Automatiser les achats et la prévision des stocks d'une boutique en ligne

Dans une boutique en ligne, une erreur d’achat se manifeste de deux manières. Soit un best-seller est en rupture de stock, et les commandes partent chez la concurrence. Soit l’entrepôt est rempli de marchandise qui ne tourne pas et immobilise de l’argent qui manque ailleurs. Dans de nombreuses boutiques, la proposition de commande naît pourtant encore dans une liste Excel, avec de l’expérience et un peu d’intuition.

Cet article montre comment calculer une proposition de commande, ce qui compte dans la prévision des stocks et quelles étapes peuvent être automatisées.

Trois questions auxquelles les achats répondent chaque semaine

Quelle que soit la taille de votre assortiment, les achats tournent autour de trois questions :

1. Que vendrons-nous ces prochaines semaines ? C’est la prévision des ventes.
2. De quoi disposons-nous ? Il s’agit du stock disponible en entrepôt, plus la marchandise déjà commandée et en route.
3. Que devons-nous commander, quand et auprès de qui ? C’est la proposition de commande.

Tant que l’assortiment est petit, une personne expérimentée répond à ces questions de tête. À partir de quelques centaines d’articles, de plusieurs fournisseurs et de plusieurs canaux de vente, cela devient une tâche à plein temps.

Les bases : stock de sécurité, point de commande, proposition de commande

Stock de sécurité

Le stock de sécurité absorbe les fluctuations : des jours avec plus de ventes que d’habitude ou des livraisons qui arrivent plus tard. Une formule simple est la suivante :

Stock de sécurité = (ventes journalières maximales × délai de livraison maximal) − (ventes journalières moyennes × délai de livraison moyen)

Cette variante est volontairement prudente. Avec suffisamment de données, le stock de sécurité peut être calculé statistiquement, à partir de la variabilité des ventes et d’un taux de service souhaité.

Point de commande

Le point de commande indique quand vous devez commander :

Point de commande = ventes journalières moyennes × délai de livraison + stock de sécurité

Lorsque le stock disponible passe sous cette valeur, il est temps de passer commande.

Proposition de commande

La proposition de commande indique combien vous devez commander :

Proposition de commande = ventes attendues jusqu’à la livraison suivante + stock de sécurité − stock disponible − commandes en cours

On arrondit ensuite à la quantité minimale de commande ou à l’unité d’emballage du fournisseur.

Exemple chiffré

Exemple. Un article se vend en moyenne 5 fois par jour, et 8 fois les jours de forte affluence. Le fournisseur livre en moyenne après 10 jours, au plus tard après 14 jours. Vous commandez tous les 14 jours. L’entrepôt contient 105 pièces, sans commande en cours. Le fournisseur livre par cartons de 12 pièces.

• Stock de sécurité : 8 × 14 − 5 × 10 = 112 − 50 = 62 pièces
• Point de commande : 5 × 10 + 62 = 112 pièces. Le stock de 105 pièces se situe en dessous, il faut donc commander.
• Ventes attendues jusqu’à la livraison suivante : délai de livraison de 10 jours plus rythme de commande de 14 jours, soit 24 jours. 24 × 5 = 120 pièces
• Proposition de commande : 120 + 62 − 105 − 0 = 77 pièces, arrondies à sept cartons = 84 pièces

Pour un article, le calcul est vite fait. Pour 800 articles chez douze fournisseurs, à refaire chaque semaine, c’est une tâche pour un système.

Pourquoi les moyennes ne suffisent pas

Les formules ci-dessus partent de ventes régulières. Dans le commerce en ligne, c’est rarement le cas :

• Saisonnalité : accessoires vélo au printemps, cadeaux en décembre, Black Friday en novembre.
• Actions : les rabais et les newsletters font grimper les ventes à court terme.
• Jours de rupture : si un article n’était pas disponible pendant deux semaines, les ventes paraissent plus faibles que la demande réelle. Ces jours doivent être exclus du calcul.
• Nouveaux articles : sans historique de ventes, il faut des articles comparables ou une estimation assumée.
• Plusieurs canaux : les ventes de votre propre boutique et celles des places de marché comme Galaxus entrent dans le même calcul.
• Variantes et lots : un lot consomme plusieurs articles individuels. Les tailles et les couleurs ne se vendent pas toutes de la même manière.

