan en geeft akkoord.
7. Bestelling voorbereiden: de bestelling wordt als concept aangemaakt en naar de leverancier gestuurd zodra ze is goedgekeurd.
8. Voorraad in de shop actueel houden: leveranciersvoorraden en levertijden kunnen in de shop worden getoond, zodat u niets verkoopt wat ook bij de leverancier ontbreekt.

De beslissing wat er besteld wordt, blijft bij u. Nieuw is dat ze berust op actuele cijfers en niet op een lijst van vorige maand.

Wat u daarvoor nodig hebt

• Schone artikelstamgegevens: artikelnummer, leverancier, inkoopprijs, levertijd, minimale bestelhoeveelheid, verpakkingseenheid.
• Verkoophistorie: bij voorkeur minstens een jaar, zodat seizoenseffecten zichtbaar worden.
• Duidelijke verantwoordelijkheid: één persoon die voorstellen goedkeurt en afwijkingen uitzoekt.
• Toegang tot de systemen: shop, marktplaatsen, boekhouding of ERP en de data van de leveranciers.

App, spreadsheet of eigen automatisering?

Voor Shopify zijn er apps voor voorraadprognose en inkoop. Voor een shop met één kanaal en weinig leveranciers zijn die vaak een goede start. Een eigen automatisering loont als u via meerdere kanalen verkoopt, als leveranciers hun data per e-mail of in eigen formaten sturen, of als bestellingen in bexio of een ERP moeten belanden. Dan moet iemand de systemen koppelen, en dat is precies het werk dat nu met de hand gebeurt.

Veelgestelde vragen

Hoe bereken ik een bestelvoorstel?

Verwachte verkoop tot de levering daarna plus veiligheidsvoorraad, min beschikbare voorraad en openstaande bestellingen. Daarna rondt u af op de minimale bestelhoeveelheid of verpakkingseenheid.

Hoe nauwkeurig is een automatische verkoopprognose?

Dat hangt af van de datakwaliteit en het assortiment. Bij artikelen met een stabiele verkoop is ze meestal betrouwbaar, bij nieuwigheden en actieartikelen minder. Daarom blijft het akkoord bij een mens.

Werkt dit met Shopify en Galaxus?

Ja, mits de data via koppelingen of exports beschikbaar is. Welke systemen we koppelen, ziet u onder Integraties.

Bestelt het systeem zelfstandig?

Nee. Het bereidt bestellingen voor. Ze worden pas verstuurd na uw akkoord.

Inkoop die op data berust

We kennen het werk achter de inkoop uit de praktijk van webshops. In het kennismakingsgesprek bekijken we hoe uw inkoop nu verloopt en welke stappen te automatiseren zijn, in 30 minuten en online. Meer daarover onder Inkoop, voorraad en forecast en E-commerce.

Kennismakingsgesprek inplannen →