Une bonne prévision des stocks tient compte de ces effets. Elle n’a pas besoin d’être parfaite. Elle doit être meilleure que la liste Excel et fonctionner chaque semaine avec la même fiabilité.

Ce qui peut être automatisé

Un processus d’achat automatisé ne remplace pas l’acheteuse. Il lui épargne la collecte des données et les calculs :

1. Collecter les données de vente : chaque jour depuis Shopify et les autres canaux de vente, par article et par variante.
2. Nettoyer : les jours de rupture, les retours et les ventes spéciales sont signalés.
3. Prévision par article : avec saisonnalité et tendance, sur la base de votre historique.
4. Importer les données des fournisseurs : délais de livraison, prix et stocks disponibles chez les fournisseurs, qu’ils arrivent en CSV, par e-mail ou via un portail.
5. Proposition de commande par fournisseur : avec quantités minimales de commande, unités d’emballage et votre budget.
6. Validation : la personne responsable contrôle la proposition, ajuste les quantités et valide.
7. Préparer la commande : la commande est créée sous forme de brouillon et envoyée au fournisseur dès qu’elle est validée.
8. Tenir le stock à jour dans la boutique : les stocks et délais de livraison des fournisseurs peuvent être affichés dans la boutique, afin que vous ne vendiez rien qui manque aussi chez le fournisseur.

La décision de ce qui est commandé vous appartient. Ce qui change, c’est qu’elle repose sur des chiffres actuels et non sur une liste du mois dernier.

Ce dont vous avez besoin

• Des données articles propres : numéro d’article, fournisseur, prix d’achat, délai de livraison, quantité minimale de commande, unité d’emballage.
• Un historique des ventes : idéalement au moins une année, pour que les effets saisonniers soient visibles.
• Une responsabilité claire : une personne qui valide les propositions et clarifie les écarts.
• Un accès aux systèmes : boutique, places de marché, comptabilité ou ERP, ainsi que les données des fournisseurs.

Application, tableur ou automatisation sur mesure ?

Pour Shopify, il existe des applications de prévision des stocks et d’achat. Pour une boutique avec un seul canal et peu de fournisseurs, elles sont souvent un bon point de départ. Une automatisation sur mesure se justifie si vous vendez sur plusieurs canaux, si vos fournisseurs envoient leurs données par e-mail ou dans leurs propres formats, ou si les commandes doivent arriver dans bexio ou dans un ERP. Il faut alors que quelqu’un relie les systèmes, et c’est précisément le travail qui se fait aujourd’hui à la main.

Questions fréquentes

Comment calculer une proposition de commande ?

Ventes attendues jusqu’à la livraison suivante plus stock de sécurité, moins stock disponible et commandes en cours. Vous arrondissez ensuite à la quantité minimale de commande ou à l’unité d’emballage.

Quelle est la précision d’une prévision des ventes automatique ?

Cela dépend de la qualité des données et de l’assortiment. Pour les articles aux ventes stables, elle est généralement fiable, moins pour les nouveautés et les articles en action. C’est pourquoi la validation reste entre les mains d’une personne.

Cela fonctionne-t-il avec Shopify et Galaxus ?

Oui, pour autant que les données soient disponibles via des interfaces ou des exports. Vous trouverez les systèmes que nous connectons sous Intégrations.

Le système passe-t-il commande tout seul ?

Non. Il prépare les commandes. Elles ne sont envoyées qu’après votre validation.

Des achats fondés sur les données

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